The posting
Företagsbeskrivning Securitas har en viktig roll i samhället och förvaltar ett av Sveriges viktigaste uppdrag - att skydda och hjälpa människor att känna sig trygga. Securitas Sverige krigsplacerar sin personal. Detta innebär i korthet att du som anställd kommer, i händelse av krig, ha kvar din anställning och arbetsledas av Securitas. Jobbeskrivning Är du den som får allt att fungera? Är du personen som ser vad som behöver göras innan någon annan hinner påpeka det? Som tar tag i saker, skapar ordning och ser till att både människor och verksamhet har rätt förutsättningar för att lyckas? Det är precis en sådan person vi söker. I den här rollen får du ansvar för vår arbetsplats och blir en viktig kontaktpunkt för kollegor, besökare och leverantörer. Du ser till att kontoret är välkomnande, professionellt och fungerar smidigt varje dag, samtidigt som du driver många av de praktiska och administrativa uppgifter som får verksamheten att rulla. Det här är en roll för dig som trivs med att ta mycket ansvar och får energi av att skapa struktur, service och trivsel omkring dig. Om rollen Du ansvarar för den dagliga kontorsdriften och arbetar brett med allt som bidrar till en välfungerande, säker och trivsam arbetsplats. Dina arbetsuppgifter omfattar bland annat att: • Ha personalansvar för en mindre arbetsgrupp vars uppgifter innefattar bl a fordons- och nyckelhantering. • Vara ansvarig kontaktperson i fastigheten för medarbetare, besökare, leverantörer, entreprenörer och andra externa parter. • Säkerställa att kontorsmiljöer, gemensamma ytor, lager och förråd håller en hög standard. • Välkomna besökare och bidra till en professionell och positiv upplevelse. • Hantera post, leveranser och övriga praktiska flöden i verksamheten. • Samordna och följa upp leverantörer, entreprenörer och olika servicetjänster. • Ansvara för kontinuerlig samverkan och uppföljning med fastighetsägare. • Ansvara för beställningar, inköp och lagerhållning av kontorsrelaterade produkter och tjänster. • Administrera passerkort, behörigheter, nycklar och andra arbetsplatsfunktioner. • Säkerställa att personer som vistas i lokalerna uppfyller gällande säkerhetskrav samt hantera ledsagning vid behov. • Hantera och följa upp felanmälningar samt koordinera åtgärder med berörda parter. • Stödja verksamheten vid möten, konferenser och interna aktiviteter. Kravspecifikation Vem är du? Vi tror att du är en person som inte är rädd för att ta ansvar och initiativ, och som motiveras av att få saker att fungera. När något behöver lösas tar du själv ansvar för att driva frågan framåt. Du trivs med många kontaktytor, tycker om att hjälpa andra och har lätt för att växla mellan administrativa, koordinerande och praktiska arbetsuppgifter. Du har lätt för att skapa struktur, även när vardagen är varierad och flera saker pågår samtidigt. Med ett serviceinriktat och lösningsorienterat förhållningssätt bygger du förtroende hos både interna och externa samarbetspartners. Stor vikt kommer att läggas vid dina personliga egenskaper. Skallkrav • Erfarenhet från en serviceinriktad roll med många dagliga kontaktytor, exempelvis inom reception, kontorsservice, hotell, konferens, facility management, säkerhetsbranschen eller liknande. • Erfarenhet av att självständigt planera, prioritera och driva ditt arbete med begränsad operativ styrning. • Erfarenhet av att koordinera praktiska arbetsplatsrelaterade aktiviteter, beställningar, leveranser eller andra servicefunktioner. • Erfarenhet av leverantörskontakter samt hantering av beställningar och inköp. • God administrativ förmåga och vana att arbeta i flera digitala system. • God kommunikativ förmåga och ett professionellt bemötande. • Mycket goda kunskaper i svenska samt goda kunskaper i engelska, i tal och skrift. • Förmåga att hantera flera parallella arbetsuppgifter i en föränderlig miljö.
Meriterande • Tidigare erfarenhet av personalansvar. • Erfarenhet från en roll som kontorsansvarig, koordinator, receptionist eller annan likvärdig, samordnande funktion. • Erfarenhet av ansvar för kontorsdrift, arbetsplatsservice eller facility management. • Erfarenhet av administration av passerkort, behörigheter, nyckelhantering eller andra säkerhetsrelaterade processer. • Erfarenhet från större organisationer med många interna och externa kontaktytor. • Erfarenhet av fakturahantering eller annan ekonomiadministration. • Erfarenhet av att samordna och följa upp externa leverantörer och entreprenörer. • Erfarenhet av planering och genomförande av möten, konferenser eller interna aktiviteter. • Erfarenhet från säkerhetsbranschen eller annan säkerhetskänslig verksamhet. Övrig information Vi tar endast emot ansökningar via vårt rekryteringsverktyg. Vi jobbar med löpande urval, så om du är intresserad av tjänsten – skicka din ansökan redan idag! Har du frågor kring rollen är du välkommen att höra av dig till rekryterande chef: [email protected] eller rekryterare [email protected]. Tjänsten är en heltidstjänst på dagtid med tillträde enligt överenskommelse. Vi tillämpar 6 mån provanställning. Vi arbetar med urvalstester Vi kommunicerar i första hand via mail Sista ansökningsdag är 4 oktober -26.
För anställning inom Securitas Sverige AB krävs det att du har godkända betyg från första året i gymnasiet i svenska samt blir godkänd av Länsstyrelsen för anställning i auktoriserat bevakningsföretag enligt Lag (1974:191) om bevakningsföretag (den ansökan görs av Securitas). Beroende på befattning kan även säkerhetsprövning enligt Säkerhetsskyddslag (2018:585) bli aktuell. För att utreda och bedöma om du uppfyller kraven för att bli godkänd enligt respektive författning sker en bakgrundskontroll. Bedömningen avser laglydnad, lämplighet, pålitlighet, lojalitet samt eventuella sårbarheter. Uppgifter som inhämtas kan ex. komma från dig själv, öppna källor eller myndigheter. Vi tillämpar en helhetsbedömning vid prövning av lämplighet för respektive befattning. För de flesta roller krävs även B-körkort.
