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Asistente Administrativo y Compras

Hilton Grand Vacations1,106 open roles

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Mexico
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From $25 per CV, paid once. No subscription.

Your applicationOpen nowAsistente Administrativo y ComprasHilton Grand Vacations · Mexico

  1. YouYes, apply to this one.

  2. CV RocketCV written for this posting.

  3. 25 readersRecruiter, hiring manager, skeptic. Round after round.

  4. CV RocketApplied on Hilton Grand Vacations's own form.

The reply lands in your private mailbox

3×more interviews than doing it yourself with ChatGPT.

The clock on this job

Early applications get read.

13.9% of postings close within 7 days. Measured by our own scanner across the market. Hilton Grand Vacations postings stay open a median of 19 days.

Share of postings closed within
  1. 2.2%1 day
  2. 4.7%3 days
  3. 13.9%7 days
  4. 22.4%14 days
  5. 38.1%30 days
  6. 59.0%60 days
This job: posted yesterday

Hilton Grand Vacations median: 19 days open

The posting

Job Description

Brindar soporte administrativo integral a la operación mediante la ejecución eficiente de actividades administrativas, la gestión oportuna de compras y el seguimiento del proceso de recepción, validación y envío de facturas para pago, asegurando el cumplimiento de políticas internas, la exactitud de la información y la atención oportuna a clientes internos y proveedores.

Responsibilities

Como Asistente administrativo y compras usted será responsable de:

· Gestionar trámites bancarios, incluyendo depósitos, cambio de efectivo, pagos y otras diligencias administrativas.

· Responsable de operar vehículos de la empresa para la realización de trámites, servicios programados y actividades logísticas requeridas por la operación.

· Recoger y trasladar mercancías, materiales, suministros y productos relacionados con compras locales.

· Ejecutar actividades de transporte y logística necesarias para la planeación y desarrollo de eventos del club.

· Realizar compras locales de bienes, insumos, materiales y servicios requeridos por las áreas operativas de ambas entidades: Embarc y Alimentos y Bebidas.

· Transportar mercancía e insumos entre las diferentes áreas de operación, asegurando su entrega oportuna.

· Elaborar y mantener actualizado el reporte mensual de entrada de facturas de Alimentos y Bebidas en el libro de control de Excel, proporcionando información para conciliaciones y provisiones contables.

· Administrar y dar seguimiento al correo de cuentas por pagar para la recepción, revisión y validación de facturas de proveedores y documentación fiscal.

· Registrar facturas en el sistema Oracle, verificando el cumplimiento de requisitos fiscales, órdenes de compra, remisiones y documentación de soporte para su procesamiento y pago.

· Enviar documentación al sistema de digitalización corporativo (correos scanning) y realizar la conciliación de facturas registradas en Oracle.

· Mantener comunicación constante con líderes departamentales y proveedores externos para anticipar necesidades operativas y asegurar una coordinación efectiva.

· Realizar arqueos periódicos de fondos de efectivo en las áreas de Recepción y Alimentos y Bebidas.

· Gestionar la disposición segura y destrucción de documentos obsoletos conforme a las políticas de control documental de la compañía.

· Participar en actividades de comunicación interna cuando sea requerido.

· En ausencia del coordinador de compras:

o Realizar recivings de facturas de servicios, y administración.

o Elaborar Requisiciones de Compra en el sistema Oracle del área Administrativa.

o Participar en reuniones informativas y briefings.

• En ausencia del del almacenista:

o Apoyar en Almacen General a surtir productos congelados Carnes /Mariscos.

· En ausencia del analista contable:

 Caja Chica:

 Administrar y custodiar los fondos para gastos de ambas compañías.

 Gestionar la entrega del fondo de efectivo (procesado con cheque), de Recepción y AYB, requerido por el corporativo.

 Actualizar las responsivas de los fondos de efectivo de Recepción y AYB.

 Coordinar con el área de compras el cambio y cambiar efectivo en banco. · Entrega cambio a los departamentos de Recepción y AYB.

 Gestionar préstamos de efectivo a los diferentes departamentos cuando lo requiere y la solicitud es autorizada por el Gerente General con el VALE PROVISIONAL DE CAJA

o Reembolsos: ·

 Administrar y dar seguimiento al proceso de reembolsos de gastos.

 Revisar la comprobación de gastos, facturas proporcionadas, datos fiscales, validaciones SAT.

 Elaborar los diferentes formatos para solicitud de firmas por autorización de reembolsos.

 Enviar a Cabo los reportes correspondientes dos veces al mes de los gastos en efectivo.

 Dar seguimiento a los reembolsos por viajes.

o Cheques:

 Custodiar los talonarios de cheques de ambas compañías.

 Solicitar nuevas dotaciones de cheques a Cabo cuando se requiera.

 Mantener controles actualizados sobre la emisión y resguardo de cheques

 Elaborar y reportar la relación de cheques emitidos ambas compañías dos veces al mes a Cabo.

 Gestionar la emisión de cheques para conceptos como finiquitos, PTU, reembolsos, pago de propinas y otros autorizados.

· Apoyos:

o Participar en la toma física de inventarios de fin de mes en centros de consumo y áreas operativas, actuando como auditor interno y asegurando el apego a los procedimientos establecidos.

Qualifications

Para desempeñar esta función con éxito, debe poseer las siguientes cualificaciones y experiencia mínimas:

  • Formación técnica Administrativa, Contable Media Superior con experiencia comprobable suficiente o Superior.
  • 3 años de experiencia en industria hotelera.
  • 3 años de experiencia en el puesto
  • Licencia de Manejo de Chofer vigente.

En este puesto sería ventajoso que demostrara las siguientes capacidades y distinciones:

  • Tener experiencia en el Área de Administración, Compras y Cuentas por Pagar.
  • Cursos de capacitación en áreas contables y administrativas.
  • Experiencia en Compras de varios productos y manejo de Camioneta / automóvil.
  • Conocimiento de siste-ma de cómputo nivel in-termedio o avanzado en programas paquetería office, ampliamente en Excel y Oracle.
  • Gestión de Compras y Almacenes.
  • Análisis de Datos.
  • Comunicación Efectiva
  • Resolución de Problemas
  • Responsable
  • Proactivo
  • Trabajo en Equipo
  • Actitud de Servicio
  • Apertura total y manejo del cambio.

Cuando te unes a Hilton Grand Vacations, te unes a un grupo de Miembros del Equipo dedicados a ayudar a Propietarios y Huéspedes de todo el mundo a hacer que cada una de sus vacaciones sea memorable. Hilton Grand Vacations es una empresa líder en propiedad vacacional que hace realidad los sueños vacacionales de nuestros huéspedes.

Ofrecemos igualdad de oportunidades y valoramos la diversidad en nuestra empresa. No discriminamos por motivos de raza, religión, color, nacionalidad, sexo, orientación sexual, edad, estado civil, condición de veterano o discapacidad.

Nos aseguraremos de que las personas con discapacidades dispongan de los ajustes razonables para participar en el proceso de solicitud de empleo o entrevista, para realizar las funciones esenciales del trabajo y para recibir otros beneficios y privilegios del empleo. Póngase en contacto con nosotros para solicitar adaptaciones.

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What happens when you press

One press. We do the rest.

  1. A CV for this posting

    Written against Hilton Grand Vacations's own wording, from every piece of relevant proof in your profile.

  2. 25 readers review it

    Recruiter, hiring manager, skeptic and more read every draft, round after round. You get the best round.

    The review screen in CV Rocket: how each CV was read, round by round.

  3. We apply on Hilton Grand Vacations's form

    Our application engine gets through the hardest forms there are. Where a question needs you, AI suggests the best answer. Don't want us applying from our IP addresses? Use our Chrome extension: we apply straight from your own browser.

    An application in CV Rocket: every answer filled in on the employer's form.

  4. Every reply, sorted

    Hilton Grand Vacations's answer lands in your private mailbox, and we classify it on arrival: interview, question, rejection.

    The CV Rocket inbox: each employer reply classified as an interview, an action or a rejection.

  5. Reply with AI

    AI helps you write the email, checks it and sends it. We show you whether the recruiter read it.

  6. The interview in your calendar

    Full integration with your calendar. The invitation goes straight in.

    An interview invitation in the CV Rocket inbox, added to the candidate's calendar.
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Why it works

3×

more interviews than doing it yourself with ChatGPT.

ChatGPT writes a CV and never learns what happened to it. We see every reply. For each CV we know:

  • How it was written, and how the review scored it
  • When we applied, and how long after the posting went up
  • Which posting, which company, which city
  • Who got the interview, and who heard nothing

That is how we know which CVs get called.

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The numbers game

More applications. More interviews.

Every application goes out with its own CV, written for that posting and paid once. Send enough of them and the law of large numbers finds you the job.

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By hand5–10
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What if my background isn't good enough?

We make the most of the background you have. The CV uses every piece of relevant proof your profile holds, and one of the 25 readers reads your whole profile and flags what the CV left out.

Do you really apply for me?

Yes, on the employer's own form, the hardest ones included. Where a question needs you, you answer it right there and AI suggests the best answer. Don't want us applying from our IP addresses? Use our Chrome extension: we apply straight from your own browser.

Is it a subscription?

No. You pay once per CV, from $25. Every application goes out with its own CV, written for that posting.

One job. One CV.
Paid once.

Pick the posting you want. We write for it, apply for you and catch the reply.

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