The posting
- Je bent binnen de afdeling het eerstelijns-aanspreekpunt voor proffen, (post)doctorale onderzoekers, andere medewerkers, leveranciers, bezoekers, studenten en technici. Je verschaft hen de meest actuele informatie en adequate ondersteuning met betrekking tot hun financiële, HR, logistieke, administratieve en organisatorische vragen.
- Je beheert voor de afdeling de financiële verrichtingen. Je plaatst bestellingen en zorgt voor een correcte en tijdige afhandeling van de leveranciersfacturatie. Je bereidt de verkoopsfacturen voor en volgt de beroepskosten op. Bij dit alles volg je de voorgeschreven procedures en regelgeving van de KU Leuven.
- Je beheert tijdig de aanstellingen van personeel en verlengingen van contracten, en volgt deze dossiers verder op tot volledige afhandeling.
- Je volgt projecten op door periodieke controle van de werkings- en personeelsbudgetten en door ondersteuning bij tussentijdse - en eindrapporteringen. Je formuleert voorstellen aan de projectbeheerders over het optimaal inzetten van de beschikbare middelen rekening houdend met de aard van de financieringsbronnen, de projecteinddata en de regelgeving.
- Je verzorgt de logistieke ondersteuning bij de organisatie van projectvergaderingen, activiteiten en events, dienstreizen, workshops, …
- Vanuit je expertise analyseer en verbeter je de processen, maak je draaiboeken en werk je voorstellen uit. Je wijst medewerkers op de te volgen procedures, je schat zelf prioriteiten in, informeert de betrokken professoren proactief over hun planning en herinnert hen aan deadlines.
- Je maakt deel uit van een team van administratieve medewerkers in het departement en neemt taken op in het geheel van afdeling overschrijdende of overkoepelende opdrachten binnen het departement. Je fungeert als back-up voor de andere teamleden.
- Je werkt autonoom, bent verantwoordelijk en zoekt steeds op een proactieve manier naar pasklare oplossingen, je overlegt met je teamcollega’s, neemt contact met andere diensten en stakeholders voor afstemming.
- Je neemt deel aan het formele en informele administratieve overleg en aan het groepsoverleg binnen de afdeling CREaS en binnen het departement.
- Je hebt bij voorkeur een bachelordiploma of bent gelijkwaardig door ervaring. Je kunt idealiter terugblikken op enkele jaren ervaring als een financiële- en HR administratief medewerker met gelijkaardige administratieve, financiële en personeel gerelateerde opdrachten en verantwoordelijkheden.
- Je bent flexibel en kan snel inwerken in een nieuwe materie en in nieuwe software-omgevingen.
- Je hebt sterke communicatieve vaardigheden en bent vlot in de omgang.
- Je werkt efficiënt, nauwgezet en discreet.
- Je bent stressbestendig en proactief, je werkt volledig zelfstandig.
- Je kan je zowel mondeling als schriftelijk goed uitdrukken in het Nederlands en Engels.
- Je bent collegiaal, hebt een probleemoplossend vermogen en een klantgerichte houding.
- Je kan vlot werken met MS Office pakketten (Word, Excel, Powerpoint, Teams ...).
- Kennis van SAP is een pluspunt.
