Skip to content
CV Rocket
Get started
How it worksThe enginePricingBlogContactSign in

Open nowPosted yesterday

Office Manager/In (dreisprachig) - 100% - m/w/d

Impirio Zürich AG

Where
Zürich, ZH, Switzerland
Get the CV for this job

From $25 per CV, paid once. No subscription.

Your applicationOpen nowOffice Manager/In (dreisprachig) - 100% - m/w/dImpirio Zürich AG · Zürich, ZH, Switzerland

  1. YouYes, apply to this one.

  2. CV RocketCV written for this posting.

  3. 25 readersRecruiter, hiring manager, skeptic. Round after round.

  4. CV RocketApplied on Impirio Zürich AG's own form.

The reply lands in your private mailbox

3×more interviews than doing it yourself with ChatGPT.

The clock on this job

Early applications get read.

12.7% of postings close within 7 days. Measured by our own scanner across the market.

Share of postings closed within
  1. 2.2%1 day
  2. 4.5%3 days
  3. 12.7%7 days
  4. 20.4%14 days
  5. 35.6%30 days
  6. 58.7%60 days
This job: posted yesterday

The posting

Schwerpunkte: Ticketmanagement · Einsatzdisposition · Qualitätskontrolle · telefonischer Pikettdienst 1\. Stufe · Personaladministration und Lohnverarbeitung

Ziel dieser Funktion ist die Sicherstellung eines reibungslosen und effizienten Ablaufs sämtlicher Aufträge und Anfragen über ServiceChannel. Dazu gehören die Erfassung und Priorisierung der Tickets, die Koordination der Einsätze sowie die Kontrolle der ordnungsgemässen Auftragsausführung und Dokumentation.

Zusätzlich verantwortet die Funktion die Personaladministration und die administrativen Prozesse des zugewiesenen Teams. Dies umfasst insbesondere die Führung der Personaldossiers, die Erstellung und Verwaltung von Arbeitsverträgen, die Kontrolle der Arbeitszeiten sowie die Vorbereitung und Verarbeitung der Lohndaten. Die Aufgaben entsprechen in wesentlichen Teilen der Funktion einer Standortassistenz bei unserem Kunden.

Sprachen:**Deutsch, Französisch und Italienisch zwingend erforderlich; Englischkenntnisse für das Reporting von Vorteil bzw. gemäss betrieblicher Anforderung.

. AUFGABEN UND VERANTWORTLICHKEITEN

. Operative Koordination und Ticketmanagement

  • Erfassung und Qualifizierung sämtlicher Tickets in ServiceChannel unter Berücksichtigung des Standorts, der betroffenen Anlage bzw. des Objekts und der Prioritätsstufe P1–P7\.
  • Zeitnahe Zuweisung der Aufträge an das zuständige Einsatzgebiet und Sicherstellung einer effizienten Einsatzplanung.
  • Kontrolle des ordnungsgemässen Ticketabschlusses anhand der erforderlichen Angaben und Nachweise, insbesondere Arbeitszeiten, Fotos, Materialbelege und Unterschriften.
  • Sicherstellung des telefonischen Pikettdienstes erster Stufe ausserhalb der regulären Arbeitszeiten gemäss Einsatzplan.
  • Betreuung der Filialleiter/innen in der jeweiligen Sprache.
  • Unverzügliche Eskalation von P1\-Störungen mit drohender oder bereits eingetretener Fristüberschreitung sowie von relevanten Vorbehalten oder Problemen an den Account Director.
  • Vorbereitung der monatlichen Rechnungsstellung auf Basis der vollständig dokumentierten und abgeschlossenen Tickets.
  • Verwaltung von Offerten, Freigaben, Schlüsseln und Zutrittsberechtigungen.

. Personaladministration und Personalverwaltung

  • Eröffnung, Erstellung und laufende Pflege der administrativen und elektronischen Personaldossiers für neue Mitarbeitende, Techniker/innen und übernommenes Personal.
  • Überwachung der Vollständigkeit und Gültigkeit von Arbeitsbewilligungen, Personalunterlagen und weiteren erforderlichen Dokumenten.
  • Erstellung, Prüfung und Verwaltung von Arbeitsverträgen und Vertragsnachträgen gemäss den geltenden arbeitsrechtlichen Bestimmungen und dem anwendbaren Gesamtarbeitsvertrag (GAV) der Reinigungsbranche.
  • Sicherstellung der erforderlichen Meldungen und administrativen Schritte im Zusammenhang mit AHV, Arbeitsbewilligungen und Quellensteuer in Zusammenarbeit mit den zuständigen internen Stellen und Behörden.
  • Organisation und administrative Begleitung des Eintritts neuer Mitarbeitender.
  • Sicherstellung der Einhaltung relevanter Fristen und interner HR\-Prozesse.

. Arbeitszeitkontrolle und Lohnverarbeitung

  • Monatliche Kontrolle der erfassten Arbeitsstunden pro Filiale und Mitarbeitendem.
  • Überprüfung und Abstimmung von Zeiterfassungen, Einsatzplänen, Pikettzeiten und Winterdiensteinsätzen.
  • Abgleich der effektiv geleisteten Arbeitsstunden mit den kalkulierten Zeitvorgaben sowie Klärung allfälliger Abweichungen.
  • Erfassung und Kontrolle fixer und variabler Lohndaten sowie Vorbereitung und Verarbeitung der monatlichen Lohnabrechnung im vorgesehenen System.
  • Durchführung der monatlichen Plausibilitäts\- und Vollständigkeitskontrollen vor der Lohnfreigabe.
  • Koordination mit Ausgleichskassen, Versicherungen und weiteren zuständigen Stellen in Zusammenarbeit mit der Personalabteilung.
  • Administrative Bearbeitung von Abwesenheiten und Sozialversicherungsfällen, insbesondere Krankheit, Unfall, Mutterschaft und Ferien.
  • Erstellung und Aktualisierung von HR\-Auswertungen, Kennzahlen und Personalreportings.

. ERFOLGSKRITERIEN UND LEISTUNGSMESSUNG

Ticketmanagement und Einsatzkoordination

  • 100 % der eingehenden Tickets innerhalb einer Stunde qualifiziert und dem zuständigen Bereich zugewiesen.
  • P1\-Störungen innerhalb von 15 Minuten bearbeitet bzw. gemäss Eskalationsprozess weitergeleitet.
  • Keine Ticketabschlüsse ohne vollständige und nachvollziehbare Dokumentation.

Personaladministration

  • Vollständige Personaldossiers vor dem ersten Arbeitstag.
  • Unterzeichnete Arbeitsverträge vor Stellenantritt.
  • Keine abgelaufenen Arbeits j4id10458846jm j4it1044jm j4iy26jm

Posting text belongs to the employer. Removal requests: contact us.

From $25, paid onceGet the CV for this job

What happens when you press

One press. We do the rest.

  1. A CV for this posting

    Written against Impirio Zürich AG's own wording, from every piece of relevant proof in your profile.

  2. 25 readers review it

    Recruiter, hiring manager, skeptic and more read every draft, round after round. You get the best round.

    The review screen in CV Rocket: how each CV was read, round by round.

  3. We apply on Impirio Zürich AG's form

    Our application engine gets through the hardest forms there are. Where a question needs you, AI suggests the best answer. Don't want us applying from our IP addresses? Use our Chrome extension: we apply straight from your own browser.

    An application in CV Rocket: every answer filled in on the employer's form.

  4. Every reply, sorted

    Impirio Zürich AG's answer lands in your private mailbox, and we classify it on arrival: interview, question, rejection.

    The CV Rocket inbox: each employer reply classified as an interview, an action or a rejection.

  5. Reply with AI

    AI helps you write the email, checks it and sends it. We show you whether the recruiter read it.

  6. The interview in your calendar

    Full integration with your calendar. The invitation goes straight in.

    An interview invitation in the CV Rocket inbox, added to the candidate's calendar.
Get the CV for this job

From $25 per CV, paid once. No subscription.

Why it works

3×

more interviews than doing it yourself with ChatGPT.

ChatGPT writes a CV and never learns what happened to it. We see every reply. For each CV we know:

  • How it was written, and how the review scored it
  • When we applied, and how long after the posting went up
  • Which posting, which company, which city
  • Who got the interview, and who heard nothing

That is how we know which CVs get called.

Get the CV for this job

From $25 per CV, paid once. No subscription.

The numbers game

More applications. More interviews.

Every application goes out with its own CV, written for that posting and paid once. Send enough of them and the law of large numbers finds you the job.

Get the CV for this job
By hand5–10
With CV Rocket100
applications a day

Before you press

Straight answers

Get the CV for this job

From $25 per CV, paid once. No subscription.

What if my background isn't good enough?

We make the most of the background you have. The CV uses every piece of relevant proof your profile holds, and one of the 25 readers reads your whole profile and flags what the CV left out.

Do you really apply for me?

Yes, on the employer's own form, the hardest ones included. Where a question needs you, you answer it right there and AI suggests the best answer. Don't want us applying from our IP addresses? Use our Chrome extension: we apply straight from your own browser.

Is it a subscription?

No. You pay once per CV, from $25. Every application goes out with its own CV, written for that posting.

One job. One CV.
Paid once.

Pick the posting you want. We write for it, apply for you and catch the reply.

Get the CV for this job

From $25 per CV, paid once. No subscription.