Mitarbeiter Entgeltabrechnung / Payroll Administration (m/w/d)

Wir suchen einen Mitarbeiter Entgeltabrechnung / Payroll Administration (m/w/d) für unsere Firmenzentrale in Gelsenkirchen.

Ziel der Funktion

Als Mitarbeiter Entgeltabrechnung / Payroll Administration (m/w/d) sind Sie für die korrekte und termingerechte Vorbereitung, Kontrolle und administrative Begleitung der Entgeltabrechnung verantwortlich. Sie bilden die Schnittstelle zwischen den Mitarbeitenden, den operativen Abteilungen, HR und dem externen Payroll-Dienstleister. Sie sorgen dafür, dass Personalstammdaten, Arbeitszeiten, Abwesenheiten und abrechnungsrelevante Änderungen vollständig und korrekt in unseren Systemen erfasst und verarbeitet werden.

Aufgaben und Verantwortlichkeiten

Vorbereitung und Kontrolle

• Vorbereitung und administrative Begleitung der monatlichen Entgeltabrechnung

• Erfassung und Kontrolle aller abrechnungsrelevanten Änderungen
• Prüfung von Arbeitszeiten, Überstunden, Zuschlägen, Spesen und sonstigen Vergütungsbestandteilen
• Durchführung der Stundenkontrolle und Klärung festgestellter Abweichungen
• Kontrolle der Abrechnungsergebnisse und Weiterleitung von Korrekturen an Infoniqa
• Überwachung der monatlichen Payroll-Termine und Einhaltung der vereinbarten Fristen
• Unterstützung bei Korrekturabrechnungen sowie Ein- und Austrittsabrechnungen

Personaladministration

• Erfassung neuer Mitarbeitender sowie Pflege und Aktualisierung von Personalstammdaten
• Verarbeitung von Eintritten, Austritten und Vertragsänderungen
• Erfassung beziehungsweise Kontrolle von Änderungen bei Arbeitszeit, Vergütung, Bankverbindung, Steuer- und Sozialversicherungsdaten
• Prüfung der Vollständigkeit der für die Entgeltabrechnung erforderlichen Unterlagen
• Pflege der digitalen und, soweit erforderlich, physischen Personal- und Abrechnungsunterlagen

Arbeitszeit und Abwesenheiten

• Kontrolle der erfassten Arbeits- und Abwesenheitszeiten
• Prüfung der Urlaubsbuchungen
• Abstimmung und Klärung von Differenzen zwischen den verschiedenen Systemen
• Durchführung beziehungsweise Überwachung der AU-Abfragen
• Verarbeitung von Krankmeldungen und sonstigen Fehlzeiten
• Abstimmung unklarer oder fehlender Zeitbuchungen mit Mitarbeitenden und Führungskräften

Kommunikation und Service

• Ansprechpartner für Mitarbeitende und Führungskräfte bei Fragen zur Entgeltabrechnung, Arbeitszeit und zu Abwesenheiten
• Entgegennahme und Bearbeitung von Telefonanrufen und E-Mails
• Beantwortung allgemeiner abrechnungsbezogener Fragen
• Weiterleitung komplexer lohnsteuer- oder sozialversicherungsrechtlicher Fragestellungen an unseren Dienstleister beziehungsweise die zuständigen Fachstellen
• Nachverfolgung offener Anfragen und Tickets bis zur vollständigen Klärung
• Zusammenarbeit mit HR, Finance, Controlling und den operativen Abteilungen

Zusammenarbeit Payroll-Dienstleister

• Vollständige und termingerechte Übermittlung der monatlichen Payroll-Mutationen
• Prüfung und Nachverfolgung der übermittelten Anfragen und Tickets
• Kontrolle, ob vereinbarte Aufgaben, Abfragen und Korrekturen vollständig durchgeführt wurden
• Dokumentation und Eskalation von Abweichungen oder nicht fristgerecht bearbeiteten Vorgängen
• Abstimmung über besondere Abrechnungsfälle und erforderliche Folgemaßnahmen

Unser Angebot:

• Eine sichere Anstellung in einem wachsenden Familienunternehmen
• Eine fundierte Einarbeitung sowie ein eigenverantwortlicher Aufgabenbereich
• Ein kollegiales Betriebsklima, flache Hierarchien und Freiraum zur Mitgestaltung an Prozessen und Weiterentwicklungen
• Für diese Position ist eine Einstiegs-Gehaltsspanne von 40.800 €/brutto bis 48.000 €/brutto pro Jahr vorgesehen – abhängig von Ihrer Erfahrung und Ihren Qualifikationen

Anforderungen

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise mit Schwerpunkt Personal, Entgeltabrechnung oder Finanzbuchhaltung
• Erste Berufserfahrung in der Personaladministration oder Entgeltabrechnung ist wünschenswert
• Grundkenntnisse im deutschen Lohnsteuer-, Sozialversicherungs- und Arbeitsrecht
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Excel und Outlook
• Erfahrung mit AFAS, Dynamics NAPA und FleetHours sind von Vorteil, aber kein Muss
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
• Englisch- oder Niederländischkenntnisse sind von Vorteil

• Sehr sorgfältige und strukturierte Arbeitsweise sowie ein hohes Verantwortungsbewusstsein und ausgeprägtes Qualitätsbewusstsein
• Diskretion, Vertraulichkeit und die Fähigkeit Fristen und Prioritäten zu überwachen

• Serviceorientierte und klare Kommunikation sowie ausgeprägte Teamfähigkeit

• Eigeninitiative und konsequente Nachverfolgung offener Vorgänge

• Analytisches Denkvermögen und ein gutes Verständnis für Zahlen und Zusammenhänge
• Belastbarkeit, insbesondere während der monatlichen Abrechnungsphase