The posting
Ben jij een ervaren leidinggevende die graag mensen samenbrengt, overzicht bewaart en administratieve processen verbetert? Weet je medewerkers te ondersteunen, samenwerking te stimuleren en structuur te brengen in een organisatie met verschillende diensten en locaties?
Bij de Orde van Architecten – Vlaamse Raad krijg je de kans om een belangrijke rol te spelen in de verdere ontwikkeling en professionalisering van de administratieve werking.
Jouw rol
Als Hoofd Administratieve Werking maak je deel uit van het managementteam en ben je verantwoordelijk voor de aansturing en coördinatie van de administratieve en juridische medewerkers binnen de provinciale raden. Je rapporteert aan de secretaris-generaal.
Je begeleidt medewerkers in hun dagelijkse werking, stimuleert de samenwerking tussen de verschillende provincies en draagt bij aan een efficiënte en waar mogelijk uniforme aanpak.
Daarnaast fungeer je als back-up voor de verantwoordelijken van IT, HR en boekhouding bij hun afwezigheid. Je helpt de continuïteit van deze diensten te bewaken, met respect voor hun eigen verantwoordelijkheden en expertise.
Je werkt nauw samen met de secretaris-generaal, de betrokken diensten en de verschillende bestuursorganen en draagt bij aan de verdere verbetering van de interne werking.
Jouw verantwoordelijkheden
1. Leidinggeven en organisatie
- Je stuurt de administratieve en juridische medewerkers binnen de provinciale raden aan, begeleidt hen in hun ontwikkeling en stimuleert een constructieve samenwerking.
- Je organiseert de dagelijkse werking, stelt prioriteiten en bewaakt de voortgang en kwaliteit van de werkzaamheden.
- Je zorgt voor een duidelijke taakverdeling en een gestructureerde opvolging.
- Je voert functionerings- en evaluatiegesprekken en ondersteunt medewerkers in hun professionele ontwikkeling.
- Je bevordert de kennisdeling en samenwerking tussen de verschillende provincies.
2. Coördinatie en administratieve werking
- Je bewaakt de kwaliteit, efficiëntie en continuïteit van de administratieve processen binnen de provinciale raden.
- Je neemt initiatief om bestaande werkmethodes en processen verder te verbeteren en waar mogelijk te uniformiseren.
- Je ondersteunt de verdere digitalisering en optimalisatie van administratieve werkprocessen.
- Je draagt bij aan een gestructureerd document- en archiefbeheer.
- Je signaleert knelpunten en werkt samen met de betrokken diensten aan praktische verbeteringen.
3. Ondersteuning van IT, HR en boekhouding
- Je fungeert als back-up bij afwezigheid van de verantwoordelijken van IT, HR en boekhouding, met respect voor hun eigen expertise en verantwoordelijkheden.
- Je ondersteunt waar nodig de continuïteit van de dagelijkse werking en zorgt voor de opvolging of afstemming van dringende zaken.
- Je bevordert de samenwerking en informatie-uitwisseling tussen de verschillende diensten.
4. Samenwerking en projecten
- Je werkt nauw samen met de secretaris-generaal en de verschillende bestuursorganen.
- Je neemt deel aan projecten en werkgroepen rond administratieve vereenvoudiging, digitalisering en procesverbetering.
- Je vertaalt relevante organisatorische en beleidsmatige beslissingen naar concrete acties en volgt de uitvoering ervan op.
Jouw profiel
- Je beschikt over relevante ervaring in een coördinerende of leidinggevende functie, bij voorkeur binnen een organisatie met verschillende diensten of vestigingen.
- Je hebt ervaring met het aansturen en begeleiden van medewerkers en weet een team te motiveren en te ondersteunen.
- Je hebt inzicht in administratieve en organisatorische processen en voldoende affiniteit met IT, HR en financiële processen om de continuïteit ervan mee te ondersteunen.
- Je werkt gestructureerd, stelt prioriteiten en behoudt het overzicht, ook wanneer verschillende dossiers gelijktijdig lopen.
- Je communiceert helder, gaat discreet om met vertrouwelijke informatie en draagt bij aan een collegiale en professionele werkomgeving.
- Je beheerst het Nederlands uitstekend. Een goede kennis van het Frans is een pluspunt, onder meer voor de samenwerking met de Waalse Raad.
Overtuigd van deze vacature?
Wil jij jouw leidinggevende en organisatorische ervaring inzetten bij de Orde van Architecten – Vlaamse Raad?
Dan maken we graag kennis met jou!
Bezorg ons jouw cv en motivatiebrief via [email protected].
