Asistente de Operaciones

The International Rescue Committee (IRC) responds to the world's worst humanitarian crises, helping to restore health, safety, education, economic wellbeing, and power to people devastated by conflict and disaster. Founded in 1933 at the call of Albert Einstein, the IRC is one of the world's largest international humanitarian non-governmental organizations (INGO), at work in more than 40 countries and 29 U.S. cities helping people to survive, reclaim control of their future and strengthen their communities. A force for humanity, IRC employees deliver lasting impact by restoring safety, dignity and hope to millions. If you're a solutions-driven, passionate change-maker, come join us in positively impacting the lives of millions of people world-wide for a better future.

Descripción general del trabajo: Este cargo tiene como objetivo asegurar que las políticas y procedimientos de operaciones y cadena de suministros se adapten adecuadamente al contexto operativo de la organización. Asimismo, será responsable de capacitar al personal/consultores y socios locales para facilitar la implementación efectiva de los procesos de Operaciones y/o Cadena de Suministro.

El Asistente de Operaciones, bajo la supervisión del Coordinador de Operaciones gestionará las solicitudes de compra, verificará ofertas y dará seguimiento a las entregas relacionadas con la oficina. Además, contribuirá al fortalecimiento de capacidades de los socios en la gestión de sus operaciones diarias, promoviendo la mejora continua de sus políticas y la adopción de buenas prácticas.

Todas las funciones desempeñadas en apoyo al programa del CIR-Venezuela deberán ejecutarse con el más alto nivel de discreción, respetando estrictamente los protocolos de seguridad para proteger al personal, a las organizaciones aliadas y a los beneficiarios

Responsabilidades principales:

Cadena de Suministro y Logística

• Llevar cuidadoso control de los inventarios de insumos, medicamentos, kits y demás artículos (activos-propiedades y No Stock) que se encuentren en nuestros almacenes.
• Ejecutar los procesos de adquisiciones de acuerdo con el umbral y método de compra desde la solicitud de cotización hasta la recepción de bienes y servicios, incluyendo el envió al área financiera para la solicitud de pago.
• Elaborar la evaluación de mercado de proveedores, divididos por categorías de adquisiciones requeridas por el equipo programáticos y/o de operaciones (RRHH, ALIANZAS, FINANZAS, SUPPLY CHAIN, SEGURIDAD).
• Solicitud de creación de Vendor.
• Gestión de la requisición en INTEGRA a nivel nacional.
• Garantizar que todos los documentos relacionados con Cadena de Suministros (copias electrónicas e impresas) estén debidamente archivados, organizados y actualizados.
• Realizar el seguimiento de las entregas, ya sea con los proveedores o con el personal de CIR/VE.
• Actualizar a los solicitantes sobre el estado de su solicitud de compras.
• Capacidad para desarrollar, adaptar o construir procedimientos efectivos, funcionales y de menor riesgo.
• Cualquier otra función relacionada con el rol asignada por el supervisor para lograr los objetivos del rol.

Responsabilidades Administrativas:

• Gestión de contratos con proveedores de servicios o productos.
• Responsable de la gestión de documentos y archivo CIR/VE.
• Facilitar los mecanismos necesarios para la solicitud de parte del equipo de programas y operaciones de servicio de transporte.
• Archivar y organizar adecuadamente toda la documentación física y digital relacionada con la cadena de suministro.
• Apoyar al área de Operaciones.
• Realizar pago de rentas, servicios públicos y otros.
• Realizar programación de servicios de transporte y hospedaje cuando aplique
• Hacer seguimiento estrecho a fechas de finalización de contratos y levantar las alertas respectivas.

Coordinación Interdepartamental:

• Colaborar con finanzas, administración y programas para apoyar al logro de objetivos, integrar controles internos, garantizar pagos oportunos a proveedores, mantener documentación completa y auditable.
• Responder a solicitudes programáticas

Herramientas y Procedimientos:

• Ejecutar todos los procesos de adquisición mediante el ERP que CIR-VE designe.
• Identificar, documentar y comunicar desviaciones del proceso de adquisición según los mecanismos establecidos.

• Desarrollar, adaptar o implementar procedimientos operativos efectivos y de bajo riesgo.

Otras Funciones:

• Cumplir con cualquier otra tarea asignada por el supervisor para alcanzar los objetivos del rol.

Entregables:

• Documentación actualizada del inventario de activos, propiedades y No Stock.
• Consolidado del estatus de los contratos mensual.
• Estudio de mercado y lista de proveedores mensual.
• Informe del uso y consumo de los suministros de oficina bimensual.
• Gestión documental de los procesos actualizadas por mes, de acuerdo con las indicaciones dada por la organización.

Responsabilidades de SG- SST:

Ejercer las labores derivadas de su contrato de trabajo con sujeción a las normas de seguridad y salud en el trabajo no solo en defensa de su propia seguridad y salud sino también con respecto a los demás trabajadores y beneficiarios y en resguardo de las instalaciones donde labora, informando sobre condiciones o situaciones peligrosas al supervisor inmediato o a los órganos internos (área de seguridad y salud, comité de seguridad y salud laboral, brigadas de emergencias, comité de seguridad vial) para la prevención de accidentes y/o enfermedades laborales de manera que se puedan tomar acciones oportunamente. Usarán en forma correcta y mantendrán en buenas condiciones los equipos de protección personal dando cuenta inmediata al responsable de su suministro o mantenimiento, de la pérdida, deterioro, vencimiento, o mal funcionamiento de los mismos. Reportaran su estado de salud y participaran en las capacitaciones y en los comités de seguridad y salud, Convivencia Laboral, Comité de seguridad vial, brigadas de emergencias y otros que la organización determine. El incumplimiento de las responsabilidades y funciones de seguridad y salud, serán tenidas en cuenta como falta grave, y serán causal de procesos y medidas disciplinarias y/o terminación del contrato de trabajo.

Requisitos del trabajo:

Educación:

• Licenciada/o en Logística, Administración de Empresas, Ingeniería Industrial o carreras afines.

Experiencia y Habilidades preferidas:

• 2 años de experiencia específica en compras, logística o tareas de la cadena de suministro.
• Gran capacidad de organización; capacidad para interactuar eficazmente con personal internacional y nacional.
• Conocimiento básico de inglés oral y escrito.
• Sólidos conocimientos de informática en los programas MS Excel y MS Word.
• Es esencial un profundo conocimiento de la ética/los procedimientos de adquisición y el cumplimiento de los donantes.
• Tener capacidad demostrada para realizar varias tareas y procesar la información en acción para no retrasar las actividades del programa.
• Ser apasionada/o por el trabajo de las ONG y tener un pensamiento positivo con una actitud de "poder hacer y trabajar en equipo".
• Ser confiable y flexible, autodidacta y trabajar bien bajo presión y con limitaciones de tiempo.
• Estar disponible para viajar a otras ciudades a nivel nacional de forma independiente cuando se te solicite.

Ambiente de trabajo:

• Entorno de trabajo de oficina estándar
• Algunos viajes nacionales según sea necesario

Estándares de conducta profesional

Los trabajadores y la organización deben adherirse a los valores y principios descritos en el código conducta profesional de la organización. De acuerdo con estos valores, la organización opera y aplica políticas sobre la protección del beneficiario contra la explotación y el abuso, la salvaguardia del niño, el acoso en el lugar de trabajo, la integridad fiscal y anti-represalias.

Igualdad de género: Nuestra Organización se compromete a reducir la brecha de género en posiciones de liderazgo. Ofrecemos beneficios que proporcionan un entorno propicio para que las mujeres participen en nuestra fuerza de trabajo, incluido el permiso parental, los protocolos de seguridad sensibles al género y otros beneficios y subsidios de apoyo.

Igualdad de oportunidades del Empleador: Somos un empleador de igualdad de oportunidades. Y considera a todos los solicitantes sobre la base del mérito sin tener en cuenta la raza, sexo, color, origen nacional, religión, orientación sexual, edad, estado civil, estado de veterano, discapacidad o cualquier otra característica protegida por la ley aplicable.

Professional Standards: All International Rescue Committee workers must adhere to the core values and principles outlined in IRC Way - Standards for Professional Conduct. Our Standards are Integrity, Service, Equality and Accountability. In accordance with these values, the IRC operates and enforces policies on Safeguarding, Conflicts of Interest, Fiscal Integrity, and Reporting Wrongdoing and Protection from Retaliation. IRC is committed to take all necessary preventive measures and create an environment where people feel safe, and to take all necessary actions and corrective measures when harm occurs. IRC builds teams of professionals who promote critical reflection, power sharing, debate, and objectivity to deliver the best possible services to our clients.

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