The posting
Als Medewerker Productieleiding Dans en Drama werk je onder de verantwoordelijkheid van het diensthoofd Artistieke Planning en Productie en in nauwe samenwerking met de artistieke stafleden Dans en Drama. Je staat in voor de productieplanning van projecten Dans en Drama ten einde bij te dragen aan de vlotte en operationele werking van het team Artistieke Planning & Productie van het Koninklijk Conservatorium Antwerpen. Je staat onder andere in voor:
- het verwerken van de ontvangen informatie betreffende de projecten (begeleiders, studenten, budgetten, deadlines, toelichtingen van de artistieke stafleden Dans, Drama, …) ten einde het kader te begrijpen en/of te creëren waarin het productieproces zal plaatsvinden. Je bent verantwoordelijk voor het uitwerken van praktische en logistieke organisatie van projecten. Je verzamelt de nodige informatie, intern en extern, en voert gegevens en documenten in de daarvoor voorziene ICT-platformen (o.a. Asimut) en opvolgingssystemen in.
- het contacteren van docenten, studenten, opleidingshoofden, artistieke stafleden en belanghebbenden en het bewaken van de voortgangscontrole. Je verwerkt veranderingen in het project, je behandelt vragen en casussen oplossingsgericht en bespreekt complexe producties met de leidinggevende.
- het contacteren en informeren van de medewerkers en betrokkenen bij het productieproces ten einde het productieproces zelf, en meer specifiek ieders rol binnen het productieproces, te verduidelijken. Je analyseert of de nodige materialen, diensten en/of andere benodigdheden beschikbaar zijn om de voorstelling of het concert te kunnen doen plaatsvinden. Je geeft toelichting aan belanghebbenden over de toepassing van wet- en regelgeving, interne procedures en reglementen binnen het productieproces.
- het fungeren als aanspreekpunt, via de verschillende communicatiekanalen, voor recurrente vragen met betrekking tot het team Artistieke Planning & Productie en meer bepaald de Productieplanning Dans/Drama. Je verzorgt de communicatie met de docenten, studenten, opleidingshoofden, artistieke stafleden en het Productieteam. Je organiseert overlegmomenten en andere activiteiten met interne en/of externe personen en/of woont deze bij en zorgt voor doorstroming van de informatie. Je verwerkt en synthetiseert de binnenkomende informatie, volgens de afgesproken prioriteitsbepaling. Je geeft informatie en afspraken door en verwijst door.
- het plannen, organiseren en uitwerken van praktische en logistieke elementen die zich voordoen tijdens producties ten einde de organisatie zo efficiënt mogelijk te doen verlopen. Je regelt catering, overnachting, vervoer, opvolging van ziekte of ongeval, transport, reservaties, pers, gasten, … en volgt op. Je beantwoordt inkomende vragen en verwijst door via allerhande kanalen (e-mail, intranet, website, telefoon, ...). Je staat in voor het registreren en uitlenen van materiaal en voor het reserveren en beheren van lokalen.
- het volgen van de evoluties en ontwikkelingen binnen productie door het uitwisselen van ervaring en kennis met collega's, het deelnemen aan interne en externe opleidingen.
Toelatingsvoorwaarden
- Je bent in het bezit van een bachelor of graduaat (of gelijkwaardig door ervaring).
- Je hebt minimum 10 jaar ervaring op het vlak van Productieleiding en productionele ondersteuning binnen het Hoger Kunstonderwijs.
- Je hebt ruime en aantoonbare ervaring met het dagelijks gebruik van Asimut en Digitap.
Let op: Enkel als je aan alle toelatingsvoorwaarden voldoet, kom je in aanmerking voor deze functie.
- Je hebt affiniteit met Muziek- en Podiumkunsten, de kunstensector en het artistieke werkveld.
- Je denkt creatief mee en hebt interesse in interdisciplinair werken.
- Je beschikt over sterke administratieve, organisatorische en planningsvaardigheden en kan zelfstandig dossiers en processen opvolgen.
- Je bent een organisatietalent dat het overzicht bewaart en ook in onverwachte situaties vlot ad hoc oplossingen bedenkt.
- Je bent analytisch ingesteld en legt verbanden tussen verschillende informatiebronnen om tot onderbouwde oplossingen te komen.
- Je gaat kritisch om met informatie en kan procedures, regelgeving en afspraken correct interpreteren en toepassen.
- Je werkt oplossingsgericht, neemt initiatief en denkt actief mee over de optimalisatie van processen en werkwijzen.
- Je bent bereid een gevarieerd en divers takenpakket op te nemen.
- Je beschikt over sterke ICT-vaardigheden en een goede kennis van Word en Excel. Ervaring met Asimut is een pluspunt. Je maakt je nieuwe systemen snel eigen.
- Je communiceert vlot, professioneel en klantgericht, zowel mondeling als schriftelijk.
- Je hebt een goede kennis van het Nederlands en Engels. Kennis van het Frans is een bijkomende troef.
- Je onderhoudt constructieve contacten met interne en externe stakeholders en stelt dienstverlening centraal.
- Je bent flexibel en kan je aanpassen aan veranderende omstandigheden. Je bent bereid te werken binnen de ruime openingsuren van de campus, inclusief avond- en weekendwerk indien nodig.
- Je bent stressbestendig en blijft efficiënt functioneren in drukke periodes.
- Je werkt graag samen, deelt kennis, ideeën en inzichten op een open en respectvolle manier en draagt actief bij aan een positieve teamwerking.
- Je werkt nauwkeurig, kwaliteitsgericht en zet door, ook bij detailopdrachten, strakke deadlines of verhoogde werkdruk.
- Je toont respect voor collega’s, studenten en externe partners, evenals voor het beleid, de procedures en de organisatiestructuur.
- Je bent betrokken, betrouwbaar en gaat discreet om met vertrouwelijke informatie.
- Je toont persoonlijk leiderschap, neemt verantwoordelijkheid voor je werk en professionele ontwikkeling en bent in staat tot zelfreflectie.
