The posting
Voor onze klant, een bedrijf gelegen te Ertvelde, zijn we op zoek naar een Allround Administratief Medewerker. Ben jij administratief sterk, werk je nauwkeurig en hou je ervan om verschillende processen in goede banen te leiden? Dan is deze veelzijdige functie iets voor jou.
Als Allround Administratief Medewerker ondersteun je de dagelijkse operationele activiteiten op de site. Je zorgt ervoor dat alle administratieve processen correct, efficiënt en tijdig worden afgehandeld en bent een belangrijke schakel tussen de operationele dienst, klanten en externe partners.
Jouw verantwoordelijkheden:
- Je verzorgt de volledige administratieve opvolging van de operationele activiteiten, van voorbereiding tot afronding. Dit omvat onder meer het verwerken van nominaties, het beheren van operationele dossiers, het voorbereiden van facturatie en het registreren en opvolgen van klachten in het terminalmanagementsysteem.
- Je plant en coördineert samen met je collega's het transport van vrachtwagens en schepen en draagt bij aan een efficiënte organisatie van de logistieke planning. Op termijn wordt ook treinplanning aan je takenpakket toegevoegd.
- Je bent het eerste aanspreekpunt voor klanten en onderhoudt dagelijks contact via telefoon en e-mail.
- Je ontvangt vrachtwagenchauffeurs, leveranciers en contractors en zorgt voor een professionele ontvangst en een vlotte doorstroming op de site.
- Je verwerkt douane- en transportdocumenten (zoals vb. T1, T2) zorgvuldig in de daarvoor voorziene systemen.
- Je stelt rapporten op over de dagelijkse activiteiten en volgt de voorraad nauwgezet op via het terminalmanagementsysteem.
- Je denkt actief mee over verbeteringen van administratieve processen en draagt bij aan een efficiënte werking van de afdeling.
- Je beschikt over een bachelordiploma of bent gelijkwaardig door relevante ervaring.
- Je hebt minstens drie jaar ervaring in een administratieve functie bij voorkeur binnen liquid bulk terminals, olie- en chemicaliëndepots of olieterminals.
- Je beschikt over een uitgebreide kennis van de maritieme sector en de werking binnen de liquid bulk-wereld.
- Je werkt zowel zelfstandig als in teamverband en past je vlot aan de noden van de organisatie aan.
- Je communiceert duidelijk en professioneel, zowel met collega's als met klanten en externe partners.
- Je bent nauwkeurig, gestructureerd en hebt oog voor detail.
- Je neemt initiatief, denkt oplossingsgericht en werkt resultaatgericht.
- Je bent sterk in plannen en organiseren en behoudt het overzicht, ook wanneer meerdere dossiers gelijktijdig lopen.
- Je hebt een kritische ingesteldheid en draagt actief bij aan de optimalisatie van werkprocessen.
- Je neemt verantwoordelijkheid op en hebt een hands-on mentaliteit.
- Je spreekt vloeiend Nederlands en Engels. Een basiskennis Frans is een pluspunt.
- Ervaring met liquid stockbeheer in (petro)chemie en douanekennis zijn mooie pluspunten.
- Ervaring op een terminal of als inspecteur of customer service in (petro)chemie is een extra troef.
