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Acerca de la posición En la unidad de Servicios Generales, iniciamos la búsqueda de un/a Asistente II, con el objetivo principal de ejecutar actividades operativas y administrativas en las subunidades Recepción de la Casa de Huéspedes y Conferencias & Visitantes, mediante la verificación, atención y orientación a huéspedes, clientes y usuarios. Así mismo, brindar soporte en eventos y reuniones, realizar el registro, seguimiento y reporte de información, de acuerdo con los procedimientos internos establecidos, contribuyendo al adecuado desarrollo de los procesos operativos. La posición tendrá su sede de trabajo en el centro de operaciones de las Américas, situado en el Campus de Palmira, Colombia. Responsabilidades Brindar apoyo administrativo y operativo en las actividades relacionadas con la atención de usuarios en la Recepción de casa de huéspedes y las Salas de Conferencias, de acuerdo con las necesidades del servicio. Atender y orientar de manera cordial y oportuna a huéspedes, clientes, visitantes y participantes de eventos, resolviendo consultas sobre los servicios, espacios y actividades de la Casa de Huéspedes. Apoyar la gestión y seguimiento de reservas de habitación, solicitudes, requerimientos y novedades relacionadas con huéspedes, clientes, reuniones y eventos, de acuerdo con los procedimientos definidos. Gestionar y verificar las solicitudes de reservas de salas de conferencias, asignando los espacios disponibles conforme a los requerimientos del evento o reunion y los procedimientos establecidos por el área, garantizando tiempos de respuesta oportunos. Verificar que las salas de conferencias y espacios asignados para eventos se encuentren en las condiciones requeridas de acuerdo con la lista de chequeo establecida por el área, antes, durante y después de cada actividad, registrando y reportando oportunamente las novedades identificadas a su supervisor. Orientar y brindar soporte oportunamente a los usuarios de las salas de conferencias, durante las diferentes reuniones programadas, proporcionando información sobre las facilidades, servicios y recursos disponibles, conforme al portafolio de servicios establecido por el área, asegurando una atención de calidad. Identificar fallas básicas en equipos o conexiones durante los eventos, y reportarlas oportunamente al personal correspondiente para su atención, conforme a los procedimientos establecidos. Atender y gestionar llamadas, correos electrónicos y solicitudes relacionadas con huéspedes, usuarios y eventos, de acuerdo con los procedimientos y lineamientos internos definidos. Actualizar y mantener organizados los registros, formatos, bases de datos, listas de control, reportes y demás documentos requeridos para el seguimiento de la operación. Apoyar la preparación logística y administrativa de reuniones, conferencias y eventos, verificando que los requerimientos previamente establecidos sean atendidos dentro de los pazos definidos. Ejecutar las actividades operativas de cierre de eventos y servicios, verificando la organización de los espacios y la devolución y disponibilidad de los equipos y elementos utilizados, siguiendo los procedimientos internos. Brindar apoyo en la gestión de visas de cortesía para visitantes extranjeros, ejecutando las actividades operativas conforme a los protocolos establecidos y notificar oportunamente las novedades al Coordinador II de Eventos, dentro de los plazos acordados. Asistir al Coordinador II de Eventos en la ejecución de las actividades operativas durante las visitas académicas de casa abierta para colegios y universidades siguiendo el cronograma planteado y reportando oportunamente las inconsistencias o novedades identificadas. Mantener actualizada y organizada la información física y digital relacionada con las actividades asignadas de Recepción y Conferencias. Consolidar y organizar la información requerida para los controles administrativos de la Unidad, de acuerdo con los lineamientos del supervisor. Ejecutar actividades operativas en las diferentes subunidades del área de Servicios Generales, de acuerdo con la programación, las necesidades del servicio y los lineamientos del supervisor. Suplir ocasionalmente las funciones del personal operativo durante periodos de vacaciones o incapacidades, según asignación. Cumplir con la normatividad y los protocolos establecidos para cada servicio de la unidad. Requirements Educación y Requerimientos Técnico o Tecnólogo en Hotelería y Turismo, Gestión Hotelera, Gestión de Eventos, Gestión Administrativa, Servicio al Cliente o carreras afines. Experiencia en cargos relacionados con atención al usuario, servicios hoteleros, eventos, recepción, conferencias o actividades afines (Deseable mínimo dos años en adelante). Conocimientos básicos en operación de equipos audiovisuales utilizados en eventos (proyectores, pantallas, televisores, entre otros), Manejo de plataformas de videoconferencia, como Teams, Zoom o similares. Nivel de inglés básico funcional (oral y escrito) – requerido, para la atención de visitantes y huéspedes extranjeros. Manejo del paquete de Microsoft Office. Disponibilidad de tiempo (turnos flexibles y fines de semana). Competencias Curiosidad y aprendizaje. Mentalidad emprendedora. Colaboración e inclusión. Empoderamiento y responsabilidad. Orientación al servicio y al usuario Orientación al detalle y cumplimiento de procesos Adaptabilidad y manejo de situaciones operativas Multifuncionalidad y flexibilidad operativa Compromiso y proactividad Manejo confidencial de la información Benefits Términos de vinculación Esta convocatoria es de alcance nacional, nivel BG05 en una escala de 14 niveles siendo el nivel 14 el más alto. Esta es una búsqueda nacional colombiana y se administrará a través de un contrato a término fijo de un (1) año, sujeto a un período de prueba de acuerdo con la legislación local y es renovable según el desempeño y la disponibilidad de recursos. La Alianza Bioversity International - CIAT ofrece un ambiente multicultural y de investigación académica, con salarios competitivos y excelentes beneficios. Somos una institución que cree que la diversidad contribuye a la excelencia, que propende por la igualdad de oportunidades de empleo y, en consecuencia, no discrimina por raza, color, religión, genero, identidad, orientación sexual, nacionalidad, etnia, edad, estado civil u otra característica personal de sus empleados o candidatos a ocupar una posición. Aplicaciones Las aplicaciones deben enviarse al siguiente enlace: https://forms.gle/twtvJPz7miLzbmNC7. El nombre de la convocatoria indicará claramente el nombre: “Asistente II- Servicios Generales”. Fecha de cierre de la convocatoria: noviembre 27, 2026 Conoce más sobre nosotros en: Carreras | Alliance Bioversity International - CIAT (alliancebioversityciat.org)
