The posting
Als coördinator Creatief Faciliteren zorg je voor een vlotte, veilige en kwaliteitsvolle organisatie van de verhuur & horeca binnen Het Entrepot.
Je bent verantwoordelijk voor de aansturing van het verhuur- & horecateam. Je werkt aan de ontwikkeling van een toekomstgericht verhuur- en horecabeleid, afgestemd op de werking van een jongeren- en cultuurhuis. Je werkt nauw samen met andere coördinatoren en zorgt ervoor dat de verhuur maximaal ten goede komt aan jongeren.
TAKEN EN VERANTWOORDELIJKHEDEN
TEAMCOÖRDINATIE
- Aansturen, coachen en ondersteunen van het team Creatief Faciliteren
- Opstellen werkplanning en taakverdeling
- Verhuur zalen & horeca inpassen in de algemene werking, wisselwerking met projectwerkingen
- Algemeen extern personeelsbeleid (avondverantwoordelijken, kuisploeg,…) opstellen samen met je collega verantwoordelijk voor verhuur
VERHUUR & HORECA
Administratie en planning
- Financiële planning (begroting korte en lange termijn)
- Opvolging begroting gedurende het jaar i.s.m. financieel coördinator
- Opvolgen wettelijk kader en bijsturen indien nodig (bv rookwetgeving, geluidsvergunningen,…)
- Aanvragen van offertes bij leveranciers en aannemers
- Jaarplanning opmaken en opvolgen
- Opstellen van sponsorplan i.s.m. algemene coördinatie en verantwoordelijke communicatie
- Marktonderzoek voeren naar verschillende leveranciers
- Toegangsprofielen opmaken en afstemmen op het sleutelplan
Veiligheid & regelgeving opvolgen
- Hygiëne en veiligheidsregels
- Vergunningen en procedures
- EHBO
Strategie
- Opmaken lange termijn planning verhuur & horeca
- Actief meedenken hoe zaalverhuur jongeren ten goede kan komen
- Evalueren verhuurbeleid en zoeken naar optimalisatie (efficiëntie, duurzaamheid, inclusie)
- Digitaliseren van processen
Verhuur
- Overleg met nieuwe huurders en/of partners
- Contacten onderhouden met huurders
- Organiseren en op elkaar afstemmen van verhuur op verschillende locaties van de vzw
- Adviesrol naar fuiforganisatoren (samen met medewerker verhuur)
- Ontsluiten zalen, rondleidingen en plaatsbezoeken (samen met medewerker verhuur)
- Digitaliseren van verhuuraanvragen
- Uitvoeren van regelmatige inspecties van de gebouwen en de buitenruimte samen met gebouwbeheer en medewerker verhuur
- Promo rond events en zalen via website, … bewaken
- Uitwerken en bewaken van plan rond verhuur technisch materiaal
Horeca
- Opstarten, uitwerken en organiseren van de horecawerking in en rond Het Entrepot Horecawerking kloppend Hart & Evenementen Procedures & afspraken Openingsmomenten Coördineren permanentie Stockbeheer opvolgen en digitaliseren
INTERNE AFSTEMMING EN SAMENWERKING
- Rapporteren en afstemmen met de zakelijk en algemeen verantwoordelijke
- Samenwerken met andere coördinatoren om verhuur optimaal af te stemmen op de werking van Het Entrepot Actief deelnemen aan teamoverleg en interne planningsmomenten Bijdragen aan een gedeelde agenda en duidelijke interne communicatie Nauwe samenwerking, plannen opmaken en verdelen taken met team gebouwenbeheer
- Communiceren over verhuur & horeca richting de volledige organisatie
FUNCTIEVEREISTEN
OPLEIDING EN ERVARING
- Je beschikt over een ondernemingsgericht diploma of gelijkgesteld aan ervaring
- Minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een gelijkaardige coördinerende functie
- Ervaring met zaalverhuur, horeca-exploitatie, evenementenorganisatie of publiekswerking
- Ervaring in het aansturen, coachen en plannen van medewerkers en/of vrijwilligers
- Ervaring met budgetbeheer, leverancierscontacten en administratieve opvolging
- Ervaring met procesoptimalisatie en het uitwerken van procedures is een plus
- Ervaring met openbare aanbestedingen is een plus
KENNIS EN VAARDIGHEDEN
- Sterke organisatorische en administratieve vaardigheden
- Basiskennis van MS Office en Google Workspace
- Kennis van horeca-, voedselveiligheids- en hygiënewetgeving ( HACCP)
- Kennis van relevante wet- en regelgeving inzake verhuur, evenementen, preventie en veiligheid
- Financieel inzicht voor begroting, budgetopvolging, prijszetting en kostenbeheer
- Vaardigheid in het opstellen van offertes, overeenkomsten, draaiboeken en werkplanningen
- Sterke communicatieve, commerciële en onderhandelingsvaardigheden
- Analytisch vermogen om processen te evalueren en te optimaliseren
- Affiniteit met digitalisering en het efficiënter organiseren van werkprocessen
- Ervaring met digitale beheersystemen zoals Yesplan & EVVA zijn een plus
- Kennis van vergunningen, veiligheidsprocedures en EHBO is een plus
COMPETENTIES
- Leiderschap: Medewerkers, vrijwilligers en avondverantwoordelijken coachen, motiveren en aansturen.
- Plannen en organiseren: Een efficiënte planning uitwerken voor verhuur, horeca, personeel en evenementen, met aandacht voor een vlotte afstemming binnen de organisatie.
- Klantgerichtheid: Duurzame relaties opbouwen met huurders, partners, leveranciers en bezoekers en inspelen op hun behoeften. Affiniteit met jongeren, evenementen en de maatschappelijke doelstellingen van Het Entrepot
- Commercieel inzicht: Actief bijdragen aan een optimale bezetting van de zalen, een kwalitatieve horecawerking en een gezonde financiële werking.
- Strategisch denken: Meewerken aan de verdere ontwikkeling van de verhuur- en horecawerking, met aandacht voor innovatie, duurzaamheid en digitalisering.
- Samenwerken: Vlot afstemmen met collega’s, gebouwbeheer, communicatie, financiën en externe partners om een geïntegreerde werking te realiseren.
- Verantwoordelijkheid: Eigenaarschap opnemen over de volledige verhuur- en horecawerking, inclusief budgetten, veiligheid, procedures en kwaliteit.
- Proactief handelen: Knelpunten tijdig signaleren, verbeterinitiatieven nemen en processen continu optimaliseren.
- Veiligheids- en kwaliteitsbewustzijn: Toezien op de naleving van veiligheids-, preventie-, hygiëne- en evacuatieprocedures.
- Flexibiliteit: Snel inspelen op wijzigingen, onverwachte situaties en de dynamiek van een bruisende jongerenorganisatie. Bereid tot avond- en weekendwerk.
