The posting
Dla naszego Klienta, polskiego oddziału międzynarodowej korporacji z branży usług finansowych poszukujemy Office Managera z ugruntowanym wieloletnim doświadczeniem na analogicznym stanowisku. Zatrudniony kandydat/kandydatka będzie zarządzał/a prawidłowym funkcjonowaniem biura i wspierał/a zespół w codziennych zadaniach.
Zakres obowiązków:
Zarządzanie biurem:
- Współpraca z jednostkami biznesowymi w celu bieżącego rozpoznawania i realizowania ich potrzeb związanych z powierzchnią biurową, infrastrukturą, wyposażeniem i administracją, we współpracy z odpowiednimi przedstawicielami działów.
- Koordynowanie aktualizacji planów powierzchni biurowej, zgodnie z prognozami zatrudnienia w poszczególnych jednostkach biznesowych, a także regularne przekazywanie informacji do centrali.
- Monitorowanie i nadzorowanie harmonogramów prac konserwacyjnych oraz funkcjonowania infrastruktury budynkowej.
- Pełnienie funkcji osoby pierwszego kontaktu w przypadku alarmów dotyczących systemu zarządzania budynkiem oraz innych alarmów związanych z infrastrukturą obiektu.
- Organizowanie i koordynowanie przeprowadzek oraz zmian aranżacyjnych w biurze.
- Wspieranie wdrażania i utrzymywania lokalnych procedur z zakresu bezpieczeństwa i higieny pracy, zgodnych z polityką firmy oraz lokalnymi przepisami.
- Zgłaszanie zdarzeń związanych z bezpieczeństwem i higieną pracy oraz reagowanie na nie, w tym współpraca z zespołem ds. BHP za granicą.
- Zapewnianie sprawnego funkcjonowania kluczowych obszarów biura, w tym: poczty wewnętrznej oraz usług pocztowych i kurierskich, recepcji i centrali telefonicznej, archiwum, obsługi prenumerat i subskrypcji.
- Współpraca z lokalnymi dostawcami usług, zależnie od bieżących potrzeb, w porozumieniu z odpowiednimi jednostkami biznesowymi.
- Współpraca z działem finansowym w zakresie raportowania dotyczącego centrów kosztów, powierzchni biurowej i poziomu jej wykorzystania.
- Współpraca z działem IT w celu uwzględnienia aspektów technologicznych w projektach i raportach realizowanych przez Corporate Services.
- Współpraca z zespołem Corporate Services w Londynie w zakresie organizacji podróży służbowych.
- Wsparcie w koordynowaniu ubezpieczenia biura we współpracy z lokalnymi jednostkami biznesowymi, brokerami oraz specjalistami ds. ubezpieczeń w firmie.
- Pełnienie funkcji ogólnego punktu kontaktu w sprawie bieżących, niestandardowych zadań administracyjnych pojawiających się w biurze.
- Przygotowywanie i procesowanie faktur w sposób zapewniający ich terminową płatność.
Wsparcie zespołu:
- Obsługa połączeń telefonicznych i faksu.
- Organizowanie i koordynowanie spotkań.
- Koordynowanie telekonferencji, podróży służbowych oraz wydarzeń specjalnych organizowanych dla działu lub zespołu.
- Prowadzenie i aktualizowanie harmonogramu urlopów członków zespołu.
- Dbałość o prawidłowy obieg dokumentów i wsparcie w ich przygotowywaniu.
- Tworzenie i bieżące prowadzenie systemu archiwizacji dokumentów.
- Obsługa gości w biurze.
- Rezerwowanie sal konferencyjnych oraz dbanie o ich właściwe przygotowanie.
- Przygotowywanie i obsługa systemów audiokonferencyjnych.
- Aktualizowanie i prowadzenie bazy klientów oraz kontrahentów.
- Wsparcie pracowników w zakresie organizacji podróży służbowych.
- Przygotowywanie i terminowe rozliczanie delegacji oraz wydatków służbowych, zgodnie z polityką firmy i zasadami obowiązującymi w firmie.
Wymagania:
- 8 – 10 lat doświadczenia na podobnym stanowisku, np. koordynatora/koordynatorki biura lub office managera, mile widziane w dużych międzynarodowych korporacjach.
- Doświadczenie w organizacji pracy biura oraz zapewnianiu sprawnego funkcjonowania procesów administracyjnych.
- Doświadczenie we współpracy z dostawcami usług, firmami kurierskimi, serwisami technicznymi oraz firmami sprzątającymi.
- Bardzo dobra znajomość języka angielskiego (C1), umożliwiająca swobodną komunikację z zespołami zagranicznymi.
- Bardzo dobra znajomość pakietu Microsoft Office, w szczególności programu Outlook, Word i Excel.
- Bardzo dobra organizacja pracy, skrupulatność i dbałość o szczegóły.
- Umiejętność ustalania priorytetów i terminowej realizacji wielu zadań jednocześnie.
- Samodzielność, odpowiedzialność i proaktywne podejście do pracy.
- Wysokie kompetencje komunikacyjne oraz umiejętność współpracy z osobami na różnych poziomach organizacji.
- Profesjonalna postawa i wysoki poziom kultury osobistej, szczególnie w kontakcie z gośćmi, klientami i partnerami biznesowymi.
- Gotowość do pełnienia funkcji osoby pierwszego kontaktu w sprawach administracyjnych i organizacyjnych dotyczących biura.
