The posting
Stockholm – vår huvudstad med miljoner drömmar, förväntningar och ambitioner. Vi jobbar för alla som lever här idag och i framtiden. Nu söker vi dig som vill tänka stort, nytt och annorlunda med oss – för stockholmarna. Hos oss får du ett variationsrikt arbete som till stor del omfattar många kontakter med såväl interna kunder som externa parter. Som systemadministratör är du en viktig del i inköpsprocessen och är delaktig i såväl anslutning av avtal och leverantör till stadens inköpssystem som i utbildning av stadens medarbetare så att vi tillsammans bidrar till en inköps- och beställningsverksamhet som verkligen ger nytta till staden och dess medborgare. Välkommen till oss Verksamhetsområdet inköp har en central roll i Stockholms stads arbete med att använda offentlig upphandling som ett styrmedel för långsiktig och hållbar samhällsutveckling. Hos oss finns en bred kompetens inom hela inköpsprocessen och vi är idag cirka 70 medarbetare som arbetar i en kategoriindelad inköpsorganisation. I den här rollen har du ett nära samarbete med upphandlare, avtalsförvaltare, specialister och övriga systemadministratörer. Vi söker en systemadministratör som vill arbeta med inköp där affärsmässighet, kvalitet och komplexitet går hand i hand. Vi erbjuder dig ”Det här är en möjlighet för dig som trivs med att ge service och att jobba där det händer, med eget ansvar, nära beslutsfattande och med en direkt nytta för medborgarna. Inom vår verksamhet arbetar vi med inköp som både kan vara av komplex karaktär och/eller anpassade för ett visst område och direkt avgörande för stadens verksamheter. Vi arbetar brett och tillhandahåller tjänster där de behövs, oavsett om det är konsulter, fordon eller IT – samtliga områden är viktiga och kräver vårt fulla fokus”. Camilla Karlsson, enhetschef Vårt kontor ligger nära Globen i Slakthusområdet vilket innebär att du har nära till såväl goda kommunikationer som ett stort utbud av butiker och restauranger. Vi värnar om balans mellan arbete och fritid och erbjuder bland annat friskvårdsbidrag, flexibel arbetstid, semesterväxling och det finns möjlighet att arbeta hemifrån när arbetet tillåter. Läs mer om våra förmåner Din roll Som systemadministratör ansvarar du för anslutning och förvaltning av avtal och leverantör i stadens inköpssystem. I det ingår att agera som ”second line-support” med ansvar för att hantera och utreda mer komplexa frågor och incidenter kopplade till stadens inköpssystem. Det är därför viktigt med ett bra samarbete med verksamhet, leverantör och systemleverantör för att identifiera orsaker och hitta lösningar på ett effektivt och långsiktigt sätt. Du arbetar nära verksamheten och leverantörsmarknaden och har en viktig roll vid kravställning i våra upphandlingar. I rollen bidrar du till enhetens, avdelningens och stadens förbättringsarbete. Du är med och utvecklar processer för affärsmässiga, hållbara och kostnadseffektiva lösningar. Du ger råd och stöd i upphandlings- och inköpsfrågor och bidrar till bättre uppföljning och analys. I rollen ingår även ansvar för att utbilda medarbetare inom staden i system och inköpsprocesser så att vi tillsammans uppnår en ökad avtalstrohet och en effektiv inköpsprocess. Hos oss kommer du att trivas om du värdesätter arbete i team, en stark gemenskap och ett gemensamt ansvarstagande för att nå uppsatta mål. Vi omvärldsbevakar och delar med oss av kompetens och erfarenhet till varandra på ett prestigelöst sätt i olika forum. Din kompetens och erfarenhet Vi söker dig som har minst en avklarad gymnasieutbildning med inriktning mot försäljning och service, ekonomi, administration eller liknande som arbetsgivaren bedömer som relevant mycket god och aktuell IT-vana (Office-paketet) erfarenhet av att hålla presentationer, utbildningar och/eller workshops - både digitala och fysiska i klassrum aktuell erfarenhet av arbete där service och tydlig kommunikation är en förutsättning mycket god förmåga att uttrycka dig väl i tal och skrift på svenska.
Det är meriterande om du har erfarenhet av arbete i ett eller flera CRM-system erfarenhet av Agresso/UBW erfarenhet av avtals- och upphandlingssystemet Kommers erfarenhet av Stockholms stads övergripande inköpsprocess
För att lyckas i rollen behöver du vara kommunikativ och är trygg i att hålla presentationer. Vidare behöver du vara samarbetsinriktad och med hög servicekänsla säkerställa affärsmässighet samt goda relationer med både interna och externa kontakter. Du är självgående, har integritet och tar initiativ. Du driver dina processer framåt på ett metodiskt och strukturerat sätt. Utifrån ett helhetsperspektiv är du pragmatisk och lösningsorienterad med god förmåga att analysera komplex information och fatta välgrundade beslut. Vi lägger stor vikt vid din motivation, ditt engagemang och dina personliga förmågor. Varmt välkommen med din ansökan! Vi ser mångfald som berikande och välkomnar alla sökanden. Våra lokaler är tillgänglighetsanpassade. Övrigt Vi kan komma att göra ett löpande urval och kalla till intervju innan sista ansökningsdag. Stockholms stad arbetar med kompetensbaserad rekrytering som syftar till att se till varje persons kompetens och därmed motverka diskriminering. Tänk på att aldrig ladda upp registerutdrag från Polisen (Dataskyddsförordningen, GDPR) i samband med din ansökan. Från och med 1 september 2026 ska du inte längre bifoga ett personligt brev när du söker jobb hos oss. Serviceförvaltningen är en av stadens fackförvaltningar och har i uppdrag att svara för de administrativa uppgifter som är samordnade i staden. Det handlar framförallt om löneadministration, ekonomiadministration, stadsövergripande upphandlingsfrågor, kontaktcenterverksamhet samt interna konsulter som tillhandahåller stöd inom digitalisering, it & telefoni, rekrytering, samt, fastighets- och lokalfrågor. Vi har cirka 400 medarbetare och sitter i Globenområdet. Vår värdegrund sammanfattas i ordet KÖRA som står för: Kompetens - Öppenhet - Respekt - Ansvar.
