The posting
Principales responsabilités
- Gestion des contrats et des adhésions
¿ Préparer, mettre à jour et assurer le suivi de tous les contrats et avenants destinés aux membres.
¿ Garantir la conformité aux CGV, à la politique tarifaire et aux cadres contractuels de Silversquare.
¿ Tenir à jour des dossiers numériques complets et précis des membres.
¿ Traiter les modifications de contrats (mises à niveau, déclassements, prolongations, transferts, indexations,...) de manière structurée et en temps opportun.
¿ Clarifier les termes contractuels aux conseillers en milieu de travail et les soutenir dans les cas complexes.
- Exactitude de la facturation et des finances
¿ Effectuer les traitements mensuels de facturation et les contrôles financiers sur tous les sites avec une précision maximale.
¿ Assurer une facturation correcte des frais récurrents et des services supplémentaires (salles de réunion, bureaux virtuels, événements, options...).
¿ Aligner la facturation sur les contrats signés, les relevés d'utilisation et les politiques tarifaires internes.
¿ Collaborer avec l'équipe des finances pour enquêter sur les anomalies et mettre en œuvre les corrections nécessaires.
¿ Fournir aux membres des explications claires et empathiques sur la logique de facturation lorsque cela est nécessaire.
- Suivi du recouvrement et des paiements
¿ Surveiller les paiements en suspens et gérer les étapes de suivi structurées.
¿ Assurer la coordination avec les équipes de coworking pour les dossiers de recouvrement sensibles.
¿ Suivez avec précision les plans de paiement, les conversations et les résultats.
¿ Adoptez un ton ferme mais respectueux, en accord avec les valeurs CARE de Silversquare.
- Cessation d'activité et départ du personnel
¿ Préparer et traiter les formulaires de résiliation en pleine conformité avec les termes du contrat.
¿ Coordonner avec les espaces de coworking pour une logistique de départ sans accroc.
¿ Gérer la facturation finale, le règlement des dépôts et la clôture des dossiers.
¿ Veillez à ce que toutes les étapes soient documentées, transparentes et correctement archivées.
- Amélioration de la conformité et des processus
¿ Garantir une application uniforme des normes administratives dans tous les espaces de coworking.
¿ Identifier les points de friction récurrents et proposer des améliorations opérationnelles simples.
¿ Mettre à jour les modèles, les listes de contrôle internes et les directives administratives.
- Collaboration et soutien interne
¿ Assurer la fonction de point de référence administratif pour les équipes de coworking.
¿ Travailler en étroite collaboration avec le responsable des données et des performances pour garantir l'exactitude des rapports et la qualité des informations opérationnelles.
¿ Contribuer aux contrôles internes et aux vérifications de la qualité des données.
¿ Améliorer la communication inter-équipes entre les services Finance, WX, Ventes et Opérations.
Votre profil
¿ Extrêmement organisé, précis et à l'aise dans la gestion de charges de travail administratives complexes.
¿ Sens du service, patient et respectueux ¿ même dans des contextes financiers délicats.
¿ À l'aise avec les cycles mensuels récurrents et les échéances opérationnelles.
¿ À l'aise avec les chiffres, les contrats et la logique financière.
¿ Esprit proactif et orienté vers la résolution de problèmes, avec une volonté d'améliorer les processus.
¿ Esprit d'équipe et capacité à prendre en charge l'intégralité des tâches administratives.
¿ Maîtrise du français et/ou du néerlandais, et possède un bon niveau d'anglais.
¿ Maîtrise des outils numériques (CRM, systèmes de facturation, Microsoft Office).
Indicateurs de succès
¿ Des facturations mensuelles précises, ponctuelles et sans erreur.
¿ Réduction des erreurs de facturation, des corrections et des escalades.
¿ Fluidité des flux contractuels et respect des normes CGV et de la politique tarifaire.
¿ Amélioration des performances de récupération et suivi structuré.
¿ Des départs en douceur avec un minimum de litiges.
¿ Retours internes positifs de la part des équipes de coworking et des managers.
¿ Une meilleure standardisation et une plus grande efficacité dans l'ensemble de l'écosystème administratif.
