The posting
- Vadīt kopīgu programmu plānošanu trijās valstīs, sekojot līdzi prioritātēm, starpposma mērķiem, budžetam un atbildības jomām. Savlaicīgi pamanīt, kur komandām trūkst kapacitātes un kur prioritātes konfliktē, kā arī regulāri pārrunāt darbu izpildi, lai palīdzētu komandām vienoties par reāli īstenojamiem plāniem un atbilstošu resursu sadali.
- Vadīt budžeta plānošanu, finanšu prognozēšanu un naudas plūsmas plānošanu; uzraudzīt izdevumus, nodrošināt finanšu kontroles un apstiprināšanas procesus, kā arī sagatavot konsolidētus pārskatus izpilddirektoram, valdei, OCH globālajai komandai un finansētājiem.
- Koordinēt finansējuma pieteikumu un līgumu sagatavošanu, izstrādāt saistīto budžetu un dokumentus, sekot līdzi pārskatu iesniegšanas prasībām un termiņiem. Vajadzības gadījumā administrēt partneriem piešķirto finansējumu, no partneru padziļinātas izvērtēšanas un līgumu sagatavošanas līdz maksājumu veikšanai un pārskatu saņemšanai.
- Izstrādāt un ieviest skaidru kārtību jauno darbinieku uzņemšanai un ievadīšanai darbā, darba rezultātu izvērtēšanai un profesionālajai izaugsmei, kā arī koordinēt darbinieku atlasi un personāla lietvedību.
- Koordinēt valdes sēdes un ar tām saistīto dokumentu apriti, uzturēt organizācijas kalendāru un risku reģistru, kā arī palīdzēt nodrošināt atbilstību prasībām un sagatavoties auditam.
- Uzraudzīt iepirkumu procesu un līgumus, koordinēt ārējo speciālistu darbu un sekot līdzi izpildāmajiem darbiem, maksājumiem un līgumu termiņu atjaunošanai.
- Sadarboties ar izpilddirektoru un katras valsts komandas vadītājiem, lai uzlabotu informācijas apriti, skaidri noteiktu atbildības jomu un veicinātu vienotu pieeju darbam.
- Pieredzi operatīvās darbības vadībā vai līdzīgā, vairākas funkcijas aptverošā amatā, vēlams augošā organizācijā.
- Baltijas reģiona pārzināšana tiks uzskatīta par priekšrocību.
- Labas programmu vai projektu koordinēšanas prasmes, tostarp spēja vienlaikus pārraudzīt vairākus darba virzienus, skaidri sadalīt pienākumus un risināt ar darbu izpildi saistītas problēmas.
- Praktisku pieredzi budžeta plānošanā, finanšu prognozēšanā un pārskatu sagatavošanā sadarbībā ar ārējiem grāmatvežiem.
- Pieredzi organizācijas procesu veidošanā un sadarbības koordinēšanā ar ārpakalpojumu sniedzējiem.
- Spēju strādāt organizēti un proaktīvi, pieņemt pārdomātus lēmumus un uzņemties atbildību par savu darbu.
- Spēju strādāt patstāvīgi attālinātā darba vidē un sadarboties ar starptautisku komandu.
- Par priekšrocību tiks uzskatīta pieredze organizācijas pārvaldībā vai audita procesos, darbā ar noteiktam mērķim piešķirtu finansējumu vai partneriem paredzētām dotācijām, kā arī pieredze bezpeļņas organizācijā.
- Labas angļu valodas rakstiskās un mutiskās prasmes saziņai ar kolēģiem dažādās valstīs un pārskatu sagatavošanai.
