The posting
Als personal assistant ben je de rechterhand van de algemeen directeur en ondersteun je daarnaast het managementteam waar dat nodig is, bijvoorbeeld bij agendabeheer of het bijhouden van een mailbox. Je beheert de agenda's, bewaakt prioriteiten en zorgt dat afspraken elkaar niet in de weg zitten. Zie je knelpunten in de planning aankomen, dan kom je zelf met een voorstel.
Vergaderingen vormen een belangrijk deel van je werk. Je bereidt ze voor, bent er met regelmaat bij aanwezig en legt vast wat er besproken is. In de meeste overleggen, zoals het managementoverleg en de afdelings- en projectoverleggen, gaat het om een heldere actiepuntenlijst en om de opvolging daarvan een vergadering later. Alleen bij vergaderingen van de raad van commissarissen, het bestuur en de medezeggenschap wordt een volledig verslag verwacht. Dat komt slechts enkele keren per jaar voor. Wat vooral telt, is dat je begrijpt waar het over gaat, zodat je vastlegt wat er werkelijk bedoeld wordt.
De organisatie zet stevig in op digitalisering en op het gebruik van AI, en dat geldt ook voor jouw werk. Er is een AI-reglement en er zijn goedgekeurde tools, en binnen die kaders krijg je de vrijheid om je werk slimmer in te richten. Bij de verslaglegging en de actielijsten moet die stap nog gezet worden, dus juist daar kun je laten zien wat er mogelijk is.
Verder beheer je de in- en uitgaande correspondentie, stel je memo's en presentaties op en ben je aanspreekpunt voor interne en externe relaties. Je organiseert reizen en bijeenkomsten, ontvangt gasten en houdt daarbij de kosten scherp in de gaten. Reserveringen kloppen tot in het detail, want daar rekent de directie op. Bij uiteenlopende projecten, bijvoorbeeld op facilitair vlak, pak je deeltaken op en werk je die zelfstandig uit. Je ondersteunt daarbij, de eindverantwoordelijkheid blijft bij de betreffende collega liggen.
Hbo werk- en denkniveau, verkregen door opleiding of ervaring.
Ruime ervaring in een ondersteunende rol op directi
