The posting
Hou je van organiseren en administratief ondersteunen in een internationale werkomgeving? Werk je graag nauwkeurig en zorg je ervoor dat alles achter de schermen vlot verloopt? Beschik je over een diploma Hoger Secundair Onderwijs? Voldoe je aan de voorwaarden van een startbaanovereenkomst (je bent jonger dan 26 jaar)? Dan is deze functie misschien iets voor jou
Jouw functie
• Je verzorgt de administratieve opvolging van inkomende en uitgaande briefwisseling en e-mails in het Nederlands, Frans en Engels. • Je stelt brieven, documenten en andere administratieve correspondentie op en zorgt voor een correcte verzending.
• Je staat in voor het beheer van agenda’s, inclusief de planning van vergaderingen, afspraken en (dienst)reizen.
• Je ondersteunt de praktische organisatie van vergaderingen, bijeenkomsten en andere activiteiten en zorgt voor de administratieve en logistieke voorbereiding ervan.
• Je onderhoudt administratieve contacten met andere delegaties bij de NAVO of EU en met verschillende NAVO of EU-diensten.
• Je beantwoordt telefonische oproepen, verstrekt de nodige informatie en zorgt voor een correcte opvolging van vragen.
• Je ontvangt bezoekers op een professionele manier en zorgt voor hun begeleiding binnen de Permanente Vertegenwoordiging.
• Je verwerkt, klasseert en volgt administratieve documenten en dossiers nauwgezet op.
• Je biedt algemene administratieve ondersteuning aan de medewerkers van de Permanente Vertegenwoordiging.
Belangrijke informatie
Op het moment van indiensttreding zal een uittreksel uit het strafregister worden opgevraagd van maximum 6 maanden oud dat zal toestaan om te evalueren of uw gedrag in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking.
Deze functie houdt een rechtstreeks en zichtbaar contact met het publiek in. In dit geval vereist de regelgeving (artikels 7 en 8 van het Koninklijk Besluit van 2 oktober 1937) dat het personeelslid geen enkel zichtbaar teken van religieuze, filosofische, politieke of vakbondsovertuigingen draagt om de openbare dienst op een neutrale manier te vertegenwoordigen tijdens deze contacten.
Om de functie te kunnen uitoefenen dient u te beschikken over een veiligheidsmachtiging op niveau GEHEIM of bereid zijn het onderwerp uit te maken van een veiligheidsonderzoek op dit niveau (Wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten en veiligheidsadviezen). Het bekomen van deze veiligheidsmachtiging is noodzakelijk om de functie te mogen uitoefenen. Indien het veiligheidsonderzoek een negatief resultaat oplevert, wordt de arbeidsovereenkomst van ambtswege beëindigd.
Bijkomend zal je eveneens onderworpen worden aan een veiligheidsverificatie, vóór indiensttreding (wet van 11 december 1998 betreffende de classificatie en de veiligheidsmachtigingen, veiligheidsattesten en veiligheidsadviezen). Een positief veiligheidsadvies is noodzakelijk om de functie te mogen uitoefenen. Het weigeren van dit onderzoek of een negatief veiligheidsadvies zal leiden tot het beëindigen van de wervingsprocedure.
Niveau: C (diploma Hoger Secundair Onderwijs)
Taal: NL
Deelnemingsvoorwaarden:
- Je voldoet aan de voorwaarden van een startbaanovereenkomst: Meer info over de voorwaarden van een startbaanovereenkomst: De startbaanovereenkomst | Federale Overheidsdienst Werkgelegenheid - Arbeid en Sociaal Overleg Gezien de aard van het contract mag je niet ouder zijn dan 26 jaar. Opgelet! De SBO duurt zolang de tewerkstelling van de jongere bij de werkgever duurt, tot - ten laatste - het einde van het kwartaal waarin de jongere 26 jaar wordt.
- Je beschikt over het vereiste diploma op de uiterste sollicitatiedatum (diploma Hoger Secundair Onderwijs): Getuigschrift uitgereikt na het slagen met vrucht van het 6de leerjaar van het secundair onderwijs met volledig leerplan (algemeen, technisch, beroepssecundair onderwijs, duaal leren, buitengewoon onderwijs). Getuigschrift van hoger secundair onderwijs (algemeen, technisch, beroepssecundair onderwijs, duaal leren, buitengewoon onderwijs) of bekwaamheidsdiploma dat toegang verleent tot het hoger onderwijs. Diploma uitgereikt na het slagen voor het examen bedoeld in art. 5 van de wetten op het toekennen van de academische graden. Diploma of getuigschrift van het hoger secundair onderwijs voor sociale promotie, afgeleverd na een cyclus van tenminste 750 lestijden. Beroepscertificeringen van niveau 3 of 4 van de Vlaamse Kwalificatiestructuur (VKS, CFC of KDG).
