The posting
Administratief medewerker - Patrimonium
Werken voor Groep Dilbeek is bouwen aan de toekomst. Elke dag maak jij het verschil voor de burger, je collega’s en jezelf! Elk van ons heeft een impact op onze dienstverlening en je krijgt de kans om jezelf te ontwikkelen en anderen te inspireren. Gaan we er samen voor?
Als administratief medewerker binnen het team Patrimonium ben je een onmisbare schakel in de dagelijkse werking van het team. Je zorgt voor een nauwkeurige administratieve ondersteuning en draagt actief bij aan een efficiënte dienstverlening. Je signaleert kansen om processen te verbeteren en neemt initiatief om onze werking en dienstverlening voortdurend verder te optimaliseren.
Een greep uit jouw verantwoordelijkheden:
- Je beheert de algemene mailbox en zorgt ervoor dat inkomende vragen en meldingen correct worden behandeld. Je verwijst berichten door naar de juiste collega of formuleert zelf een passend antwoord.
- Je verzorgt de telefonische onthaalfunctie en staat klanten en partners professioneel te woord.
- Je biedt algemene administratieve ondersteuning, onder meer bij de opvolging van overheidsopdrachten, het opmaken en versturen van gunningsbrieven, het aanmaken van bestelbonnen en het koppelen van vorderingsstaten aan facturen.
- Je volgt huur- en pachtovereenkomsten administratief op en zorgt voor het tijdig opmaken van facturen.
- Je staat in voor het digitaliseren, klasseren en archiveren van documenten, zodat informatie vlot terug te vinden is.
Je bent een positieve en geëngageerde collega die graag initiatief neemt en de handen uit de mouwen steekt. Je ziet werk liggen, springt bij waar nodig en streeft steeds naar een kwaliteitsvol resultaat. Nauwkeurigheid en een gestructureerde aanpak zijn voor jou vanzelfsprekend.
Je communiceert vlot, zowel mondeling als schriftelijk, en hebt aandacht voor een correct taalgebruik. Dankzij je klantgerichte ingesteldheid bouw je gemakkelijk professionele contacten op met collega's, burgers, leveranciers en andere partners. Je staat stevig in je schoenen en kan je standpunt op een heldere en respectvolle manier overbrengen.
Daarnaast werk je vlot met courante softwaretoepassingen zoals Outlook, Word en Excel.
Voorwaarden:
Je beschikt minstens over een einddiploma van het secundair onderwijs of daarmee gelijkgesteld onderwijs. Een bachelordiploma in een administratieve richting is een pluspunt.
Indien er meer dan 20 kandidaten solliciteren, organiseren wij een pre-selectie. We weerhouden dan enkel de sollicitanten die kunnen aantonen dat ze min. 2 jaar ervaring hebben in een job waar administratief werk de hoofdtaak was en bestond uit:
- Back-office klantencontact (mailbeheer, telefonisch contact) en documentbeheer
of
- Back-office klantencontact (mailbeheer, telefonisch contact) en het opvolgen van contracten en facturen
