The posting
Let's talk about the job:
Als proactieve Management Assistant ben je het aanspreekpunt met betrekking tot de kantoororganisatie en facturatie voor ons gezellige kantoor in Leuven. Je krijgt hier de kans om veel verantwoordelijkheden op te nemen, waardoor geen dag hetzelfde is. Dit wordt omkaderd in een zeer fijne en collegiale structuur.
Krijg je energie van het organiseren, plannen en regelen? Stroop jij de mouwen graag op en ga je een uitdaging niet uit de weg? Dan ben je bij VGD aan het juiste adres!
Concreet ziet je takenpakket er als volgt uit:
- Je organiseert interne en externe meetings en events: agenda setting, verslaggeving, opvolging, inschrijvingenbeheer.
- Je bent het eerste aanspreekpunt voor klanten. Dit zowel via mail, telefoon als door het onthalen van bezoekers.
- Je beheert de agenda en het gebruik van vergaderzalen en bewaakt de orde en netheid van alle gemeenschappelijke ruimtes op kantoor.
- Je biedt ondersteuning in het beheer van het klantenbestand van ons kantoor in Leuven.
- Je ondersteunt het accountancy team in verschillende administratieve taken. In dit kader vervul je de administratieve taken m.b.t. de onboarding van nieuwe klanten en verzorg je o.a. de indiening van documenten in de verschillende overheidsapplicaties zoals Intervat, E-depo,…;
- Tevens ondersteun je de collega’s in het verwerken van boekhoudkundige documenten.
- Ook sta je dagdagelijks in voor het algemene office management, gaande van het bestellen van kantoorbenodigdheden, tot het bestellen van broodjes en het ordenen van de post.
Let's talk about you:
- Deadlines, structuur en organisatie schrikken jou niet af. Sterker nog: je haalt de meeste voldoening uit het scheppen van orde in de chaos.
- Een bachelorsdiploma in het office management heb je op zak. Dit vulde je eventueel aan met een aantal jaren relevante werkervaring (geen vereiste!).
- Je bent iemand die energie haalt uit het ontzorgen van collega’s.
- Je pakt uitdagingen met beide handen aan en gaat proactief aan de slag met nieuwe taken. Je ziet het werk liggen en gaat er zelfstandig mee aan de slag.
- Je ziet jezelf werken in een dynamisch team. Je houdt wel van een babbeltje en vindt het belangrijk om eens goed te kunnen lachen!
