The posting
UZ Brussel: Samen sterk in zorg, innovatie en wetenschap
Word onze nieuwe Personal Assistant op de dienst Plastische Heelkunde
UZ Brussel is een toonaangevend universitair ziekenhuis in het hart van onze hoofdstad. Wij zijn een warm en vooruitstrevend ziekenhuis waar innovatie, onderzoek en patiëntgerichte zorg hand in hand gaan. Elke dag zetten bijna 5.000 medewerkers zich in om onze missie waar te maken: zorg bieden die niet alleen uitblinkt in kwaliteit, maar ook in menselijkheid.
Wil jij met jouw talent het verschil maken voor onze patiënten? Dan ben jij de collega die we zoeken! Voor de dienst Plastische Heelkunde zoeken we een gedreven Personal Assistent die samen met ons de zorg naar een hoger niveau tilt. Maak deel uit van ons team en bouw mee aan zorg die inspireert!
Hoe maak jij het verschil?
Als Personal Assistant sta je het medisch diensthoofd, Prof. Dr. Hamdi, bij op administratief en organisatorisch vlak en ben je verantwoordelijk voor o.a. volgende taken:
Taken ter ondersteuning van het diensthoofd:
- Je ondersteunt het medisch diensthoofd bij het leiden van de dienst Plastische heelkunde en Lymfekliniek.
- Je organiseert de afspraken van het medisch diensthoofd & beheert zijn agenda.
- Je beheert de mailbox van Prof. Hamdi en geeft ondersteuning bij het verwerken van zijn mails.
- Je staat in de voor de communicatie, algemene administratieve taken en specifieke projecten (ICT optimalisaties, optimalisaties van planningen…).
- Je overlegt dagelijks met het medisch diensthoofd en volgt de besproken thema’s op.
- Je neemt deel aan de wekelijkse teamvergadering en maakt het verslag op.
- Je vangt de roterende ASO’s op en regelt de praktische zaken zoals badgetoegang, planning van de consultaties, verlof…
- Je bent het aanspreekpunt voor de ASO’s (truncus communis en hogere opleiding)
- Je beheert de aanvragen en organiseert congressen (hotels boeken, taxi, vluchten, inschrijvingen…).
- Je maakt de jaarlijkse begroting op.
- Je beheert de CV van het diensthoofd. Je staat in voor een professionele communicatie (mondeling en schriftelijk).
- Je staat in voor administratieve ondersteuning en het personeelsbeheer.
- Je ondersteunt het diensthoofd bij onderwijsactiviteiten en stagebeheer.
- Je staat in voor het financieel en logistiek beheer.
Algemene taken (back-up collega Ondesteunend Management Assistant):
- Je helpt en ondersteunt de patiënt doorheen zijn administratief traject in het UZ Brussel.
- Je staat in voor de communicatie (telefoon, mail, post, …) met patiënten en verwijzende artsen, dit gebeurt vaak in het Engels en het Frans.
- Je verzorgt de medische verslaggeving (OK, hospitalisatie, consultatie,…).
- Je ondersteunt medische diensten bij specifieke processen of projecten (medische registratie, dossierbeheer,…).
- Je bent verantwoordelijk voor alle bestellingen.
Welke collega zoeken we?
We zijn op zoek naar een enthousiaste PA die zichzelf herkent in volgende eigenschappen:
- Passie voor administratie en organisatie: Je hebt minimaal een bachelor diploma.
- Taalvaardig: Nederlands is de voertaal binnen UZ Brussel, en het is belangrijk dat je deze taal vlot beheerst. Daarnaast heb je een goede kennis van het Frans, het Engels en kennis van andere talen is een pluspunt.
- Georganiseerd: Je hebt uitstekende organisatorische vaardigheden met oog voor detail
- Stressbestendig en flexibel: je houdt het hoofd koel in uitdagende situaties en past je moeiteloos aan wisselende omstandigheden aan. Multitasken en afwisseling schrikt je niet af.
- Leergierig: je staat te popelen om je kennis en vaardigheden te blijven ontwikkelen.
- Teamspeler: je werkt graag samen met collega’s uit diverse disciplines en draagt bij aan een positieve werksfeer.
- Je kan zeer vlot werken met MS 365 office applicaties (Word, Excel, Outlook), hebt kennis van databasebeheer…
