The posting
Als Teamleader Administratie ben je een belangrijke schakel binnen de afdeling. Je zorgt ervoor dat de dagelijkse werkzaamheden vlot verlopen, de kwaliteit gewaarborgd blijft en jouw team op een efficiënte manier kan samenwerken.
Jouw takenpakket bestaat onder andere uit:
- Teambegeleiding: je stuurt de administratieve medewerkers aan, ondersteunt hen bij hun dagelijkse taken en helpt hen verder bij vragen of uitdagingen.
- Administratieve opvolging: je begeleidt het team bij calculaties, de verwerking van wachturen, POD's (Proof of Delivery) en inkomende en uitgaande facturen.
- Operationele ondersteuning: je neemt zelf administratieve taken op wanneer de werkdruk dit vraagt of wanneer extra ondersteuning nodig is.
- Kwaliteitsbewaking: je controleert of de administratieve processen correct, tijdig en volgens de gemaakte afspraken worden uitgevoerd.
- Aanspreekpunt: je bent het eerste aanspreekpunt voor operationele vragen en zorgt voor een vlotte communicatie binnen het team.
- Procesoptimalisatie: je merkt knelpunten op en denkt actief mee over manieren om de dagelijkse werking efficiënter te organiseren.
- Back-up van het afdelingshoofd: bij afwezigheid van het Head of Administration neem je een deel van de dagelijkse coördinatie over. Je volgt onder andere de inkomende e-mails en verlofaanvragen op.
We zoeken een verantwoordelijke en communicatieve teamplayer die graag structuur brengt in administratieve processen en medewerkers weet te motiveren.
Daarnaast beschik je over volgende kwaliteiten:
- Je hebt een bachelor- of masterdiploma in een economische richting, of je beschikt over relevante ervaring in een administratieve functie gecombineerd met ervaring in het aansturen van een team.
- Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en hebt oog voor kwaliteit.
- Je beschikt over sterke organisatorische vaardigheden en weet prioriteiten efficiënt te bepalen.
- Je communiceert vlot en duidelijk en kunt medewerkers op een constructieve manier begeleiden en motiveren.
- Je neemt initiatief, denkt vooruit en gaat oplossingsgericht te werk.
- Je blijft rustig en behoudt het overzicht, ook wanneer deadlines en verschillende taken samenkomen.
- Je neemt verantwoordelijkheid en durft beslissingen te nemen binnen jouw rol.
- Je hebt een goede kennis van Microsoft Office en kunt vlot met administratieve software werken.
- Je bent bereid om zowel een coördinerende als een uitvoerende rol op te nemen.
