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Open nowPosted 7 days ago

Office Management Assistant (W/M/D)

Believe26 open roles

Where
Berlin, Germany
Work mode
On site
Get the CV for this job

From $25 per CV, paid once. No subscription.

Your applicationOpen nowOffice Management Assistant (W/M/D)Believe · Berlin, Germany

  1. YouYes, apply to this one.

  2. CV RocketCV written for this posting.

  3. 25 readersRecruiter, hiring manager, skeptic. Round after round.

  4. CV RocketApplied on Believe's own form.

The reply lands in your private mailbox

3×more interviews than doing it yourself with ChatGPT.

The clock on this job

Early applications get read.

13.8% of postings close within 7 days. Measured by our own scanner across the market. Believe postings stay open a median of 28 days.

Share of postings closed within
  1. 2.2%1 day
  2. 4.7%3 days
  3. 13.8%7 days
  4. 22.3%14 days
  5. 37.8%30 days
  6. 59.0%60 days
This job: posted 7 days ago

Believe median: 28 days open

The posting

Unternehmensbeschreibung

Believe heißt - Leidenschaft für Musik, digitales Marketing und Technologie. Diese Leidenschaft verbindet über 2000 Talente in mehr als 50 Ländern. Weltweit gestalten wir den Wandel der Musikindustrie mit Respekt, Expertise, Fairness und Transparenz.

In der Believe Germany Gruppe haben erfolgreiche Player im deutschen Musikmarkt ihre Kompetenzen gebündelt, um Künstler*innen und Labels optimal in jeder Karrierephase zu begleiten.

Mit 170 Expert*innen bietet die Believe Germany Gruppe verschiedene Lösungen und kundenorientierte Services über ein Portfolio von Marken wie TuneCore, Nuclear Blast, Madizin Music und Groove Attack an.

Zum nächstmöglichen Zeitpunkt suchen wir am Standort Berlin eine/n Office Management Assistant (m/w/d).

Stellenbeschreibung

Du übernimmst eigenverantwortlich das Office Management an unserem Standort in Berlin mit rund 30 Mitarbeitenden. Dabei arbeitest du eng mit dem zentralen Office Management in Hamburg zusammen.

Deine Aufgaben:

  • Organisation des Empfangs, Begrüßung und Betreuung von Besucher:innen
  • Koordination und Kommunikation mit externen Dienstleistern und der Hausverwaltung
  • Verwaltung und Bestellung von Büromaterialien, inkl. Budgetmanagement
  • Allgemeine Instandhaltung (Reinigung der Kaffeemaschine, geteilter Spülmaschinendienst, Auffüllen von Verbrauchsmaterialien)
  • Bearbeitung der Post (inkl. internationaler Briefe & Pakete), Entgegennahme und Weiterleitung von Telefonaten, Bearbeitung von E-Mail-Anfragen
  • Organisation & Begleitung von internen Veranstaltungen (z. B. Team-Workshops), inkl. Bestellung und Bereitstellung von Catering und Materialien
  • Unterstützung im Bereich Arbeitssicherheit & Corporate Social Responsibility
  • Unterstützung bei weiteren Anliegen, die durch das zentrale Office Management in Hamburg anfallen könnten

Qualifikationen

  • Du hast eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung, vorzugsweise im Bürobereich oder in der Hotellerie bzw. im Gastgewerbe
  • Du hast Erfahrung im Office Management, am Empfang oder in einer vergleichbaren administrativen oder kundenbezogenen Rolle
  • Du bist ein Organisationstalent, zeigt Initiative, arbeitest strukturiert und detailorientiert
  • Du trittst freundlich, aber auch bestimmt auf und behältst auch in stressigeren Situationen den Überblick
  • Du bringst sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift mit
  • Du bist sicher im Umgang mit den gängigen Google-Suite-Tools (E-Mail, Kalender, Docs, Sheets), sowie Slack

Zusätzliche Informationen

Umfang: 20 Std/Woche (5-Tage Woche)

Du bist motiviert, kommunikativ, arbeitest strukturiert und schätzt einen kreativen Austausch im Team? Dann freuen wir uns auf Deine Bewerbung!

KONTAKT:

Bei Fragen oder wenn Du noch mehr Infos zur Stelle haben möchtest komme gerne auf unser Recruiting-Team ([email protected]) zu.

Das bieten wir Dir:

  • Mobilität: Sei bundesweit mobil mit einem subventionierten Deutschland Ticket oder nutze unsere Möglichkeit ein Fahrrad via Jobrad zu leasen.
  • Gesundheit am Arbeitsplatz: Physische und mentale Gesundheit sind uns wichtig. Vergünstigte Sportmitgliedschaften (Urban Sports Club) und Zugang zu privaten Sitzungen mit professionellen Psychologen in Kooperation mit Eutelmed und Fürstenberg.
  • Shopping: Nutze das vielfältige Angebot und die Aktionen unseres Partners Mitarbeitervorteile.de.
  • Soziales Engagement: Vielfalt fördern und sich für eine faire, tolerante und sozial nachhaltige Gesellschaft innerhalb des Unternehmens einsetzen.
  • Unsere Unternehmenskultur: Offenheit und Inklusion stehen im Mittelpunkt, basierend auf den Werten Respekt, Fairness und Transparenz. Arbeit und Spaß gehen Hand in Hand.
  • Entwicklungsmöglichkeiten: Spannende Aufgaben, kreative Freiheit und langfristige Karriereperspektiven in einem wachsenden internationalen Unternehmen. Jährliche Entwicklungsgespräche, kostenfreie E-Learning-Lösungen und individuelle Weiterbildungsoptionen.

Gleiche Chancen für alle: Wir setzen uns für eine vielfältige und inklusive Kultur ein, die die besten Talente anzieht und unsere Vision vorantreibt. Wir heißen ausdrücklich Kandidat*innen jeder Religion, Herkunft, Geschlechtsidentität, sexueller Orientierung, Alter oder Familienstand willkommen.

Bewirb Dich einfach, selbst wenn Du nicht alle Erwartungen erfüllst. Studien zeigen, dass sich durchschnittlich mehr Männer auf einen Job bewerben, wenn sie 60% der Erwartungen erfüllen, während Frauen / nicht-binäre Personen sich nur bewerben, wenn sie eine höhere Prozentzahl erfüllen. Lass uns Dich kennenlernen und sehen, was Du mitbringst!

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What happens when you press

One press. We do the rest.

  1. A CV for this posting

    Written against Believe's own wording, from every piece of relevant proof in your profile.

  2. 25 readers review it

    Recruiter, hiring manager, skeptic and more read every draft, round after round. You get the best round.

    The review screen in CV Rocket: how each CV was read, round by round.

  3. We apply on Believe's form

    Our application engine gets through the hardest forms there are. Where a question needs you, AI suggests the best answer. Don't want us applying from our IP addresses? Use our Chrome extension: we apply straight from your own browser.

    An application in CV Rocket: every answer filled in on the employer's form.

  4. Every reply, sorted

    Believe's answer lands in your private mailbox, and we classify it on arrival: interview, question, rejection.

    The CV Rocket inbox: each employer reply classified as an interview, an action or a rejection.

  5. Reply with AI

    AI helps you write the email, checks it and sends it. We show you whether the recruiter read it.

  6. The interview in your calendar

    Full integration with your calendar. The invitation goes straight in.

    An interview invitation in the CV Rocket inbox, added to the candidate's calendar.
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Why it works

3×

more interviews than doing it yourself with ChatGPT.

ChatGPT writes a CV and never learns what happened to it. We see every reply. For each CV we know:

  • How it was written, and how the review scored it
  • When we applied, and how long after the posting went up
  • Which posting, which company, which city
  • Who got the interview, and who heard nothing

That is how we know which CVs get called.

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The numbers game

More applications. More interviews.

Every application goes out with its own CV, written for that posting and paid once. Send enough of them and the law of large numbers finds you the job.

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By hand5–10
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Before you press

Straight answers

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What if my background isn't good enough?

We make the most of the background you have. The CV uses every piece of relevant proof your profile holds, and one of the 25 readers reads your whole profile and flags what the CV left out.

Do you really apply for me?

Yes, on the employer's own form, the hardest ones included. Where a question needs you, you answer it right there and AI suggests the best answer. Don't want us applying from our IP addresses? Use our Chrome extension: we apply straight from your own browser.

Is it a subscription?

No. You pay once per CV, from $25. Every application goes out with its own CV, written for that posting.

One job. One CV.
Paid once.

Pick the posting you want. We write for it, apply for you and catch the reply.

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