The posting
Als Finance & Administration Officer neem je een breed pakket aan financiële, personeelsgerelateerde en algemene administratieve werkzaamheden voor jouw rekening.
Je werkt nauw samen met collega’s, het management, de externe boekhouder en de CFO. Je volgt bestaande processen zelfstandig op, bewaakt de volledigheid van dossiers en zorgt ervoor dat toegewezen taken correct en tijdig worden afgewerkt.
Je verantwoordelijkheden:
- Verwerken en opvolgen van aankoopfacturen.
- Ondersteunen bij verkoopfacturatie en factuurvragen van klanten.
- Opvolgen van betalingen, waarborgen en financiële dossiers.
- Voorbereiden en controleren van informatie voor de externe boekhouder en CFO.
- Ondersteunen bij boekhoudkundige verrichtingen, controles en reconciliaties.
- Bewaken van de volledigheid en correctheid van financiële dossiers.
- Opvolgen van financiële en administratieve deadlines.
- Fungeren als back-up voor dagelijkse financiële processen.
- Voorbereiden en opvolgen van de maandelijkse loonverwerking.
- Samenwerken met het sociaal secretariaat.
- Beheren van arbeidscontracten en personeelsdocumentatie.
- Registreren en opvolgen van vakanties, afwezigheden en personeelsgegevens.
- Administratief en praktisch begeleiden van de in- en uitdiensttreding van medewerkers.
- Beantwoorden en opvolgen van praktische HR-vragen.
- Uitvoeren en opvolgen van algemene bedrijfsadministratie.
- Beheren van documenten, contracten en interne bestanden.
- Opvolgen van verzekeringen, abonnementen en leverancierscontracten.
- Regelen van praktische zaken rond personeel, bedrijfswagens, kantoor en leveranciers.
- Organiseren van teambuildings, interne evenementen en teamactiviteiten.
- Ondersteunen van de COO en CEO bij administratieve en praktische werkzaamheden.
- Voorbereiden van documenten, formulieren, registraties en vergaderingen.
- Regelen en opvolgen van afspraken met leveranciers en externe partners.
- Opladen van machineparken van nieuwe verhuurpartners in de interne systemen.
- Verwerken en controleren van Excel- en databestanden.
- Aanvullen en controleren van leveranciersgegevens.
- Actueel houden van interne systemen en administratieve dossiers.
- Administratief ondersteunen van de afdelingen Operations en Supply.
- Je beschikt idealiter over twee tot vijf jaar relevante werkervaring.
- Je hebt ervaring binnen Finance, administratie, accountancy, office support of een vergelijkbare brede functie.
- Je beschikt over een goede financiële en boekhoudkundige basiskennis.
- Je begrijpt begrippen zoals aankoopfacturen, verkoopfacturen, openstaande posten, betalingen, debet en credit.
- Je bent comfortabel met cijfers, facturen en financiële administratie.
- Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en betrouwbaar.
- Je kan taken zelfstandig uitvoeren en consequent opvolgen.
- Je bewaakt deadlines en zorgt ervoor dat dossiers volledig worden afgewerkt.
- Je gaat discreet om met financiële en personeelsgerelateerde informatie.
- Je communiceert professioneel met collega’s, klanten en leveranciers.
- Je kan commerciële geschillen met klanten en leveranciers oplossingsgericht behandelen.
- Je bent digitaal vaardig en leert snel met nieuwe systemen werken.
- Je bent bereid om financiële, HR-gerelateerde en algemene administratieve taken te combineren.
- Je voert ook terugkerende en routinematige werkzaamheden zorgvuldig uit.
- Je spreekt en schrijft vlot Nederlands en Engels.
- Kennis van het Frans is een sterke plus.
- Kennis van Duits, Spaans, Italiaans of andere Europese talen is een bijkomende troef.
- Je zoekt een hands-on ondersteunende functie en geen management- of zuivere boekhoudfunctie.
