The posting
Jij bewaakt de dossiers. Jij houdt projecten op koers.
Bij A.A.R.S. werken we elke dag aan een veiligere en gezondere leefomgeving. Door asbest op een professionele manier uit gebouwen, woningen en industriële sites te verwijderen, dragen we bij aan een toekomst waarin mensen veilig kunnen wonen, werken en leven.
Achter elk succesvol project staat echter veel meer dan de uitvoering alleen.
Een sterke voorbereiding, correcte documentatie, duidelijke afspraken en een nauwgezette opvolging maken vaak het verschil tussen vertraging en succes.
Daarom zoeken wij een Projectcoördinator Administratie die verantwoordelijkheid neemt voor het administratieve hart van onze projecten.
Geen klassieke administratieve functie.
Geen functie waarbij je de hele dag dezelfde handelingen uitvoert.
Wel een veelzijdige rol waarin je overzicht bewaart, dossiers opvolgt, initiatief neemt en ervoor zorgt dat projecten administratief vlekkeloos verlopen.
Jouw rol
Als Projectcoördinator Administratie ben je een belangrijke schakel en aanspreekpunt binnen onze organisatie.
Je zorgt ervoor dat dossiers correct, volledig en tijdig door onze organisatie bewegen.
Van zodra een aanvraag binnenkomt, neem jij de administratieve voorbereiding in handen. Je verzamelt de nodige informatie, controleert documenten, volgt ontbrekende gegevens op en zorgt ervoor dat projectleiders over de juiste informatie beschikken om hun werk efficiënt uit te voeren.
Een belangrijk deel van je werk bestaat uit het voorbereiden en opvolgen van aanbestedingsdossiers. Je verdiept je in lastenboeken, contractvoorwaarden en administratieve vereisten zodat dossiers volledig, correct en tijdig kunnen worden ingediend.
Daarnaast bewaak je de voortgang van lopende dossiers. Je houdt overzicht over wat nog moet gebeuren, welke documenten ontbreken, welke deadlines naderen en welke acties nog openstaan. Wanneer iets dreigt vast te lopen, wacht je niet af maar neem je initiatief om het dossier opnieuw in beweging te krijgen.
Je staat regelmatig in contact met klanten, leveranciers, projectleiders en andere betrokken partijen. Soms om informatie op te vragen, soms om zaken af te stemmen en soms om ervoor te zorgen dat gemaakte afspraken ook daadwerkelijk worden nagekomen.
Geen enkele dag verloopt volledig hetzelfde. Het ene moment ben je verdiept in een aanbestedingsdossier, het volgende moment ondersteun je een projectleider bij de voorbereiding van een project of zorg je ervoor dat een dringend dossier tijdig afgewerkt geraakt.
Kortom: jij brengt structuur, bewaakt het overzicht en zorgt ervoor dat dossiers correct en tijdig vooruitgaan.
Wie zoeken wij?
Je bent iemand die verantwoordelijkheid opneemt voor zijn werk.
Je hoeft niet voortdurend aangestuurd te worden om te weten wat er moet gebeuren. Wanneer je merkt dat informatie ontbreekt, een deadline nadert of een dossier dreigt stil te vallen, neem je zelf initiatief om de situatie vooruit te helpen.
Je werkt graag gestructureerd en haalt voldoening uit het correct afwerken van dossiers. Ook wanneer verschillende zaken tegelijk je aandacht vragen, slaag je erin om prioriteiten te stellen en het overzicht te bewaren.
Daarnaast beschik je over een professionele communicatiestijl. Je voelt aan wanneer je moet doorvragen, wanneer je moet opvolgen en wanneer je een probleem moet escaleren.
Ervaring in een administratieve, coördinerende of ondersteunende functie helpt je om snel je weg te vinden. Belangrijker dan je diploma vinden wij echter je werkhouding. We zoeken iemand die betrouwbaar is, afspraken nakomt en eigenaarschap neemt over zijn dossiers.
Je bent kritisch genoeg om fouten op te merken, nauwkeurig genoeg om ze te voorkomen en praktisch genoeg om steeds naar oplossingen te zoeken wanneer uitdagingen zich voordoen.
Kennis van het Frans is mooi meegenomen, maar geen vereiste.
