The posting
Zarządzanie zespołem pracowniczym: - Organizacja pracy działu, w tym opracowywanie harmonogramów pracy, przydzielanie pracy podległym Pracownikom i nadzór nad efektywnym wykorzystaniem czasu pracy podległych Pracowników. - Koordynowanie podziału zadań w ramach Działu oraz współpracy z pracownikami innych komórek organizacyjnych NCK Gdańsk zaangażowanych w realizację projektów i działań Działu poprzez dokonywanie podziału zadań między Pracowników działu, w tym powoływanie zespołów projektowych, ustalanie szczegółowych zakresów obowiązków oraz bieżący nadzór nad realizacją zadań, pod kątem zgodności z przyjętymi w NCK procedurami w tym kontrolowanie jakości tworzonej dokumentacji projektowej oraz odchyleń od uzgodnionych zakresów tolerancji takich wskaźników jak: budżet, harmonogram, jakość, zakres, zrównoważony rozwój. - Stosowanie i nadzór nad bezwzględnym przestrzeganiem przez podległy zespół instrukcji, regulaminów i zarządzeń, przepisów BHP, przeciwpożarowych, Regulaminu Pracy oraz zachowania tajemnicy służbowej. - Wnioskowanie do Dyrektora NCK Gdańsk w sprawach kadrowych podległego zespołu. - Dokonywanie okresowej oceny pracy podległych Pracowników. - Prowadzenie samooceny w ramach systemu kontroli zarządczej, w tym monitorowanie realizacji celów działu oraz identyfikacja i zarządzanie ryzykiem w dziale.
Zadania organizacyjno-formalne: - Opiniowanie dokumentów wpływających do działu i dekretowanie ich na poszczególnych pracowników Działu. - Zapewnienie wysokiej jakości merytorycznej działań oraz zgodności realizowanych projektów z założeniami programowymi i budżetowymi. - Przygotowywanie projektów umów w zakresie zadań działu, we współpracy z Radcą Prawnym i Działem Finansowym. - Sporządzanie rocznych planów zamówień publicznych realizowanych przez Dział oraz przygotowywanie procedur zamówień publicznych zgodnie z regulaminem udzielania zamówień publicznych NCK Gdańsk. - Inicjowanie i koordynowanie procesu pozyskiwania środków finansowych na realizację projektów właściwych dla Działu, w tym współudział w opracowywaniu i składaniu wniosków o dofinansowanie do programów krajowych, unijnych i innych źródeł finansowania, we współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi NCK Gdańsk. - Koordynowanie realizacji projektów finansowanych ze środków zewnętrznych oraz monitorowanie ich prawidłowego przebiegu, w tym współpraca przy przygotowaniu dokumentacji niezbędnej do rozliczenia i raportowania projektów z właściwymi komórkami organizacyjnymi NCK Gdańsk. - Weryfikacja merytoryczna wydatków w zakresie realizowanych przez Dział działań, zgodnie z zakresem kompetencji Działu oraz przy współpracy z właściwymi komórkami organizacyjnymi odpowiedzialnymi za obsługę finansową i administracyjną projektów. - Wykonywanie samokontroli w toku codziennej pracy zgodnie z wewnętrznym regulaminem kontroli w NCK Gdańsk oraz kontroli merytorycznej działań NCK Gdańsk w zakresie zadań działu. - Udział w pracach komisji wewnętrznych instytucji (np. komisje przetargowe, inwentaryzacyjne), powiązanych z działalnością merytoryczną Działu, w razie powołania przez Dyrektora. - Gromadzenie, przechowywanie i archiwizowanie kompletnej dokumentacji spraw prowadzonych przez Dział. - Monitorowanie przebiegu realizowanych działań oraz ewaluacja efektów działań, w tym analiza rezultatów i formułowanie wniosków na przyszłość (tzw. lessons learnt). - Wykonywanie innych zadań zleconych przez Dyrektora NCK, które mieszczą się w zakresie statutowej działalności instytucji i kompetencjach Kierownika Działu, z uwzględnieniem aktualnych priorytetów Działu, dostępnych zasobów oraz bieżącego obciążenia realizowanymi projektami.
Zadania wizerunkowe i rozwojowe - Dbanie o pozytywny wizerunek NCK Gdańsk oraz prezentowanie działań w przestrzeni publicznej w zakresie zadań Działu, poprzez prelekcje, udział w panelach, wypowiedzi dla przedstawicieli mediów itd. - Przygotowywanie wkładu merytorycznego do materiałów promocyjnych i informacyjnych dotyczących działań Działu - Współpraca z Działem marketingu i fundraisingu przy promocji projektów oraz z Działem rozwoju publiczności i wydawnictw w zakresie działalności wydawniczej, w tym publikacji drukowanych i cyfrowych. - Współpraca ze wszystkimi komórkami organizacyjnymi i samodzielnymi pracownikami NCK Gdańsk, w tym terminowe przekazywanie odpowiedniej dokumentacji i innych materiałów pracownikom pozostałych działów NCK Gdańsk zaangażowanym w projekt. - Stymulowanie działań kreatywnych i proaktywnych, wpisujących się w działalność instytucji, jej aktualny i przyszły program działań. - Podnoszenie kwalifikacji zawodowych poprzez pracę własną oraz udział w szkoleniach, konferencjach, seminariach, panelach, wydarzeniach branżowych, wizytach studyjnych itd.
Zadania własne Działu: - zarządzanie infrastrukturą techniczną i przestrzenną, a także dostępnością architektoniczną, w tym terenami zielonymi wokół zabytkowych obiektów i oddawaniem majątku do używania osobom trzecim, - zarządzanie pracą serwisów sprzątających, ochrony mienia, gospodarki odpadami, - przestrzeganie przepisów i wykonywanie działań w zakresie zwalczania pożarów i ewakuacji osób zagrożonych (PPOŻ), przegląd obiektów, zapewnienie sprawnego funkcjonowania znajdujących się w nich instalacji i urządzeń (m.in. instalacji wodnych, grzewczych, elektrycznych, systemów zabezpieczeń, nagłaśniających i multimedialnych), - planowanie i realizacja prac technicznych, remontów i inwestycji, - współpraca i administracyjno-techniczne wspieranie działalności wszystkich komórek organizacyjnych, - przygotowanie i realizacja wszelkich spraw związanych ze składaniem zamówień publicznych przez NCK Gdańsk oraz udział w komisjach przetargowych, - prowadzenie dokumentacji projektowej i inwestycyjnej oraz dokumentacji technicznej budynków, w tym inwentaryzacji, - prowadzenie spraw ubezpieczeń NCK Gdańsk - utrzymanie porządku i bezpieczeństwa, w tym bieżące reagowanie na awarie i usterki, - dokonywanie zakupów zgodnie z bieżącymi potrzebami komórek organizacyjnych NCK Gdańsk, - prowadzenie magazynu wydawnictw i gadżetów NCK Gdańsk, - realizacja procesu zamówień zarówno w sklepie internetowym jak i stacjonarnym, - digitalizacja zbiorów i archiwizacja w ramach archiwum zakładowego prowadzenie archiwum zakładowego zgodnie z przepisami archiwalnymi.
wykształcenie - wyższe (w tym licencjat) zawód - Kierownik działu administracyjno-gospodarczego język obcy - angielski, w mowie: A2 - niższy średnio zaawansowany, w piśmie: A2 - niższy średnio zaawansowany umiejetności - komunikatywność i wysoka kultura osobista umiejetności - doświadczenie w pracy w zespole umiejetności - biegła obsługa komputera, Microsoft Office - wykształcenie wyższe, - doświadczenie w pracy w obszarze współtworzenia, zarządzania i/lub kierowania projektami z obszaru kultury i rozrywki (min. 6 lat), dodatkowy atut w samorządowej instytucji kultury, - biegła obsługa komputera, w tym pakietu Microsoft 365 (Excel, Word, Outlook, OneDrive, Teams), Canva lub podobne, - wiedza z zakresu powierzonego stanowiska, - umiejętność dobrej organizacji pracy oraz efektywnego zarządzania czasem, - bardzo dobra znajomość języka polskiego w mowie i piśmie, - bardzo dobra znajomość języka angielskiego, mile widziana znajomość innego obcego języka, - umiejętność zarządzania zespołami i zasobami oraz delegowania zadań udokumentowana przebytymi szkoleniami lub wykształceniem kierunkowym lub doświadczeniem na stanowisku kierowniczym (min. 2 lata), - umiejętność prowadzenia jasnej i efektywnej komunikacji; decyzyjność, - wysoki poziom samodzielności i odpowiedzialności; umiejętności analityczne.
staż pracy ogółem - lata: 6
