The posting
Om Fanzingo Stiftelsen Fanzingo i Alby, Botkyrka, är en värderingsdriven organisation som ger barn och unga möjlighet att uttrycka sig, utvecklas och göra sina röster hörda genom kultur, media och eget skapande – särskilt grupper som är underrepresenterade i samhället. Fanzingo söker nu en strukturerad och självgående administrativ koordinator till en bred roll inom ekonomi, organisationsadministration och verksamhetsstöd. Du arbetar nära operativ chef, VD och projektledare och ser till att administrativa processer, rutiner, underlag och system fungerar och är uppdaterade. Dina arbetsuppgifter Ekonomi och löneadministration – en stor del av rollen:
Hantera leverantörsfakturor, kundfakturering, kvitton, utlägg och företagskort
Registrera ekonomiska underlag i Visma/Spiris och förbereda betalningar
Sammanställa underlag till bokförings- och lönekonsult, t.ex. avvikelser och förmåner
Uppdatera budget- och uppföljningsdokument med bokförda utfall och personalkostnader
Rapportera uppgifter till bland annat Collectum, Fora och Försäkringskassan
Sammanställa siffror, diagram och ekonomiska underlag inför styrelsemöten
Organisation:
Förbereda underlag inför styrelsemöten och årsstämma – dagordningar, handlingar, efterföljande uppdateringar och myndighetsrapportering
Huvudansvar för protokollföring och färdigställande av protokoll
Samordna arbetet med verksamhetsberättelsen, samla in material och skriva vissa organisationsövergripande delar
Säkerställa att verksamhetsstatistik rapporteras in löpande och sammanställa resultaten
Följa upp att beslutade enkäter och effektmätningar genomförs
Personal, system och dokumentation:
Administration vid nyanställningar och avslut, anställningsdokument och personalregister
Administrera användarkonton, Adobe Admin, Google Admin och andra behörigheter och system
Passerbrickor, nycklar och andra praktiska behörigheter
Struktur och arkivering av avtal, register, mallar och andra viktiga dokument
Projekt- och verksamhetsadministration:
Stötta projektledare med dokumentation, sammanställningar och administrativa deadlines
Förbereda administrativa delar av ansökningar och redovisningar, formatera material och hantera inskick i digitala system
Hantera gemensamma administrativa mejl och förfrågningar
Bidra till att utveckla och förbättra administrativa rutiner
Hantera inköp, leveranser, post och praktiska frågor kring lokal och kontor
Vid behov kan även enklare kommunikationsuppgifter ingå, exempelvis att publicera information eller bilder i sociala medier. Vem är du?
Erfarenhet av bred administration där ekonomiadministration har ingått
Van vid fakturor, kvitton och ekonomiska underlag
Strukturerad, noggrann och bra på att följa upp det som behöver bli gjort
Självständig och van att hantera flera parallella uppgifter och deadlines
God digital vana och lätt för att sätta dig in i nya system
Uttrycker dig mycket väl på svenska och skriver tydliga protokoll, sammanställningar och administrativa texter
Du är ansvarstagande, självgående och initiativtagande: du ser vad som behöver göras, driver dina uppgifter framåt och följer upp sådant som riskerar att falla mellan stolarna. Samtidigt samarbetar du nära andra och kommunicerar tydligt. Vi lägger stor vikt vid personliga förmågor. Du behöver inte kunna alla system från början – det viktiga är en stabil administrativ grund, trygghet med ekonomiadministration och förmåga att utveckla nya rutiner. Meriterande
Erfarenhet av ekonomisystem som Visma/Spiris
Löne- eller personaladministration
Projekt- eller styrelseadministration
Ideell eller projektfinansierad verksamhet, eller verksamhetsstatistik
Engelska
Det här erbjuder Fanzingo Fanzingo ska vara en hållbar arbetsplats där arbete går att kombinera med hälsa, föräldraskap och livet utanför jobbet:
En timmes lunch inom arbetstiden
Två timmars friskvård på betald arbetstid per vecka
Bidrag för friskvård, tandvård, sjukvård och vaccin
Inget karensavdrag
Vårdbesök på betald arbetstid
Upp till fyra dagar per år för vård av anhörig på betald arbetstid
Föräldralön vid föräldraledighet
Hemarbete på fredagar
Du får en bred roll nära verksamheten och möjlighet att påverka hur administrationen utvecklas, på en arbetsplats som aktivt arbetar med arbetsmiljö, jämlikhet och inkludering. Ansökan Heltidsanställning direkt hos Stiftelsen Fanzingo, med sex månaders provanställning som övergår i tillsvidareanställning. Placering på kontoret i Alby, Botkyrka; på plats måndag–torsdag, hemarbete möjligt på fredagar. Tillträde så snart som möjligt. Rekryteringen sker i samarbete med Miljonbemanning. Ansök via formuläret nedan med CV och några korta frågor. Sista ansökningsdag 4 oktober 2026, urval sker löpande. Frågor: [email protected]. Om Miljonbemanning Vi är ett kompetensförsörjningsföretag med missionen att skapa en inkluderande arbetsmarknad där alla bedöms på lika villkor - Vi letar där ingen annan letar; varmt välkommen med din ansökan.
