The posting
Breng structuur in de mooiste evenementen van Vlaanderen. Ben jij administratief ijzersterk, hou je ervan om structuur te brengen en ben je tegelijk niet bang om op een event zelf de handen uit de mouwen te steken?
Dan ben jij misschien de Operations Coördinator die wij zoeken.
Bij Making Memories organiseren we de mooiste evenementen van Vlaanderen. Van winterevents en kerstmarkten tot zomerbars en foodconcepten. Achter elk van die projecten schuilt een sterke voorbereiding. Daar speel jij een sleutelrol in.
De job
Je bent de rechterhand van onze COO en zorgt ervoor dat procten, dossiers en collega’s vooruit blijven gaan. Je brengt structuur, bewaakt deadlines en zorgt ervoor dat gemaakte afspraken ook écht uitgevoerd worden. Jouw belangrijkste verantwoordelijkheid is ervoor zorgen dat zaken opgevolgd worden.
Concreet hou jij je bezig met:
- Administratieve opvolging van lopende projecten en dossiers;
- Personeelsplanningen opmaken, crew contacteren, briefings opmaken;
- Contracten, offertes en andere administratieve documenten opvolgen;
- Deadlines bewaken en openstaande actiepunten opvolgen;
- Meetings voorbereiden en gemaakte afspraken verder opvolgen;
- Contact opnemen met collega’s, leveranciers en externe partners;
- Structuur brengen in verschillende lopende dossiers;
- Interne processen administratief ondersteunen en verbeteren;
- Praktische afspraken en aanvragen opvolgen;
Je bent de lijm binnen het team. Je zorgt ervoor dat iedereen binnen het team funcioneert naar behoefte en kan groeien.
Van kantoor naar het terrein
Het grootste deel van je voorbereidende werk gebeurt op kantoor, maar Making Memories is een evenementenbureau. Wanneer onze projecten live gaan, verwachten we dat je ook op locatie mee ondersteunt. Dat betekent dat je bijvoorbeeld:
- Een production office mee operationeel maakt;
- Zorgt dat alle documenten en materiaal aanwezig zijn;
- Administratieve ondersteuning biedt op locatie;
- Crew, leveranciers of partners praktisch verder helpt.
Kortom, dit is geen klassieke nine-to-five bureaujob, maar een functie waarbij je de memories ook van dichtbij beleeft. We vinden die ingesteldheid zeer belangrijk. We zoeken iemand die energie haalt uit een druk eventweekend en die het net leuk vindt om af en toe het resultaat van al zijn/haar voorbereidingen zelf op het terrein te beleven.
Voor deze functie is ervaring in de eventsector/cateringwereld mooi meegenomen, maar geen absolute vereiste.
Wat voor ons veel belangrijker is:
- Je bent administratief ijzersterk;
- Je werkt nauwkeurig en gestructureerd;
- Je behoudt overzicht, ook onder tijdsdruk;
- Je volgt dossiers consequent op;
- Je neemt initiatief en wacht niet altijd op instructies;
- Je communiceert vlot en professioneel;
- Je gaat discreet om met vertrouwelijke informatie
- Je bent digitaal vaardig en leert snel werken met nieuwe systemen;
- Je kan zelfstandig werken, maar functioneert ook goed binnen een team;
- Je bent flexibel en begrijpt dat de eventsector niet altijd binnen kantooruren werkt.
