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Description du poste
Responsabilités principales
1. Administratif
- Assurer le traitement des dossiers relevant du domaine de responsabilité concerné.
- Gérer les inscriptions, annulations et modifications.
- Assurer le suivi des décisions, informer les demandeurs de l'avancement de leurs dossiers et préparer les rapports de synthèse correspondants.
- Gérer les alertes SMS.
2. Communication
- Servir d'interface avec les parties prenantes et les partenaires (parents, compagnies de bus, etc.).
- Assurer la communication interne entre les membres de l'équipe et la communication externe avec les parties prenantes (suivi des e-mails, des demandes téléphoniques et de la correspondance).
- Analyser et synthétiser les problématiques liées au service concerné, et proposer/apporter une réponse adaptée.
- Informer les parents en cas de retard ou d'annulation de bus.
3. Soutien logistique et organisationnel
- Gérer les absences et les remplacements des accompagnateurs de bus.
- Assurer le suivi des prestations des accompagnateurs de bus.
- Assurer le suivi des prestations des compagnies de bus.
- Apporter un soutien administratif et logistique.
- Effectuer la saisie de données, la mise en forme de documents, la préparation de tableaux Excel, la gestion des agendas, la correspondance, le classement, la constitution de dossiers, l'accueil des visiteurs internes et externes, et le soutien aux réunions.
- Assurer le remplacement ponctuel du/de la Responsable Transport (assistance occasionnelle).
Compétences et qualifications
- Diplôme d'enseignement supérieur ou expérience professionnelle équivalente.
- Maîtrise approfondie du français et très bonne connaissance de l'anglais; des compétences oral et rédactionnelles en français et en anglais sont requises. Toute autre langue constitue un atout.
- Maîtrise des outils informatiques : Excel, Access, Word et Outlook, Google Maps, ainsi qu'un système interne après formation.
- La connaissance du milieu scolaire est appréciée. La familiarité avec la structure, l'organisation, l'environnement et les parties prenantes de l'APEEE constitue un avantage.
- Une première expérience en gestion d'équipe est indispensable.
Soft skills :
- Proactif(ve), capable de travailler de manière autonome et sur sa propre initiative, ainsi qu'en équipe.
- À l'aise dans un environnement multiculturel.
- Capacité à travailler sous pression, réactivité et résistance au stress.
- Écoute empathique et compétences en communication non violente.
- Polyvalent(e), disponible, flexible et assertif(ve).
Ce que nous offrons
- Contrat à durée déterminée d'un an, à temps plein, avec possibilité de prolongation en contrat à durée indéterminée.
- Un salaire compétitif dans un environnement de travail convivial et accueillant.
- Un poste varié, combinant service client, gestion du personnel et logistique.
- Avantages extralégaux : participation partielle aux frais de transport en commun, repas, assurance de groupe, éco-chèques, congés payés, prime de fin d'année (13e mois) et pécule de vacances.
