The posting
Ortho Tervuren · Tervuren · Voltijds of 4/5
Neem jij graag de leiding over de dagelijkse organisatie? Zorg jij dat een team, een planning en alle praktische details goed op elkaar aansluiten?
Ortho Tervuren is een kleinschalige, moderne praktijk voor exclusieve orthodontie. Persoonlijke aandacht, hoogwaardige zorg en digitale innovatie staan bij ons centraal.
Ik ben Sofie Velghe, tandarts en praktijkhouder. Ik zoek een betrokken, daadkrachtige Clinic Manager die de dagelijkse organisatie van mijn praktijk in handen neemt. Zo kan ik me opnieuw meer richten op wat voor mij centraal staat: mijn patiënten en hun behandeling.
Je wordt mijn rechterhand en het vaste aanspreekpunt voor de praktische en organisatorische werking van de praktijk.
Jouw verantwoordelijkheid
Je zorgt dat de praktijk vlot draait. Je brengt structuur, stuurt bij waar nodig en volgt zaken op tot ze afgerond zijn. Binnen duidelijke afspraken krijg je de ruimte om zelfstandig beslissingen te nemen.
De dagelijkse werking en het team
- Je coördineert de dagelijkse praktijkorganisatie en houdt overzicht over de planning en bezetting.
- Je stemt af met het team, verdeelt organisatorische taken en bewaakt de opvolging.
- Je organiseert uurroosters, verlof en de samenwerking met externe diensten.
- Je signaleert knelpunten en werkt praktische oplossingen uit.
- Je bewaakt een warme, professionele en goed georganiseerde patiëntenervaring.
Administratie en opvolging
- Je beheert mijn agenda en bewaakt afspraken, prioriteiten en deadlines.
- Je coördineert de administratieve voorbereiding en opvolging van offertes en behandelvoorstellen.
- Je zorgt dat e-mails, WhatsApp-berichten en praktische patiëntvragen tijdig worden opgevolgd.
- Je bewaakt de opvolging van facturatie, betalingen en openstaande dossiers.
- Je onderhoudt contacten met leveranciers, labo’s, techniekers en andere partners.
- Je houdt bestellingen, voorraad en leveringen onder controle.
Verbetering en ontwikkeling
- Je helpt onze nieuwe praktijksoftware invoeren en zorgt dat het team er goed mee kan werken.
- Je maakt werkprocessen duidelijker en efficiënter.
- Je coördineert praktische projecten en ondersteunt onze praktijkcommunicatie en social media.
Aanvullende persoonlijke ondersteuning
Het grootste deel van je functie draait om de praktijk. Daarnaast help je me af en toe met persoonlijke planning en praktische organisatie, zoals afspraken regelen, reizen boeken, huishoudelijke hulp zoeken of een boodschap afhandelen. Ook daarmee help je rust en ruimte creëren in mijn agenda.
Ben jij iemand die vooruitdenkt, overzicht brengt en zaken geregeld krijgt?
Je hebt ervaring in praktijkmanagement, office management, operationele coördinatie of een vergelijkbare verantwoordelijke functie. Ook ervaring als senior personal assistant of leidinggevende in hospitality kan goed aansluiten.
Ervaring in een medische of tandheelkundige omgeving is geen must. Organisatietalent, verantwoordelijkheidsgevoel en het vermogen om mensen mee te krijgen zijn essentieel.
- Je neemt initiatief en durft de leiding te nemen.
- Je combineert overzicht met een praktische aanpak: je organiseert én voert uit.
- Je kunt een klein team duidelijk en respectvol aansturen.
- Je stelt prioriteiten en blijft rustig wanneer er veel tegelijk gebeurt.
- Je communiceert vriendelijk en kordaat met patiënten, collega’s en externe partners.
- Je bent discreet en gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie.
- Je spreekt vlot Nederlands,Frans en Engels. We werken met AI ondersteuning voor onze patienten communicatie, dus foutloos schrijven is minder belangrijk.
- Je werkt vlot met digitale tools en leert graag nieuwe systemen kennen.
- Je zoekt een duurzame samenwerking waarin vertrouwen en eigenaarschap centraal staan.
