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Receber visitantes na recepção cumprimentando, dando as boas-vindas, encaminhando e anunciando devidamente cada umAtender selecionar e encaminhar telefonemas recebidosReceber e separar a correspondência diáriaResponsabilidades e atribuiçõesCumprimentar e receber os visitantes logo que cheguem ao escritórioEncaminhar os visitantes à pessoa e escritório apropriadosAtender, selecionar e encaminhar telefonemas recebidosGarantir que a área da recepção esteja arrumada e apresentável, com todo material de escritório necessário (por ex., canetas, formulários e blocos)Fornecer informações básicas e exatas pessoalmente e por telefone/e-mailReceber, organizar e distribuir diariamente a correspondência/entregasManter a segurança do escritório ao seguir procedimentos de segurança e ao controlar o acesso que deve passar pela mesa da recepção (monitorar o livro de ocorrências, emitir crachás de visitante)Fazer pedido de material de escritório e manter inventário de estoqueAtualizar agendas e marcar reuniõesFazer reservas de viagens e acomodações, e preparar vouchersManter registros atualizados das despesas e custos do escritórioRealizar outras obrigações de recepcionista de escritório, tais como cuidar do arquivamento, tirar fotocópias, fazer tarefas de transcrição e enviar fax.Requisitos e qualificaçõesExperiência comprovada como Recepcionista, Atendente Administrativo ou cargo similarProficiência em Microsoft Office SuiteExperiência prática em equipamento de escritório (por exemplo, máquinas de fax e impressoras)Atitude e aparência profissionalExcelentes habilidades de comunicação verbal e escritaCapacidade de ser criativo e dinâmico quando surgir um problemaExcelentes habilidades organizacionaisHabilidades de execução de diversas tarefas e gerenciamento de tempo, com capacidade de priorizar tarefasConduta de atendimento ao clienteDiploma do ensino médio; certificação também em Gestão de Escritório é uma vantagem.Informações adicionaisSer uma pessoa proativa e que sempre busca soluções para auxiliar seus pares e os clientes.Ter ótimo senso de organização, uma vez que terá contato com diversos documentos que pedem diferentes tratativas.Ser comunicativo e ter a flexibilidade de lidar com diferentes perfis de pessoas.Ser calmo e saber lidar com situações adversas.
