The posting
Ruime regio Mechelen · Voltijds · Eerste werkervaring
Je organiseert graag, werkt nauwkeurig met cijfers en haalt voldoening uit zaken die dankzij jou vooruitgaan. Een overleg voorbereiden, ontbrekende informatie opvragen of een administratief probleem uitzoeken: je pakt het vast en volgt op tot het geregeld is.
Heb je een eerste werkervaring achter de rug en wil je jouw kennis verbreden? Als Management Assistant start je met de rechtstreekse ondersteuning van de zaakvoerder. Zo leer je de organisatie, dienstverlening en manier van werken kennen. Geleidelijk ondersteun je ook klanten bij hun financiële administratie, boekhoudkundige voorbereiding en praktische organisatie.
Eén voltijdse functie met een vaste thuisbasis, afwisseling en een takenpakket dat meegroeit met jouw kennis en zelfstandigheid.
Waar kom je terecht?
Onze opdrachtgever ondersteunt ondernemers bij de financiële, administratieve en strategische kant van hun onderneming. Van dagelijkse financiële opvolging en praktische ondersteuning tot advies over vermogen, successie en de toekomst van hun bedrijf.
Een tof team van een twintigtal collega's vormt je thuisbasis. De aanpak is persoonlijk en betrokken: meedenken, werk uit handen nemen en plannen helpen uitvoeren. Daar draag jij actief aan bij.
Wat ga je doen?
De zaakvoerder ondersteunen en ontzorgen
Bij de start ligt de nadruk op de interne werking. Je werkt rechtstreeks samen met de zaakvoerder en helpt om overzicht te houden en zaken geregeld te krijgen.
- Vergaderingen, documenten en presentaties voorbereiden.
- Informatie verzamelen, controleren en overzichtelijk samenbrengen.
- Afspraken en actiepunten opvolgen en terugkoppelen.
- Praktische zaken organiseren voor de dagelijkse werking, bijeenkomsten en teamactiviteiten.
- Meedenken over hoe de administratie en opvolging vlotter kunnen verlopen.
Komt er een overleg aan? Dan kijk je mee wat nodig is, vraag je ontbrekende informatie op en zorg je dat alles klaarstaat.
Financiële administratie en boekhoudkundige voorbereiding bij klanten
Wanneer je voldoende vertrouwd bent met de werking, neem je stap voor stap taken op bij klanten, ook ter plaatse.
- Verkoopfacturen opmaken en openstaande facturen opvolgen.
- Betalingen voorbereiden en opvolgen volgens de gemaakte afspraken.
- Facturen en bewijsstukken verzamelen, ordenen en controleren op volledigheid.
- Ontbrekende gegevens of afwijkingen signaleren en verder uitzoeken.
- Dossiers voorbereiden voor de boekhoudkundige verwerking.
- Onder begeleiding helpen bij de voorbereiding en indiening van aangiftes.
- Administratieve en praktische zaken regelen die de ondernemer tijd besparen.
De verhouding tussen interne ondersteuning en klantenwerk evolueert met jouw ontwikkeling en de noden van de organisatie.
Bestaande klanten verder helpen
Ook commerciële ondersteuning krijgt een plaats in je takenpakket. Je belt bestaande klanten om te horen hoe hun administratie verloopt en of ze extra ondersteuning kunnen gebruiken.
Je luistert naar hun vragen, licht relevante diensten toe en plant bij interesse een gesprek met de zaakvoerder. Verkoopervaring is geen vereiste; oprechte interesse, professioneel contact en zorgvuldige opvolging wel.
Wie zoeken we?
Je hebt een bachelor- of masterdiploma en een eerste relevante werkervaring, bijvoorbeeld één tot drie jaar als management assistant, administratief consultant, projectconsultant of financieel administratief medewerker.
Werk je vandaag in consultancy en zoek je afwisseling én een vaste omgeving waarin je duurzame relaties kunt opbouwen? Dan kan dit een mooie volgende stap zijn.
Cijfermatig inzicht, nauwkeurigheid en analytisch denken vormen jouw basis. Je legt verbanden, merkt afwijkingen op en wilt begrijpen wat je verwerkt. Ontbreekt er informatie? Dan vraag je die op. Klopt iets niet? Dan zoek je het uit en stem je af waar nodig.
Daarbij haal je evenveel voldoening uit correct werk als uit anderen vooruithelpen. Verder herken je jezelf in het volgende:
- Actiegericht: werk zien, initiatief nemen en opvolgen tot iets geregeld is.
- Leergierig: vragen stellen, feedback toepassen en nieuwe taken met enthousiasme opnemen.
- Ondersteunend: vooruitdenken en graag werk uit handen nemen.
- Betrokken en betrouwbaar: afspraken nakomen, discreet omgaan met informatie en investeren in de samenwerking met collega's en klanten.
- Georganiseerd: overzicht houden en prioriteiten afstemmen wanneer verschillende vragen samenkomen.
Vlot Nederlands en een goede kennis van Microsoft Office, waaronder Excel en PowerPoint, zijn belangrijk. Ervaring met financiële administratie of een boekhoudpakket zoals Odoo, Exact Online, Yuki of SAP is een pluspunt.
