The posting
Vacature: administratief medewerker (m/v/x)
Zorg jij ervoor dat alles achter de schermen vlot blijft draaien?
Wij zijn op zoek naar een enthousiaste en nauwkeurige administratief medewerker die een centrale rol wil opnemen binnen onze organisatie. Ben jij sterk in organiseren, hou je van afwisseling en krijg je energie van mensen ondersteunen? Dan ben jij misschien de collega die we zoeken.
Als administratief medewerker ben je het eerste aanspreekpunt voor cliënten, ouders, medewerkers en externe partners. Je zorgt ervoor dat dossiers correct worden beheerd, afspraken vlot worden ingepland en administratieve processen efficiënt verlopen. Je draagt mee bij aan een warme en professionele dienstverlening.
Jouw functieOnthaal en communicatie• Je ontvangt cliënten en bezoekers op een vriendelijke en professionele manier. • Je beantwoordt telefoons, e-mails en algemene vragen. • Je verzorgt de inkomende en uitgaande post. • Je onderhoudt contacten met scholen, zorgpartners, ziekenfondsen en andere externe instanties Administratieve ondersteuning• Je beheert agenda's en plant afspraken, onderzoeken en overlegmomenten in. • Je bereidt dossiers, verslagen en administratieve documenten voor. • Je zorgt voor een correcte verwerking en archivering van documenten. • Je ondersteunt medewerkers en directie bij dagelijkse administratieve taken. Planning en organisatie• Je organiseert vergaderingen en zorgt voor de praktische opvolging. • Je ondersteunt de planning van medewerkers, busvervoer en uurroosters. • Je volgt wijzigingen op en bewaakt een efficiënte organisatie van de werking. Facturatie• Je bereidt facturatie voor en volgt betalingen op. • Je verwerkt administratieve gegevens voor de boekhouding. • Je ondersteunt bij registraties, rapporteringen en administratieve controles. Organisatiebrede ondersteuning• Je beheert kantoor- en educatief materiaal. • Je werkt mee aan kwaliteitsprojecten en tevredenheidsmetingen. • Je neemt deel aan werkgroepen/verbeterprojecten en helpt mee bouwen aan een efficiënte organisatie. • Je draagt bij aan de voorbereiding van jaarverslagen en beleidsdocumenten. ICT en digitalisering• Je werkt vlot met Microsoft 365-toepassingen en andere digitale systemen. • Je ondersteunt digitale processen en administratieve automatisering. • Je signaleert technische problemen en volgt deze op. • Je ondersteunt medewerkers bij het gebruik van digitale hulpmiddelen.
Wie ben jij? • Je beschikt over een bachelordiploma. • Je bent Nederlandstalig, hebt bij voorkeur een basiskennis Frans, Engels • Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en zelfstandig. • Je bent communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk. • Je kan prioriteiten stellen en behoudt het overzicht, ook tijdens drukke periodes. • Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie. • Je bent klantgericht, flexibel en werkt graag samen met collega's. • Je hebt goede computervaardigheden (o.a. Microsoft 365: Outlook, Word, Excel, Teams en SharePoint).
