The posting
En tant qu'agent(e) administratif(ve) au service Population, je suis chargé(e) de soutenir administrativement l'exécution des objectifs du service. Je représente l'administration en donnant une bonne image et en assurant un service de qualité pour tous les citoyens accueillis au guichet. J'assure le suivi de dossiers simples selon les prescrits réglementaires, dans le respect des délais.
Taches
- Accueillir, informer et orienter les citoyens au guichet
- Assurer le suivi de dossiers administratifs simples (cartes d'identité, passeports, permis de conduire, ...)
- Centraliser, encoder, classer et archiver les données au Registre national
- Vérifier les données sur les documents reçus et contrôler l'authenticité et la validité des documents
- Expliquer le déroulement des procédures et transmettre les décisions prises par les instances officielles
- Délivrer les documents et assurer le suivi des dossiers dans le respect des échéances prescrites
- Gérer les appels téléphoniques et les mails, prendre note des demandes et les transmettre
- Rassembler les documents et informations nécessaires à la préparation et au traitement des dossiers (gestion des données personnelles des citoyens au Registre national)
- Apporter un soutien logistique au service et travailler de manière indépendante au guichet
Condition
Etre titulaire d'un Certificat de l'Enseignement Secondaire Supérieur (CESS).
Compétences comportementales
- Agir avec intégrité et professionnalisme : sens du service public, respect des normes de bonnes pratiques, primauté de l'intérêt général, traitement équitable et courtois des citoyens
- Faire preuve d'assertivité : garder son calme face à un interlocuteur agressif ou peu respectueux, faire face aux tentatives d'intimidation ou de manipulation, maîtriser les techniques de gestion de l'agressivité
- Analyser : examiner et structurer l'information disponible, poser des questions précises, vérifier l'exactitude des données, établir un lien avec des situations déjà traitées
- Coopérer : travailler avec les collègues à la réalisation des objectifs communs, partager l'information, se montrer solidaire
- Être orienté résultats : assumer la responsabilité de son travail, agir de manière autonome, viser la qualité
- Structurer son travail : respecter les priorités et les délais, organiser ses activités de manière méthodique
- S'adapter : faire preuve de polyvalence, accepter de nouvelles missions, intégrer rapidement les nouvelles procédures
- Communiquer : donner une information correcte et complète, aller à l'essentiel, adapter son langage à son interlocuteur
Compétences techniques
- Bonne connaissance des réglementations relatives au Registre national, aux passeports, aux cartes d'identité et, idéalement, aux permis de conduire, ainsi qu'une connaissance générale du règlement communal et de la législation applicable
- Maîtrise des applications bureautiques (Outlook, Word, Excel) et aptitude à se former aux logiciels spécifiques (Saphir, Belpic, Belpas, Mercurius)
- Aisance dans l'utilisation du matériel spécifique (pack biométrique, scanner)
- Bonne maîtrise du français et du néerlandais, à l'oral comme à l'écrit
- Contrat à durée indéterminée (38/38h)
- Une rémunération correspondant au barème d'une fonction de niveau C dans les administrations locales bruxelloises
- Chèques-repas (8€/jour)
- Un large éventail de formations
- Un accès facile via les transports en commun
- Remboursement des transports en commun (100%)
- Un régime de congés attractif
- Une assurance hospitalisation
Égalité des chances et diversité
L'administration communale de Berchem-Sainte-Agathe attache une grande importance à la diversité en garantissant l'égalité des chances, de traitement et d'accès aux sélections pour tous ses candidats. Avec la possibilité de travailler au sein d'un environnement où chacun peut s'épanouir pleinement et valoriser au mieux ses talents et compétences. Le service RH veille à une procédure de sélection objective sur base des compétences, quels que soient l'âge, le sexe, l'origine ethnique, le handicap, les convictions religieuses ou l'identité culturelle.
Nous encourageons les personnes en situation de handicap à postuler. Nous tiendrons compte des éventuelles adaptations nécessaires tant en ce qui concerne la procédure de recrutement que de l'intégration au sein de l'administration.
