The posting
Binnen het secretariaat van de centra zijn er verschillende rollen mogelijk. Je wordt ingezet binnen één van de onderstaande domeinen, afhankelijk van de behoeften van het centrum.
Ongeacht je rol ben je een belangrijk aanspreekpunt voor bewoners, personeelsleden en andere diensten. Je zorgt voor een vlotte administratieve opvolging en draagt samen met je collega's bij aan de goede operationele werking van het centrum.
Bij het bewonerssecretariaat sta je in voor de administratieve opvolging van de bewonergerelateerde zaken. Je zorgt voor de administratie bij in- en outtake waarbij je de bewoner ontvangt, te woord staat en alles correct klasseert in het individuele bewonersdossier. Je volgt dagelijks de bewonersaantallen op en slaagt erin een duidelijk overzicht te geven van de vrije plaatsen in het centrum. Je houdt actief contact met andere centrumdiensten en de centrale diensten om zo een correcte administratie van alle bewonersstukken te waarborgen. Op vraag van de directie zorg je voor een duidelijke rapportage. Je bent in het gesloten centrum op regelmatige basis van permanentie tot minstens 18u00 om nieuwe bewoners in te schrijven. Dit verloopt volgens een beurtrolsysteem.
Bij de personeelsadministratie zorg je ervoor dat je vragen van het personeel correct kan beantwoorden of hen kan doorverwijzen naar de juiste instanties. Hierbij ben je in staat zelf de nodige informatie terug te vinden of op te vragen. Je staat in voor de administratieve opvolging van het personeel (verloven, prestaties, ziekte, e.d.) en klasseert deze in het individuele personeelsdossier. Wat betreft de dagelijkse personeelsbezetting, zorg je ervoor dat je een correcte planning opmaakt en deze tijdig communiceert. Op vraag van de directie maak je rapporten, nota’s en verslagen op. Je plant vormingen in en zorgt voor de praktische organisatie ervan (inplannen, versturen uitnodigingen, …). Je speelt een actieve rol in de voortgang en correcte opvolging van diverse projecten en dossiers (bv. welzijn op het werk).
Bij de logistieke (en boekhoudkundige) administratie draag je bij tot het nauwgezet opvolgen van de beschikbare logistieke en financiële middelen van het centrum. Geregeld heb je contacten met externe firma’s voor de opvolging van contracten. Daarnaast help je ook bij de voorbereiding van aankoopdossiers en vraag je offertes op. Onder toezicht van de directie voer je boekhoudkundige verrichtingen uit. Personeelsleden kunnen bij jou terecht wanneer ze materiaal nodig hebben aangezien jij instaat voor een goed georganiseerde stock. In het Open Terugkeercentrum verzorg je ook de opvolging van het zakgeld van de bewoners en sta je hen te woord bij eventuele vragen. Je verdeelt, organiseert en volgt de klusjes op die de bewoners vrijwillig kunnen uitvoeren tijdens hun verblijf in het centrum. Na een controle van de uitgevoerde klusjes in het centrum, ga je over tot een tijdige en correcte uitbetaling.
Als je geslaagd bent voor deze selectie, moet je – om in dienst te kunnen treden – op de datum van indiensttreding:
- Belg zijn (voor de functies in de gesloten centra)
- Belg zijn of burger van een ander land behorende tot de Europese Economische Ruimte (of gelijkgestelde burger onder bepaalde voorwaarden) of burger van Zwitserland (voor de functies in Brussel en het Europees Terugkeercentrum)
- de burgerlijke en politieke rechten genieten
- een gedrag hebben dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking
- je niet persoonlijk in een toestand van belangenconflict bevinden
- niet ontslagen zijn geweest wegens dringende reden of ambtshalve ontslagen zijn geweest uit je ambt of afgezet zijn geweest ten gevolge van een tuchtprocedure in de aanwervende federale dienst te rekenen vanaf drie jaar na de ontslagbeslissing of na de definitieve uitspraak van de tuchtstraf
- medisch geschikt zijn verklaard (afhankelijk van de dienst waar je terecht komt). Tijdens de aanwervingsprocedure zal een voorafgaande gezondheidsbeoordeling plaatsvinden. Dit houdt in dat je medische geschiktheid voor deze functie zal worden onderzocht door een arbeidsgeneesheer. Je kan enkel in dienst treden indien je medisch geschikt wordt verklaard .
