The posting
Als Verantwoordelijke Interne Werking & Processen zorg je ervoor dat de administratieve werking, ondersteunende processen en systemen van PUC – KU Leuven Continue vlot, kwaliteitsvol en toekomstgericht functioneren. Je hebt een adviserende rol ten aanzien van de directeur op het vlak van interne werking, processen en verbeterinitiatieven. Concreet betekent dit:
Teamleiding en people management:
- Je stuurt de administratieve medewerkers aan, coacht hen en ondersteunt hun professionele ontwikkeling.
- Je bewaakt taakverdeling, werklast en continuïteit van de operationele ondersteuning.
- Je stimuleert samenwerking en vormt de verbindende schakel tussen administratieve medewerkers, programmacoördinatoren, KU Leuven-diensten en externe partners.
Organisatieontwikkeling, procesregie en beleidsondersteuning:
- Je coördineert de interne werking en vertaalt strategische doelstellingen naar concrete prioriteiten en verbeterinitiatieven.
- Je brengt processen in kaart, bewaakt de samenhang ertussen en neemt proceseigenaarschap op voor organisatiebrede kernprocessen.
- Je detecteert knelpunten en opportuniteiten en vertaalt deze naar duurzame verbeteringen, digitaliserings- en verandertrajecten.
- Je analyseert operationele gegevens, pikt signalen op en formuleert onderbouwde adviezen en beleidsvoorstellen.
- Je fungeert als sparringpartner van de directeur en helpt strategische keuzes te vertalen naar een efficiënte en kwaliteitsvolle werking.
Financiële coördinatie en bewaking:
- Je bewaakt de kwaliteit en continuïteit van de financieel-administratieve processen en de correcte opvolging van budgetten, inkomsten en uitgaven.
- Je ondersteunt de financiële rapportering en levert relevante input ter voorbereiding van beleidsmatige keuzes.
- Je coördineert de financieel-administratieve werking en draagt bij aan een correcte, efficiënte en kwaliteitsvolle uitvoering van processen.
Externe afstemming en vertegenwoordiging:
- Je bouwt een relevant netwerk uit en onderhoudt contacten met externe partners, leveranciers en KU Leuven-entiteiten.
- Je vertegenwoordigt PUC in overleg- en afstemmingsmomenten binnen jouw bevoegdheidsdomein.
- Je zorgt voor een kwaliteitsvolle opvolging van samenwerkingen en vertaalt signalen, noden en relevante inzichten naar de interne werking.
- Je beschikt bij voorkeur over een masterdiploma of bent gelijkwaardig door relevante ervaring.
- Je hebt ervaring met leidinggeven, coaching en teamontwikkeling.
- Je hebt expertise in procesoptimalisatie, digitalisering en verandertrajecten. Je neemt eigenaarschap op en weet verbeterinitiatieven succesvol te realiseren.
- Je combineert analytisch inzicht met een pragmatische aanpak en weet data en operationele signalen te vertalen naar verbeteracties en onderbouwde aanbevelingen.
- Je bent organisatorisch sterk en behoudt overzicht in een complexe context.
- Je bent een verbindende en empathische communicator die vlot schakelt tussen verschillende stakeholders.
- Je bent flexibel en regelmatig avond- en sporadisch weekendwerk op verschillende locaties zijn een deel van je engagement.
