The posting
Als Medewerker Opleidingsondersteuning werk je onder de verantwoordelijkheid van het diensthoofd Beleid en Organisatie en ondersteun je de opleidingshoofden en de artistieke coördinatoren van de bachelor en master Muziek Klassiek en Educatieve opleidingen Muziek en Podiumkunsten van het Koninklijk Conservatorium Antwerpen met de dagelijkse administratieve en pedagogische organisatie en dit in nauwe samenspraak met het Student Center, Onthaal, Planning en Productie en de andere opleidingsmedewerkers. Je staat onder andere in voor:
- het zelfstandig beheren en opvolgen van dossiers, projecten en onderwijsorganisatorische processen binnen de opleidingen, met respect voor geldende afspraken, procedures en regelgeving, om zo bij te dragen aan de efficiënte en operationele werking van het Conservatorium;
- het plannen, verzamelen, verwerken, analyseren en rapporteren van gegevens ter ondersteuning van de organisatie, werking en verdere ontwikkeling van de opleidingen;
- het fungeren als eerste aanspreekpunt voor studenten, docenten, collega's en externe partners, waarbij je vragen analyseert, oplossingsgericht handelt en de communicatie tussen betrokken partijen faciliteert;
- het voorbereiden, organiseren en opvolgen van overlegmomenten, evaluatiemomenten, artistieke en artistiek-pedagogische stafvergaderingen, opleidingscommissies, artistieke raden en docentenvergaderingen, inclusief verslaggeving en opvolging van actiepunten;
- het ondersteunen van de opleidingshoofden en artistieke coördinatoren bij de ontwikkeling, implementatie en optimalisatie van onderwijs- en organisatieprocessen, studentgerichte pedagogische instrumenten en werkafspraken;
- het mee uitwerken van een efficiënte onderwijsorganisatie en studentgerichte pedagogische instrumenten;
- het mee uitwerken, implementeren en bewaken van kwaliteitszorginitiatieven en onderwijskundige taken binnen de opleidingen, waaronder de opvolging van studenten en docenten, evaluaties, feedbackprocessen en de monitoring van opleidingsonderdelen en opleidingsprogramma’s in samenspraak met de opleidingshoofden en de artistieke coördinatoren;
- het mee uitwerken en vormgeven van de interne communicatie binnen de opleidingen;
- het signaleren van knelpunten, analyseren van complexe casussen en formuleren van verbetervoorstellen met betrekking tot processen eigen aan het Conservatorium en de opleidingen, dienstverlening en ICT-toepassingen;
- het kritisch reflecteren over en bijsturen van de eigen werkwijze;
- het uitwisselen van ervaring en kennis met collega’s;
- het deelnemen aan interne en externe opleidingen;
- het actief opvolgen van ontwikkelingen binnen het hoger (kunst)onderwijs en relevante regelgeving, en het vertalen van deze evoluties naar de eigen werking en dienstverlening.
Toelatingsvoorwaarden
- Je bent in het bezit van een bachelor of graduaat (of gelijkwaardig door ervaring).
- Je hebt minimum 10 jaar ervaring op het vlak van administratie en opleidingsondersteuning binnen het Hoger Kunstonderwijs.
- Je hebt ruime en aantoonbare ervaring met het dagelijks gebruik van Asimut, Digitap en Bamaflex.
Let op: Enkel als je aan alle toelatingsvoorwaarden voldoet, kom je in aanmerking voor deze functie.
- Je denkt creatief mee en bent geïnteresseerd in interdisciplinair werken.
- Je beschikt over sterke administratieve en organisatorische vaardigheden en kan zelfstandig dossiers opvolgen.
- Je bent analytisch ingesteld en kan verbanden leggen tussen verschillende informatiebronnen om tot onderbouwde oplossingen te komen.
- Je gaat kritisch om met informatie en kan procedures, regelgeving en afspraken correct interpreteren en toepassen.
- Je werkt oplossingsgericht en neemt initiatief om processen en werkwijzen te verbeteren.
- Je beschikt over sterke ICT-vaardigheden en kennis van Word en Excel. Je maakt je nieuwe systemen snel eigen.
- Je communiceert vlot en professioneel in het Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
- Je onderhoudt constructieve contacten met interne en externe stakeholders en stelt dienstverlening centraal.
- Je bent flexibel en kan je aanpassen aan veranderende omstandigheden.
- Je werkt graag samen, deelt kennis en ideeën met collega's en draagt actief bij aan een positieve teamwerking.
- Je werkt nauwkeurig, kwaliteitsgericht en respecteert deadlines.
- Je bent betrokken, betrouwbaar en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.
- Je toont persoonlijk leiderschap, je neemt verantwoordelijkheid voor je werk en loopbaan en bent in staat tot zelfreflectie.
