The posting
Pillar is een jong en dynamisch bedrijf dat zich specialiseert in het beheer en de verhuur van residentieel vastgoed voor professionele vastgoedinvesteerders en eigenaars. We begeleiden onze klanten bij het volledige verhuur- en beheerproces en streven daarbij naar een kwalitatieve dienstverlening, een efficiënte organisatie en een persoonlijke aanpak.
Om ons team verder te versterken, zijn we op zoek naar een administratief medewerker die instaat voor het telefonisch onthaal, de dagelijkse planning en de administratieve ondersteuning van onze verhuuractiviteiten en technische interventies.
1. Telefonisch onthaal en communicatie
- Je verzorgt het telefonisch onthaal en bent het eerste aanspreekpunt voor huurders, kandidaat-huurders, eigenaars en externe partners.
- Je behandelt inkomende oproepen op een professionele en klantvriendelijke manier.
- Je beantwoordt praktische vragen waar mogelijk en zorgt voor een correcte doorverwijzing naar de juiste collega.
- Je volgt inkomende e-mails en administratieve vragen op en waakt over een vlotte communicatie.
2. Planning en organisatie van verhuuractiviteiten
- Je beheert en coördineert de agenda's van het verhuurteam.
- Je plant bezoeken met kandidaat-huurders en stemt afspraken af met collega's, huurders en externe makelaars.
- Je organiseert afspraken voor plaatsbeschrijvingen, sleuteloverdrachten en andere praktische momenten binnen het verhuurproces.
3. Planning en opvolging van technische interventies
- Je neemt meldingen van technische problemen aan en registreert deze correct in het beheersysteem.
- Je plant technische interventies in bij externe aannemers, technici en onderhoudspartners.
- Je stemt afspraken af met huurders, technische property managers en uitvoerende partijen.
- Je volgt de planning van interventies op en informeert de betrokken partijen over de gemaakte afspraken en eventuele wijzigingen.
- Je bewaakt de administratieve opvolging van werkopdrachten en controleert of interventies werden uitgevoerd.
4. Administratieve ondersteuning van het verhuurteam
- Je ondersteunt verhuurmedewerkers bij de voorbereiding en administratieve verwerking van verhuurdossiers.
- Je verzamelt, verwerkt en klasseert documenten en gegevens.
- Je volgt kandidaat-huurders en lopende verhuurdossiers administratief op.
- Je ondersteunt bij het opstellen en verwerken van huurovereenkomsten en bijhorende documenten.
- Je voert gegevens correct en tijdig in de interne beheersystemen in.
- Je denkt actief mee over het verbeteren en digitaliseren van administratieve processen.
We zoeken een enthousiaste en gestructureerde collega die energie haalt uit organiseren, communiceren en ondersteunen.
Je herkent jezelf in het volgende profiel:
- Je beschikt over een administratieve opleiding of gelijkwaardige ervaring.
- Je hebt bij voorkeur ervaring in een administratieve, plannings- of onthaalfunctie. Ervaring in de vastgoedsector of in de coördinatie van technische interventies is een pluspunt.
- Je communiceert vlot en professioneel, zowel telefonisch als schriftelijk.
- Je bent klantvriendelijk, hulpvaardig en stressbestendig.
- Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en zelfstandig.
- Je kunt vlot schakelen tussen verschillende taken en weet prioriteiten te stellen.
- Je bent organisatorisch sterk en houdt ervan om afspraken en dossiers op te volgen tot alles correct is afgehandeld.
- Je bent vertrouwd met courante digitale toepassingen en leert snel nieuwe software aan.
- Je hebt een goede kennis van het Nederlands, Frans en Engels.
