The posting
Ninatrans is een transportbedrijf met internationale activiteiten en vestigingen in België, Nederland, Duitsland, Spanje, Tsjechië en het Verenigd Koninkrijk. Onze chauffeurs rijden 24/7, en dat maakt hun opvolging even belangrijk als de planning van de ritten zelf.
Waarom we deze functie creëren?
Bij Ninatrans staat of valt veel met onze chauffeurs. Zij zijn dagelijks onderweg, vaak ver van de thuisbasis, en verdienen een vast aanspreekpunt dat hen kent en dat zaken voor hen geregeld krijgt. Tegelijk willen we de opvolging van onze vloot - veiligheid, technische conformiteit en schade- professioneler en meer datagedreven aanpakken.
Daarom zoeken we iemand die dat structureel maakt, één vast aanspreekpunt tussen de chauffeurs, operations, de vloot, de garage en HR.
Wat je doet?
Nieuwe chauffeurs op weg zetten en opvolgen. Je voert het introductiegesprek met elke nieuwe chauffeur: boordcomputer, verwachtingen rond rijgedrag en verbruik, hoe schade en boetes worden afgehandeld, correct gebruik van laadklep, transpaletten en spanriemen, en onze gedragscode. Je begeleidt hen de eerste weken en gaat na drie maanden opnieuw in gesprek. Je koppelt tijdig terug aan HR, zodat we bijsturen voor de proefperiode afloopt.
Schade en boetes afhandelen. Je zoekt uit wie schade gereden heeft en legt de link met de chauffeur, samen met fleet, operations en de garage. Je verwerkt de instroom van boetes: bestuurder identificeren, toewijzen, registreren, terugkoppelen. Je bouwt een register op waaruit blijkt waar het patroon zit, en je volgt de chauffeurs op waarbij het terugkeert.
Keuringen bewaken. Je houdt een rollende planning bij van de vervaldata van trekkers en trailers, zorgt dat ze tijdig naar de keuring gaan, en spreekt operations aan wanneer dat in het gedrang komt.
Onderaannemers opvolgen. Je voert het introductiegesprek met onze charters en begeleidt hen. Je signaleert vaststellingen aan de verantwoordelijke binnen operations.
Systemen up-to-date houden. Je houdt het vloot beheers systeem en het tranport management systeem actueel en bewaakt de koppeling tussen chauffeur, voertuig en personeelsnummer. Je rapporteert maandelijks aan operations, fleet en directie: waar we staan, wat opvalt, wat er moet gebeuren.
Onze externe coachingpartner aansturen. Je bent het enige interne aanspreekpunt: je levert de data, stelt samen met operations de groep chauffeurs samen, regelt hun beschikbaarheid en bewaakt of de afgesproken resultaten er komen.
Hoe de job er in de praktijk uitziet?
Je werkt met dossiers, niet met een agenda vol coachingsessies. De structurele rijstijlcoaching besteden we uit aan een gespecialiseerde partner. Jouw gesprekken met chauffeurs hebben altijd een concrete aanleiding: iemand start, er is schade, er komt een boete binnen, er valt iets op in de cijfers. Kort, gericht en met een afspraak als resultaat.
Je volgt de kwaliteit op, je plant geen ritten. Dispatch en ritplanning blijven bij operations. Jij zorgt dat wat daarnaast blijft liggen - keuringen, shadedossiers, boetes, nieuwe chauffeurs - wél opgevolgd wordt.
Jij begeleidt en ondersteunt, HR en de leidinggevende zorgen voor de beslissing. Waar een maatregel nodig is, lever jij het onderbouwde dossier en nemen HR en de leidinggevende het over. Dat maakt je positie tegenover de chauffeurs een stuk werkbaarder.
Wie we zoeken:
- Je kent de transportsector en begrijpt het werk van een chauffeur. Rijervaring of rijbewijs CE is mooi meegenomen, geen vereiste.
- Je hebt ervaring in een administratieve of coördinerende rol binnen transport, fleet of een technische dienst.
- Je werkt vlot met systemen en cijfers. Excel is geen drempel, en je werkt je snel in in onze systemen.
- Je laat niets openstaan. Je registreert wat je afspreekt en je volgt op tot het rond is.
- Je durft een collega van een andere afdeling aanspreken wanneer iets blijft liggen, zonder de relatie te beschadigen.
- Je voert een correct en respectvol gesprek met een chauffeur over schade, boetes of gedrag.
- Nederlands vlot in woord en geschrift, Frans en Engels werkbaar. Andere talen zijn een plus.
