The posting
Manchet
Danmark opruster i en hastighed, vi ikke har set i årtier. Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse anskaffer og driver materiel og informationsteknologi for milliarder — og hver kontrakt, hver afgørelse og hvert klassificeret dokument skal kunne findes igen, når det gælder. Det er vores ansvar, at sagerne er i orden, så resten af Forsvaret kan levere kampkraft.
Om os
Vi er et team med en vigtig opgave: sikre at styrelsens sager, dokumenter og administrative processer er på plads og fungerer i hverdagen. Vi arbejder tæt sammen med kolleger og chefer på tværs af hele styrelsen og er blandt andet ansvarlige for journalisering, dokumenthåndtering, arkiv og understøttelse af Forsvarets elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystem.
En vigtig del af vores arbejde er at være ekspert og superbruger på systemet. Det betyder, at vi ikke bare bruger systemet, vi ved hvordan det skal bruges, og hjælper resten af styrelsen med at bruge det rigtigt. Vi rådgiver kolleger og chefer, løser udfordringer, kvalitetssikrer registreringer og er med til at udvikle arbejdsgange og vejledninger, så systemet fungerer bedst muligt i praksis.
Vi arbejder også med klassificerede dokumenter og sikrer, at de bliver registreret og håndteret korrekt. Det er måske ikke det arbejde, der fylder mest i hverdagen, når det fungerer, men det er afgørende, når der skal findes en sag hurtigt, gennemføres en aktindsigt eller revision, dokumenteres historik eller træffes beslutninger på et korrekt grundlag.
Om stillingen
Konkret bliver du den, kolleger i hele styrelsen henvender sig til, når en sag skal journaliseres rigtigt — eller når systemet driller.
Du kommer blandt andet til at:
- modtage, fordele og journalisere ind- og udgående post i Forsvarets elektroniske system til sags- og dokumenthåndtering
- håndtere og journalisere klassificerede dokumenter og bidrage til den årlige kontrol af dem
- være superbruger og faglig sparringspartner for kolleger og chefer i brugen af systemet
- undervise sagsbehandlere og chefer – både på vores kurser og i det daglige
- hjælpe med at kvalitetssikre brugen af systemet og følge op, når noget ikke bliver gjort korrekt
- rådgive om den gode og korrekte måde at bruge systemet på
- være med til at udvikle og forbedre vejledninger, arbejdsgange og brugen af systemet
- registrere og udsende lønaftaler i forbindelse med lønforhandlinger
- hjælpe med at fremfinde arkivalier
Du får hurtigt et stort netværk på tværs af styrelsen, og der er plads til at tage mere ansvar for de områder, du får smag for — for eksempel undervisning, kvalitetssikring eller arkiv.
Om dig
Du har en relevant kontoruddannet baggrund. Det vigtigste er, at du har lyst til at blive ekspert på et område og være den, andre går til, når de har brug for hjælp. Du er grundig uden at gå i stå, nysgerrig på systemer og god til at omsætte regler og funktioner til noget, andre kan forstå og bruge i praksis.
Du kan lide at finde ud af, hvorfor noget ikke virker, og du giver ikke bare op, når systemet driller. Samtidig har du tålmodighed til at hjælpe travle kolleger videre – også når de spørger om det samme tredje gang.
Du har sandsynligvis erfaring med administration og gerne med et elektronisk sags- og dokumenthåndteringssystem. Den erfaring kan lige så godt komme fra en kommune, et advokatkontor eller en helt anden branche som fra Forsvaret.
Vi lærer dig systemerne. Men lysten til at blive rigtig god til dem, nysgerrigheden på teknologi og evnen til at blive den, andre søger hjælp hos, skal komme fra dig.
Ansættelsesvilkår
Ansættelse og aflønning sker i henhold til den enhver tid gældende organisationsaftale for Kontorfunktionærer, laboranter og It-medarbejdere (HK) og den enhver tid gældende fællesoverenskomst mellem Skatteministeriet og Offentlige Ansattes Organisationer - Det Statslige område (OAO-S-Fællesoverenskomsten).
Du vil blive indplaceret i løngruppe 2 sats 2.
Afhængigt af dine kvalifikationer og kompetencer, er der mulighed for forhandling af tillæg. Der er til stillingen knyttet en arbejdsgiverfinansieret pensionsordning.
Arbejdsstedet er i Ballerup
Som ansat under Forsvarsministeriets område er du omfattet af nogle særlige vilkår. Du skal bl.a. kunne sikkerhedsgodkendes og opretholde sikkerhedsgodkendelsen under hele ansættelsesforholdet.
Du har som ansat pligt til at forrette tjeneste uden for landets grænser, herunder ved enheder i internationale operationer med henblik på deltagelse i konfliktforebyggende, fredsbevarende, fredsskabende, humanitære og andre lignende operationer.
Kontakt og ansøgning
Hvis du vil vide mere om stillingen, er du velkommen til at kontakte Josefine Remmer på telefon 2146 6439.
Har du spørgsmål til løn- og ansættelsesvilkår er du velkommen til at kontakte Personelkommandoen, HR-konsulent Silke Rasmussen på mobil 2043 1029.
Ansøgningsfristen er den 26 oktober 2026. Ansættelsestidspunktet er 1 januar 2027.
Du søger stillingen via linket i opslaget. Vi beder dig vedhæfte ansøgning, CV og uddannelsesbevis. Vær opmærksom på, at bilag kun kan vedhæftes i PDF-format.
I Forsvarsministeriets organisation tror vi på, at mangfoldighed optimerer opgaveløsningen. Derfor opfordrer vi alle interesserede uanset baggrund til at søge stillingen.
Om Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse
Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse (FMI) er Danmarks centrale myndighed for forsvarets og beredskabets materiel, it og cybersikkerhed i fred, krise og krig. Vi arbejder for at sikre, at det samlede forsvar er udstyret, opdateret og operativt — i en tid, hvor kravene til hastighed og kampkraft aldrig har været større. Det er os, der anskaffer, driver og bortskaffer materiel og it for Hæren, Søværnet, Flyvevåbnet og resten af Forsvarsministeriets koncern. Det er vores it-medarbejdere, der dagligt er med til at afværge de cyberangreb, koncernen udsættes for. Vi er en mangfoldig organisation med ca. 2.500 medarbejdere — civile og militære — fordelt ud over hele Kongeriget.
