The posting
Als Office Manager neem je een centrale rol op binnen de organisatie en zorg je ervoor dat alles administratief vlot en correct verloopt. Je bent de schakel tussen verschillende diensten en ondersteunt de directie en bestuursorganen op professioneel niveau.
Je verantwoordelijkheden omvatten onder andere:
- Het organiseren en coördineren van de dagelijkse werking van het secretariaat.
- Het aansturen, motiveren en begeleiden van een team van administratieve medewerkers en schoonmaakmedewerkers.
- Waken over een efficiënte, kwaliteitsvolle en klantgerichte dienstverlening voor zowel interne als externe contacten.
- Het analyseren, beschrijven en optimaliseren van administratieve processen en hierbij projecten in goede banen leiden.
- Het voorbereiden van vergaderingen, opstellen van agenda's en verzorgen van een correcte verslaggeving en opvolging van beslissingen.
- Het controleren van documenten op juridische en administratieve correctheid.
- Het onderhouden van contacten met externe instanties rond administratieve dossiers.
- Het coördineren van aankoopdossiers en ondersteunen van collega's bij aankoopprocedures en overheidsopdrachten.
- Het opvolgen van dossiers van aanvraag tot gunning, alsook het beheren en opvolgen van contracten.
Voor deze functie zoeken we een sterke organisator die mensen kan coachen en tegelijk het overzicht bewaart.
Daarnaast herken je jezelf in volgende punten:
- Je beschikt over een bachelordiploma, bij voorkeur binnen bestuurskunde, publiek management of een relevante richting.
- Je hebt minstens 5 jaar relevante ervaring binnen administratie, secretariaatswerking of een gelijkaardige omgeving.
- Je bent een coachende leidinggevende die medewerkers motiveert en ondersteunt in hun groei.
- Je werkt gestructureerd, stelt prioriteiten en bewaakt deadlines nauwgezet.
- Je bent communicatief sterk, zowel mondeling als schriftelijk.
- Je hebt oog voor detail en gaat nauwkeurig te werk.
- Je denkt oplossingsgericht en neemt initiatief wanneer je opportuniteiten ziet.
- Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie en handelt steeds integer.
- Je hebt een goed inzicht in administratieve processen.
- Kennis van overheidsopdrachten is een plus of je bent bereid je hierin verder te verdiepen.
- Je bent vlot met courante softwaretoepassingen.
- Ervaring met digitale tools zoals Cobra, 3P, notuleren, dossierbeheer of procesoptimalisatie vormt een extra troef.
