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QUI SOMMES-NOUS ?
DataOne conçoit, développe et exploite des AI Factories durables, en combinant énergie, infrastructure et intelligence artificielle à l’échelle industrielle.
Nous opérons des infrastructures numériques et énergétiques de grande envergure à l’international, avec des projets ambitieux conçus pour une performance opérationnelle à long terme.
Chez DataOne, nous sommes une entreprise de constructeurs et d’opérateurs : nous privilégions la réalité du terrain, l’efficacité et l’impact concret.
VOTRE RÔLE
En tant qu’Assistante Administrative Senior au sein du Département Juridique, vous jouez un rôle central dans la coordination administrative, documentaire et opérationnelle des activités du département. Vous apportez un support quotidien aux équipes juridiques et assurez la coordination avec les différentes fonctions de DataOne, notamment Finance, Procurement, RH, Operations et Construction. Polyvalente, rigoureuse et proactive, vous contribuez à l’organisation et au suivi des dossiers juridiques et corporate, des formalités administratives, licences, baux, prestataires externes, Purchase Orders, policies, templates et systèmes internes.
VOS PRINCIPALES MISSIONS
Coordination administrative & juridique
- Assurer la coordination administrative quotidienne du Département Juridique.
- Centraliser et suivre les demandes adressées au département.
- Coordonner les échanges avec les autres départements de DataOne.
- Assurer le suivi des actions jusqu’à leur finalisation et effectuer les relances nécessaires.
- Organiser et maintenir les dossiers juridiques et corporate.
- Participer à l’amélioration et à la standardisation des processus administratifs.
Gestion documentaire & Legal Library
- Assurer l’enregistrement, le classement, l’archivage et la mise à jour des documents juridiques.
- Garantir une organisation et une nomenclature cohérentes des dossiers.
- Suivre les documents en attente de signature ou de validation.
- Préparer les documents pour signature électronique et assurer leur archivage.
- Maintenir les registres et bases documentaires du Département Juridique.
- Gérer et mettre à jour la Legal Library de DataOne.
- Assurer la conservation des contrats signés, avenants, documents corporate, licences, assurances, baux et autres documents juridiques.
Policies, procédures & templates
- Maintenir la bibliothèque des policies, procédures, formulaires et templates.
- Assurer le suivi des versions approuvées et de leurs mises à jour.
- Coordonner la diffusion des nouvelles versions.
- Maintenir les dates d’approbation, d’entrée en vigueur et de révision.
- Assurer la mise en forme et la standardisation des documents selon les standards DataOne.
Licences, permis & formalités administratives
- Assurer le suivi administratif des licences, autorisations, permis et registrations.
- Maintenir un registre des licences et autorisations applicables aux différentes entités.
- Suivre les échéances et renouvellements.
- Collecter les documents nécessaires aux demandes et dépôts.
- Coordonner avec les administrations, autorités et prestataires spécialisés.
- Assurer le suivi des demandes jusqu’à leur finalisation.
Gestion des leases & locaux
- Maintenir une base de données des leases, baux, bureaux, sites et engagements immobiliers.
- Centraliser les baux signés, avenants et renouvellements.
- Suivre les principales échéances administratives.
- Coordonner avec les bailleurs, property managers, agents immobiliers et autres prestataires.
- Accompagner administrativement les ouvertures, renouvellements, modifications ou fermetures de bureaux et sites.
Gestion des prestataires externes
- Identifier et rechercher des cabinets d’avocats, notaires, experts, traducteurs, consultants et autres prestataires spécialisés.
- Organiser les prises de contact et collecter les propositions, devis, engagement letters et documents KYC.
- Assurer le suivi administratif de l’onboarding des prestataires.
- Maintenir une base de données des cabinets et prestataires.
- Coordonner les échanges documentaires avec les conseils externes.
Purchase Orders & coordination Procurement / Finance
- Préparer et coordonner les demandes de Purchase Orders du Département Juridique.
- Assurer leur suivi jusqu’à validation.
- Vérifier la présence des devis, approbations et justificatifs.
- Coordonner avec Procurement et Finance.
- Assurer le rapprochement administratif entre PO, contrats, devis, engagement letters et factures.
- Maintenir un suivi des dépenses et prestataires externes.
Support Corporate, Compliance & Assurances
- Assister dans la préparation des documents nécessaires aux formalités corporate.
- Maintenir à jour les informations administratives des différentes sociétés.
- Organiser les certifications, légalisations, apostilles et traductions.
- Coordonner avec les corporate service providers.
- Participer aux formalités liées aux créations d’entités, changements de dirigeants ou d’adresses et renouvellements.
- Centraliser les polices et certificats d’assurance.
- Participer à la collecte des documents KYC/KYB et aux dossiers nécessaires aux audits, appels d’offres ou questionnaires partenaires.
Support administratif general
- Préparer et mettre en forme les courriers, documents, tableaux, dossiers et présentations.
- Organiser les réunions et préparer la documentation associée.
- Assurer le suivi administratif des actions décidées.
- Gérer les courriers, coursiers et livraisons de documents.
- Coordonner les traductions, certifications, légalisations et apostilles.
- Assurer toute autre mission administrative nécessaire au bon fonctionnement du Département Juridique.
Requirements
PROFIL RECHERCHÉ
- Formation Bac+3 à Bac+5 en droit, administration, gestion, management, commerce ou domaine équivalent.
- Expérience significative en tant qu’Assistante Administrative Senior, Legal Assistant, Legal Administrative Assistant, Paralegal Coordinator, Corporate Assistant, ou fonction similaire.
- Une expérience au sein d’un département juridique, cabinet d’avocats ou environnement corporate international est fortement appréciée.
- Excellente maîtrise de Microsoft Office et des outils bureautiques.
- À l’aise avec les outils de signature électronique, ERP, outils collaboratifs et systèmes de gestion documentaire.
- Capacité à gérer plusieurs sujets simultanément et à collaborer avec différents départements.
LANGUES
- Français courant, écrit et oral – indispensable
- Anglais courant, écrit et oral – indispensable
Vous devez être capable de rédiger des e-mails professionnels, d’échanger avec des cabinets d’avocats et partenaires internationaux, de comprendre des documents juridiques et administratifs et de participer à des réunions dans les deux langues.
COMPÉTENCES CLÉS
- Excellente organisation et grande rigueur documentaire.
- Sens du détail et gestion efficace des priorités.
- Autonomie, proactivité et esprit d’initiative.
- Excellentes capacités de coordination et de suivi.
- Très bonnes qualités rédactionnelles en français et en anglais.
- Sens élevé de la confidentialité.
- Capacité à manipuler des informations sensibles et juridiques.
- Esprit pratique, orienté solutions.
- Persévérance dans le suivi et les relances.
- Capacité à évoluer dans un environnement international, transverse et en forte croissance.
Benefits
POURQUOI REJOINDRE DATAONE ?
- Rejoindre une entreprise internationale en forte croissance au cœur du développement des AI Factories et infrastructures numériques de nouvelle génération.
- Occuper un rôle transverse au contact de nombreuses fonctions et entités internationales.
- Travailler sur des sujets variés couvrant le Legal, Corporate, Compliance, Procurement et l’administration générale.
- Évoluer dans un environnement dynamique où l’autonomie, la rigueur et la prise d’initiative sont valorisées.
- Contribuer directement à la structuration et à l’efficacité du Département Juridique de DataOne
