Office Manager

Viseven Group — міжнародна MarTech компанія, що спеціалізується на інтерактивному контенті та хмарних рішеннях для глобальних фармацевтичних компаній з 2009 року. Постійне зростання та саморозвиток закладені в нашій корпоративній ДНК. Наші унікальні розробки та підходи активно використовуються більш ніж у 50 країнах світу. Рішення Viseven представлені на великих галузевих заходах у Барселоні, Філадельфії, Лондоні тощо.

Команда, яка швидко зростає, включає понад 700+ висококваліфікованих технічних і нетехнічних експертів: front- і back-end розробників, BA фахівців та менеджерів, які створюють, локалізують і налаштовують програми у офісах по всьому світу: Житомир (Україна), Таллінн (Естонія), Познань (Польща), Нью-Делі (Індія), Бриджвотер (США).

Опис вакансії: Ми шукаємо офіс-менеджера, який/яка буде забезпечитувати ефективну організацію робочих процесів у нашому офісі в Житомирі. Роль передбачає відвідування офісу 5 днів на тиждень (9:00-18:00).

Обов'язки:

• Управління закупівлями та постачанням офісних товарів (планування витрат і звітність)
• Ведення електронного і паперового документообігу (зберігання, підписання)
• Зустріч відвідувачів та робота з ними, забезпечення високих стандартів гостинності
• Допомога в організації відряджень (купівля квитків та страховок, бронювання готелів), підтримка співробітників під час поїздок, підготовка та оформлення різних видів запрошень для іноземних клієнтів і партнерів
• Взаємодія з міжнародними колегами та клієнтами, координація організаційних та адміністративних питань у міжнародному робочому середовищі
• Координація роботи зовнішніх підрядників: перекладачів, нотаріусів, кур'єрів, водіїв, сервісних служб тощо
• Допомога в організації загальнокорпоративних заходів та активностей, ініціювання й організація локальних подій для підтримки залученості співробітників, тімбілдингів тощо
• Підтримка HR-відділу у виконанні різноманітних адміністративних завдань
• Підтримка позитивної атмосфери в офісі, своєчасна ескалація виявлених проблем
• Підготовка звітів та збір даних щодо функціонування системи екологічного менеджменту (EMS) та екологічних аспектів діяльності

Вимоги:

• Базовий досвід на адміністративних позиціях (офіс-менеджер, персональний асистент, асистент відділу)
• Висока увага до деталей, самоорганізованість та вміння працювати в режимі багатозадачності
• Рівень англійської мови upper-intermediate для спілкування з клієнтами та іноземними гостями
• Впевнений користувач ПК, гарне знання MS Office
• Навички вирішення проблем

Що ми пропонуємо?

Команда має для нас велике значення, тому ми цінуємо її та надаємо можливість кожному ділитися своїм баченням, втілювати власні ідеї, зростати у професійному середовищі, зберігаючи баланс між роботою та особистим життям.

Приєднавшись до Viseven, ви отримаєте:

· Конкурентоспроможну винагороду та регулярний перегляд заробітної плати

· Професійне та кар'єрне зростання

· Оплачувану відпустку - 18 робочих днів на рік (20 робочих днів після 2 років співпраці)

· Лікарняний без підтверджуючих документів - 4 робочих дні на рік

· Документально оформлений лікарняний - 20 робочих днів на рік

· Відпустку по сімейних обставинах - 3 оплачуваних робочих дні (у разі одруження, народження дитини або тяжкої втрати)

· Комплексне медичне страхування (включаючи курс масажів та фізіопроцедур)

· Курси вивчення англійської мови

· Можливість участі в професійних форумах і конференціях

· Регулярні корпоративні заходи та тімбілдінги

· Досвідчену команду та дружню атмосферу

· Приємне робоче середовище: комфортний, повністю обладнаний офіс та можливість працювати вдома