The posting
Salenco Holding is de familiale holding . Naast onze operationele bedrijven beheren we een vastgoedportefeuille met residentiële panden en projectgronden in West-Vlaanderen en daarbuiten. Die portefeuille wordt de komende jaren actief afgebouwd: panden worden verkocht, huurcontracten lopen af of worden overgedragen, projecten worden afgewerkt of verkocht. Dat vraagt iemand die de administratie strak opvolgt, het kantoor draaiende houdt en de directie ontlast.
We zoeken daarvoor een halftijdse, zelfstandige collega die graag het overzicht bewaart en er niet van wakker ligt dat er niet altijd iemand anders op kantoor is.
Wat je doet
Huurcontracten en panden
- Je volgt de lopende huurcontracten op: indexeringen, opzeggingen, verlengingen, waarborgen en plaatsbeschrijvingen.
- Je bent het eerste aanspreekpunt voor huurders, syndici en vastgoedmakelaars en houdt de contactgegevens en dossiers up-to-date.
- Je bereidt de administratie voor bij verkoop van een pand (documenten voor notaris en makelaar, EPC, keuringen, afrekening huurwaarborg) en volgt de timing op.
- Je houdt een eenvoudig overzicht bij van welke panden verhuurd, in verkoop of verkocht zijn, en signaleert deadlines tijdig aan de directie.
Kantoorbeheer
- Je beheert de inkomende post en mailbox, klasseert documenten en zorgt dat facturen en contracten correct terechtkomen bij de boekhouding.
- Je volgt leveranciers, verzekeringen, nutsvoorzieningen en abonnementen van het kantoor op.
- Je bereidt vergaderingen voor en zorgt dat het kantoor ordelijk en werkbaar blijft.
Agenda en reizen
- Je plant afspraken en vergaderingen in voor de directie en bewaakt de agenda.
- Je boekt reizen (vluchten, hotels, wagens) en zorgt voor een sluitende reisplanning.
Wie we zoeken
- Je hebt een bachelor of gelijkwaardig door ervaring, bij voorkeur in office management, vastgoedadministratie of een syndickantoor.
- Je werkt graag alleen en zelfstandig: je hebt geen dagelijkse sturing nodig, stelt je eigen prioriteiten en trekt zelf aan de bel als iets vastloopt.
- Je bent discreet en betrouwbaar; je werkt met vertrouwelijke dossiers van een familiale holding.
- Je bent nauwkeurig en gestructureerd, met een gezonde drang om zaken af te werken.
- Je communiceert vlot in het Nederlands, mondeling en schriftelijk; Frans is een troef voor contacten met huurders en notarissen.
- Je werkt vlot met Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, Teams) en pikt nieuwe tools snel op.
- Kennis van de Vlaamse huurwetgeving (Vlaams Woninghuurdecreet, indexering) is een pluspunt, geen vereiste.
