Chargé·e de Gestion Administrative (H/F) – CDI

ENVIRONNEMENT DU POSTE :

École du ministère en charge de l'industrie, IMT Mines Albi est une école de l’Institut Mines- Télécom, 1er groupe d’écoles d’ingénieurs et de management de France. À l'avant-garde des enjeux industriels et académiques sur la scène internationale, elle agit comme un moteur scientifique et économique territorial en combinant ses 4 missions - former des ingénieurs en intégrant la dynamique du développement durable, faire de la recherche scientifique, contribuer au développement économique et diffuser la culture des sciences, des techniques et de l'innovation - en un cercle vertueux et porteur d'innovation.

Son positionnement en matière de formation et de recherche la place IMT Mines Albi comme école de référence sur trois des quatre thématiques de l’IMT, à savoir l’industrie du futur responsable, l’énergie, économie circulaire et société ainsi que l’ingénierie, santé et bien-être.

IMT Mines Albi s‘est dotée en 2023 et pour une période quinquennale, d’un plan stratégique décliné en 7 grandes actions, répondant ainsi aux orientations stratégiques du groupe IMT à laquelle elle appartient.

La direction des formations est un des services métier de IMT Mines Albi. Elle est dotée d’un directeur-ice, d’un directeur-ice- adjoint et regroupe une trentaine de personnes réparties au sein de 5 pôles fonctionnels

Raison d’être et missions de la Direction des Formations :

• Recruter des élèves du meilleur niveau possible en adéquation avec nos formations
• Concevoir une offre de formation répondant aux besoins du monde économique
• Diplômer des ingénieurs pluridisciplinaires et internationaux ainsi que des cadres internationaux dans nos filières master, mastères directement employables.

Au sein de la Direction des formations, le Pôle Formation en entreprise a pour mission de faciliter l’interface entre étudiants, entreprises et formation en pilotant les stages, l’alternance et les projets tutorés (recherche de sujets auprès des industriels, organisation d’événements, contractualisation, diffusion des offres, formation des tuteurs). Il développe des partenariats stratégiques avec les entreprises (prospection, conventions de partenariat) et gère les données entreprises (enquêtes emploi, capitalisation des contacts et opportunités).

DESCRIPTION DU POSTE :

Au sein du Pôle Formation en Entreprise, composée d’une Responsable de Pôle et de 3 agents, vous assurerez les missions suivantes en binôme avec l’autre Chargé(e) de Gestion Administrative du Pôle :

1. Gérer les activités administratives en lien avec les stages et les Masters (Novembre à Mai)

a. Maintenir à jour les pages Campus liées aux formalités administratives pour les stages

b. Faire de la veille réglementaire liée aux stages

c. Informer sur et orienter les élèves dans leur recherche de stage

d. Mettre en place les outils de recherche de stage

e. Editer les conventions de stage et veiller à ce que tout élève soit administrativement en règle avant de partir en stage

f. Gérer le pic d’activités de Décembre à Avril avec de multiples interactions dans l’urgence avec les élèves et les entreprises

g. Recueillir les fiches « attestation d’arrivée en stage » et « fiche bilan »

h. Centraliser les offres de stage et les mettre à disposition des élèves

i. Être le contact privilégié des entreprises pour l’aspect administratif des stages

2. Gérer des dossiers administratifs des alternants en relation avec MidiSup pour l’élaboration des contrats d’alternance IFI E 3 (Avril et Septembre)

a. Gérer le processus Iterop dédié

b. Assurer la relation avec MidiSup

c. Faire valider les fiches missions des élèves en IFI E 3 par les Responsables d’Option

d. Renseigner les tuteurs pédagogiques sur les livrets LEA

e. Être le contact privilégié des entreprises pour l’aspect administratif de l’alternance

f. Suivi des livrables tout au long de l'année pour les alternants

3. Organiser les visites médicales des élèves en situation de handicap et des étudiants internationaux

4. Assurer le suivi des Quitus internationaux

5. Assurer le suivi des Quitus entreprises pour les IFIE

6. Gérer les suppléments au diplôme pour les IFI A

7. Apporter un support logistique pour l’organisation du Forum des entreprises, de la journée partenaires et plus généralement des évènements liés au pôle formation entreprise

CAPACITE ET ATTITUDES :

Compétences, connaissances et expériences souhaitables :

• Modes de fonctionnement des administrations publiques
• Modes de fonctionnement de l’enseignement supérieur et de la recherche publique
• Pratique de l’Anglais fortement souhaitée (B1 à B2)
• Méthodologie de suivi de projet
• Veille réglementaire
• Etablir des bilans d’actions, des tableaux de bord et des indicateurs
• Rédiger des rapports
• Utiliser les outils bureautiques et logiciels spécifiques à l’activité

Capacités et aptitudes :

• Rigueur
• Capacité d’adaptation
• Réactivité
• Aptitude à gérer le stress lié à des pics d’activités
• Sens relationnel
• Communication clients
• Travail en équipe
• Autonomie
• Confidentialité
• Qualité d’écoute

PROFIL RECHERCHE :

Vous êtes titulaire d’un Bac+2 administratif minimum avec 2 ans d’expérience dans une structure d’enseignement.

AU-DELÀ DE L’ENVIRONNEMENT PROFESSIONNEL, POURQUOI NOUS REJOINDRE ? :

• cadre de travail agréable dans un campus de 22 ha
• 3 cycles de travail proposé et qui offre des droits à congés :

o 37h30 : 41 jours de congés

o 38h30 : 46 jours de congés

o 40h00 : 54 jours de congés

• restauration administrative sur place
• aide à la mobilité durable pour le transport domicile-travail
• action sociale (protection sociale complémentaire et aide aux familles)
• aide au déménagement

INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES :

• Nature et durée du contrat : CDI

• À usage interne : Catégorie du poste et métier de référence : Catégorie III, Métier L – Technicien administratif et de gestion

Métier(s) de référence des agents pouvant postuler : Toutes catégories

• Localisation du poste : Albi

• Date limite de candidature : 06/10/2026
• Date de prise de fonction souhaitée : à partir du 1er janvier 2027
• Les postes offerts au recrutement sont ouverts à toutes et tous avec, sur demande, des aménagements pour les candidates et candidats en situation de handicap
• Emploi ouvert aux titulaires de la fonction publique et/ou aux personnes contractuelles

Contacts :

• Sur le contenu du poste : Cécile QUEFEULOU, Responsable du pôle formation en entreprise ([email protected])
• Sur les aspects administratifs/RH: Marie GILLET, Responsable du pôle recrutement et développement des compétences ([email protected])