The posting
Jij ziet wat nodig is, vaak voordat iemand erom vraagt. Je maakt ruimte in een volle agenda, zorgt dat vergaderstukken op tijd klaarstaan en helpt contacten snel verder. Als bestuurssecretaresse ondersteun je één lid van het College van Bestuur (CvB). Ook werk je voor het college als geheel en de bestuurssecretarissen. Zo draag jij direct bij aan een goed georganiseerd bestuur van de hogeschool.
Jouw werkzaamheden:
• Je beheert de agenda en mailbox van een bestuurslid en stemt afspraken zorgvuldig af. • Je verwelkomt bezoekers en helpt interne en externe contacten via telefoon en e-mail. • Je zorgt dat deelnemers hun vergaderstukken op tijd ontvangen en schrijft of redigeert brieven en andere berichten. • Je maakt jaarplanningen voor vergaderingen en bijeenkomsten en brengt alle afspraken bij elkaar. • Je bereidt samen met de bestuurssecretarissen vergaderingen voor, notuleert en verzorgt de afronding. Denk aan vergaderingen van het CvB, directeurenoverleggen en de Raad van Toezicht. • Je denkt mee over project- en procesondersteuning en doet voorstellen om de administratieve en secretariële werkzaamheden te verbeteren.
Je werkt 32 uur per week en start zo snel mogelijk. De functie loopt tot en met 18 december 2026, met grote kans op verlenging. Er zijn geen vaste werkdagen bepaald. Je werkt voornamelijk op kantoor aan het Museumpark in Rotterdam. Thuiswerken is beperkt
Functie-eisen: Een volle agenda en verschillende verzoeken tegelijk? Jij blijft rustig en weet wat voorrang heeft. Je denkt vooruit, werkt nauwkeurig en regelt zaken graag goed voor anderen. Je pakt makkelijk de telefoon en schrijft heldere berichten. Of je nu spreekt met een bestuurder, directeur, stagiair of collega: jij kiest de juiste toon. Je voelt je thuis in een formele bestuurlijke omgeving, stelt je flexibel op en helpt je team wanneer dat nodig is. Nieuwe systemen maak je snel eigen.
Verder heb je:
• Hbo-werk- en denkniveau, aantoonbaar door een relevante opleiding en relevant
