The posting
Je neemt de projectcoördinatie op voor een eigen klantenportefeuille. Concreet:
• Je bewaakt de voortgang van lopende projecten en dossiers, en je zorgt dat niets blijft liggen
• Je bent het aanspreekpunt voor je klanten en schakelt vlot met collega’s, freelancers en externe partners
• Je boekt en beheert de reizen van je klanten: vluchten, hotels, transfers en visa. Je volgt wijzigingen op, bewaakt de kosten en zorgt dat alles klopt voor vertrek
• Je voert de administratieve ondersteuning uit en volgt ze op: documentbeheer, databases, in- en uitgaande facturatie en voorbereiding voor de boekhouding
• Je ondersteunt specifieke dossiers zoals subsidieaanvragen, aankoopadministratie en HR-administratie
• Je bouwt en onderhoudt de werkomgeving van je klanten in Notion, en je houdt ze actueel
• Je detecteert waar het beter kan bij een klant, en je vertaalt dat naar een concreet voorstel of een nieuwe werkwijze
• Je werkt mee aan onze interne processen en tools, want wat we voor klanten doen, doen we ook voor onszelf
- Je hebt minstens drie jaar ervaring in projectcoördinatie, office management of administratieve ondersteuning, en je kan dat staven met referenties
- Je werkt vlot met digitale tools. Ervaring met Notion is een groot pluspunt, want dat is het platform waarin we werken. Heb je die ervaring nog niet, dan wil je er wel meteen in duiken
- Je hebt al reizen geboekt en opgevolgd voor anderen, of je ziet er meteen de logica van
- Je bent enthousiast. Je stapt met energie op een dossier af, en klanten voelen dat aan de telefoon
- Je bent leergierig. Nieuwe tools, nieuwe sectoren en nieuwe manieren van werken vind je interessant in plaats van lastig. Je vraagt door tot je het echt snapt
- Je houdt meerdere projecten en klanten tegelijk in de lucht zonder het overzicht te verliezen
- Je werkt nauwkeurig, je denkt vooruit en je wacht niet tot iemand je een taak toeschuift
- Je gaat discreet om met klantinformatie. Altijd
- Je trekt een dossier zelfstandig, maar je weet ook wanneer je iemand erbij haalt
- Je spreekt en schrijft vlot Nederlands en Engels. Frans of een andere taal is een plus
- Ervaring met Billit of een ander facturatieplatform is mooi meegenomen
- Je hebt onze waarden op de site gelezen en je herkent jezelf erin
