The posting
Een volle agenda, een dringend verzoek of een afspraak die op het laatste moment verandert? Jij houdt het overzicht en weet wat voorrang heeft. Als bestuurssecretaresse bij gemeente Zwolle ondersteun je de burgemeester en wethouders. Je zorgt dat afspraken goed worden gepland, verzoeken worden opgepakt en bestuurders zich kunnen richten op hun werkzaamheden.
Je werkt zelfstandig in een dynamische bestuurlijke omgeving. Je schakelt snel tussen verschillende bestuurders, dossiers en prioriteiten. Daarbij denk je vooruit, signaleer je wat nodig is en stem je af met bestuursadviseurs en communicatieadviseurs.
Jouw werkzaamheden:
• Je beheert complexe agenda's van bestuurders en plant afspraken met oog voor prioriteiten en bestuurlijke belangen. • Je beheert mailboxen, stelt prioriteiten en handelt binnenkomende berichten en verzoeken zelfstandig af. • Je beantwoordt telefoontjes en bent het eerste aanspreekpunt voor vragen en afspraken. • Je stelt conceptantwoorden op en stemt deze af met bestuursadviseurs en communicatieadviseurs. • Je verwerkt vertrouwelijke informatie zorgvuldig en houdt overzicht over openstaande acties en afspraken. • Je beheert vergaderstukken en plaatst deze in iBabs. • Je signaleert bestuurlijke ontwikkelingen en speelt hier tijdig op in.
Je werkt 32 tot 36 uur per week, waarschijnlijk van dinsdag tot en met vrijdag. Je werkt tussen 08.30 en 17.00 uur. Je start zo snel mogelijk voor een periode van 2 tot 4 maanden, met kans op verlenging.
Functie-eisen: Jij bent een ervaren bestuurssecretaresse die zelfstandig aan de slag kan. Je ziet wat er moet gebeuren, denkt vooruit en houdt het hoofd koel wanneer meerdere zaken tegelijk aandacht vragen. Je bent communicatief sterk, discreet en weet hoe je omgaat met verschillende belangen binnen een bestuurlijke omgeving.
Verder heb je:
• Minimaal mbo+/hbo werk- en denkniveau en een relevante opleiding. • Ruime ervaring als managementassistent binnen een bestuurssecretariaat of een vergelijk
