The posting
Ben jij een administratief talent met een sterke interesse in HR en internationale tewerkstelling? Voor de UGent zijn wij op zoek naar een ad interim dossierbeheerder aanwervingsadministratie & single permits. In deze rol vorm jij de administratieve spil bij de instroom van (internationale) nieuwe medewerkers. Je komt terecht in een dynamische, professionele omgeving waar je nauw samenwerkt met HR-collega's om het aanwervingsproces vlekkeloos en conform de wetgeving te laten verlopen. Dit is een opdracht voor een periode van een jaar.
Ben jij accuraat, communicatief sterk en klaar voor een boeiende tijdelijke uitdaging?
Solliciteer dan zeker verder via de link. Heb je bijkomende vragen neem dan zeker contact met ons op via [email protected] of bel ons op 09 224 10 30.
- Je hebt relevante ervaring binnen personeels- of HR-administratie, bij voorkeur met de opvolging van aanwervings- of aanstellingsdossiers.
- Je hebt aantoonbare, praktische ervaring met het aanvragen en opvolgen van single permits in Belgie. Je kent de vereiste documenten, de procedures en de cruciale termijnen, waardoor je standaarddossiers volledig zelfstandig kan afhandelen.
- Je beschikt over een goede basiskennis van de administratieve regelgeving rondom verblijf en tewerkstelling van niet-EER-medewerkers. (Bredere ervaring met internationale tewerkstelling is een absolute troef!)
- Je kan vlot overweg met digitale administratieve systemen, in het bijzonder met SAP, en hebt een uitstekende kennis van Microsoft Office.
- Je bent communicatief sterk en kan je zowel mondeling als schriftelijk vlot uitdrukken in het Nederlands en het Engels.
- Je maakt je complexe administratieve procedures snel eigen en werkt moeiteloos met vaste processen, checklists en deadlines.
- Nauwkeurigheid zit in je DNA: je werkt gestructureerd, dossiergericht en je pikt ontbrekende of tegenstrijdige informatie er feilloos uit.
- Je bent stressbestendig, bewaart makkelijk het overzicht wanneer meerdere dossiers tegelijk lopen en je kan prioriteiten stellen op basis van urgentie.
- Je bent uiterst discreet met persoonsgegevens (GDPR), klantgericht naar een internationale doelgroep toe en je weet precies wanneer je een complex of afwijkend dossier moet escaleren.
- Je beheert administratieve aanwervings- en aanstellingsdossiers van A tot Z. Je controleert of alle gegevens en documenten correct en volledig zijn, tot het dossier klaar is voor verdere verwerking of opstart.
- Je registreert en verwerkt alle personeelsgegevens secuur in de interne HR-systemen (waaronder SAP) en je gaat actief achter ontbrekende informatie aan.
- Je bereidt de aanvragen voor single permits voor: je verzamelt de nodige stukken, volgt de aanvraag op bij de bevoegde overheidsdiensten en bewaakt strikt de deadlines en geldigheidsdata.
- Je communiceert helder met kandidaten, (nieuwe) medewerkers, leidinggevenden en HR-collega's over de status van het dossier, de volgende stappen en eventuele knelpunten.
- Je werkt zij aan zij met de collega's binnen HR en het internationale departement, en fungeert als vlotte vraagbaak voor praktische zaken rond aanwervingsadministratie en procedures voor verblijf en tewerkstelling.
