The posting
Do wykonywanych zadań będzie należało w szczególności: 1) obsługa sekretariatu, w tym: - przyjmowanie korespondencji z sekretariatów, Biura Obsługi Klienta i Kancelarii Ogólnej, - wprowadzanie korespondencji do elektronicznego systemu eDokument, - przekazywanie zarejestrowanej korespondencji do dekretacji oraz pism do podpisu Zastępcy Prezydenta ds. Polityki Społecznej/Zastępcy Prezydenta ds.Komunalnych, - przekazywanie zadekretowanej korespondencji do odpowiednich wydziałów i jednostek po uprzedniej adnotacji w systemie eDokument, sporządzanie raportów, - kierowanie do właściwych wydziałów i jednostek spraw podlegających załatwieniu przez te wydziały i jednostki, - obsługa techniczno - biurowa, - przechowywanie akt i zbiorów bibliotecznych znajdujących się w gabinetach Zastępcy Prezydenta ds. Polityki Społecznej/Zastępcy Prezydenta ds.Komunalnych, - obsługa poczty elektronicznej, - przygotowywanie odpowiedzi na pisma, - łączenie rozmów telefonicznych; 2) organizacja pracy Zastępcy Prezydenta ds. Polityki Społecznej/Zastępcy Prezydenta ds. Komunalnych: - prowadzenie terminarza bieżących oraz stałych spotkań i kalendarza zaproszeń Zastępcy Prezydenta ds. Polityki Społecznej/Zastępcy Prezydenta ds. Komunalnych, - przygotowanie spotkań i narad, - bieżące informowanie przełożonych o harmonogramie dnia, - kompletowanie materiałów dotyczących spraw prowadzonych przez Zastępcę Prezydenta ds. Polityki Społecznej/Zastępcę Prezydenta ds. Komunalnych, - przygotowywanie i organizowanie wyjazdów służbowych, - współpraca z Biurem Prasowym, m.in. w przygotowywaniu listów gratulacyjnych, wystąpień i innych okazjonalnych pism, - sporządzanie sprawozdań z pracy Zastępcy Prezydenta ds. Polityki Społecznej/Zastępcy Prezydenta ds. Komunalnych; 3) obsługa interesantów, w tym: - prowadzenie kalendarza przyjęć interesantów oraz przekazywanie ustaleń po przyjęciach interesantów do odpowiednich komórek organizacyjnych i jednostek, - pośredniczenie w kontaktach Zastępcy Prezydenta ds. Polityki Społecznej/Zastępcy Prezydenta ds. Komunalnych z pracownikami urzędu oraz interesantami, udzielanie wyczerpującej informacji interesantom i kierowanie ich do odpowiednich komórek organizacyjnych i jednostek.
wykształcenie - średnie zawodowe zawód - Pracownik biurowy umiejetności - obsługa komputera Wymagania niezbędne (formalne): 1. obywatelstwo polskie (o stanowisko mogą ubiegać się również osoby nie posiadające obywatelstwa polskiego zgodnie z art. 11 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1135); 2. nieposzlakowana opinia; 3. pełna zdolność do czynności prawnych i korzystanie z pełni praw publicznych; 4. brak skazania prawomocnym wyrokiem sądu za umyślne przestępstwo ścigane z oskarżenia publicznego lub umyślne przestępstwo skarbowe; 5. wykształcenie minimum średnie; 6. bardzo dobra znajomość obsługi komputera, głównie pakietu Ms Office. Wymagania dodatkowe: I. znajomość ustaw: - z dnia 21 listopada 2008 roku o pracownikach samorządowych (Dz. U. z 2024 r. poz. 1135); - z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2026 r. poz. 662 ze zm.); - z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2025r.poz. 1691). II. znajomość rozporządzenia: - Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych ( Dz. U. z 2011 r. Nr 14 poz.67 ze zm.).
