The posting
Je ondersteunt het opleidingsteam in de dagelijkse organisatie van de opleiding en onderhoudt contact met interne en externe betrokkenen, waaronder opleiders en AIOS uit de bredere opleidingsregio De opleiding interne geneeskunde bij Amsterdam UMC is in 2023 ontstaan uit de fusie van de opleidingen in Amsterdam UMC, locatie AMC en locatie VUmc. Voor deze opleiding zoeken wij een proactieve en organisatorisch sterke opleidingscoördinator. Jij bent de rechterhand van de hoofdopleider en het opleidersteam en zorgt ervoor dat de opleiding soepel en professioneel verloopt. Van agendabeheer tot het coördineren van de volledige zesjarige opleiding: jij houdt het overzicht en zorgt dat alles goed geregeld is. De opleiding interne geneeskunde is bedoeld voor artsen in opleiding tot internist (aios) bij Amsterdam UMC en vindt plaats in nauwe samenwerking met opleidingsziekenhuizen in de regio. Binnen Amsterdam UMC bestaat de opleiding uit ongeveer vijftien stages en aandachtsgebieden, elk met een eigen micro-organisatie. Het opleidingsteam bestaat uit de hoofdopleider en vier plaatsvervangend opleiders. Zij geven gezamenlijk leiding aan de opleiding waarin ongeveer honderd aios worden opgeleid door circa 140 internisten. Je werkt samen in een team met twee andere opleidingscoördinatoren en ondersteunt het opleidingsteam organisatorisch en administratief. Je bewaakt de voortgang van processen, zorgt voor structuur en neemt verantwoordelijkheid voor zowel uitvoerende als coördinerende taken. Daarbij wordt een hoge mate van zelfstandigheid verwacht: je overziet wat er moet gebeuren, anticipeert op knelpunten en onderneemt zelfstandig actie. In je communicatie met stafleden, aios en externe partners ben je helder, stevig en gezaghebbend, passend bij de bestuurlijke omgeving waarin je werkt. Je speelt een belangrijke rol in de kwaliteit van de opleiding en in de patiëntenzorg die geleverd wordt. Jouw ondersteuning draagt direct bij aan een prettige en gezonde werk- en leerbalans
voor de aios, wat hun motivatie en de kwaliteit van zorg ten goede komt. Je bent een onmisbare schakel binnen een team van opleiders, aios, anios, opleidingsondersteuners en zorgmedewerkers, waarin samenwerking en voortdurende verbetering centraal staan. Als lid van het opleidingscoördinaat (in een team van drie personen), met ogen en oren wijd open, zorg jij ervoor dat alles soepel verloopt. Belangrijkste taken: Ondersteuning van het opleidingsteam: Je beheert de agenda en e-mail van de hoofdopleider en plant voortgangsgesprekken voor het gehele opleidingsteam (vijf personen). Je bent het aanspreekpunt voor het opleidingsteam bij dagelijkse werkzaamheden, zoals de communicatie met opleiders en aios in de regio. Je bewaakt een tijdige en correcte informatievoorziening richting externe partners. Coördinatie van de opleiding: Je plant de zesjarige opleiding interne geneeskunde voor de aios (ervaring met MijnRGS is een pre). Je organiseert zelfstandig opleidingsactiviteiten, zoals vergaderingen, onderwijsbijeenkomsten, sollicitatierondes en studiedagen. Overlegondersteuning: Je bent de spil bij de organisatie van interne overleggen binnen de opleiding. Je zorgt voor een gestroomlijnde planning en voorbereiding én voor nauwkeurige verslaglegging van uiteenlopende overleggen. Je houdt actief toezicht op de opvolging van actiepunten. Administratie: Je regelt administratieve zaken rond indiensttreding, gasttoelatingen, detacheringen en autorisaties. Je beheert roosters, verlofaanvragen en verzuimmeldingen in diverse systemen, en denkt actief mee over het automatiseren van terugkerende processen. Verbeterprojecten: Je signaleert knelpunten in werkprocessen, met name rondom roostering en kwaliteitszorg, en draagt bij aan verbetering via bijvoorbeeld digitalisering en standaardisatie. Actuele opleidingsinformatie: Je zorgt ervoor dat opleidingsinformatie op intranet en andere communicatiekanalen altijd actueel blijft. Naast je dagelijkse management ondersteunende take
